皆様、こんにちは。
突然ですが、皆様は“電話代行サービスを使ったときのメリット”というと、
どんなものを思い浮かべますか？
・不在時も電話を取ってもらえる
・電話を取ってもらうことで業務に集中できる
・電話受付の人件費が削減できる
などなど、電話代行サービスといえば、
“自分たちの代わりに電話対応をするサービス“というイメージを、
一番に想像されるのではないかなと思います。
「電話対応をしてもらうだけなら、自分でした方が早そう」と思われる方も、
少なくないかもしれません。
ですが、CUBE電話代行サービスは、
“ただ電話を取り次いだり、折り返しをご案内する”だけではございません！
CUBE電話代行サービスは、その時の状況やご指示を見たうえで、
臨機応変にご対応させていただいております。
今回は、そんなCUBE電話代行サービスのご対応の一部を紹介させていただきます。
CUBE電話代行サービスでは、こんな対応が可能です
「スケジュール登録」が便利
日々の業務の中で、外出したり打ち合わせをしたりと、
電話に出られない状況になることは、多々あるかと思います。
そんな時、CUBE電話代行サービスでは、
ご連絡1つで、あなたのスケジュールに沿ったご案内をさせていただいております。
CUBEでは普段、通常対応として、
ご契約時にいただいたご指示(外出対応・席外し対応など)に従って、
お客様へご案内をしております。
そこで例えば、普段は、『席外し対応』のところを、
「今日は一日、外出対応でお願いします。」というメールを一通いただきましたら、
その日だけ、「終日外出しております。」とお客様へご案内させて頂くことが可能です。
もちろん、ご指示いただければ、単純な外出スケジュールをお伝えするだけでなく、
「お客様先にいますので、メールでお送りください」、
「出先からご対応いたしますので、携帯へ直接ご連絡ください」といった、
具体的なご案内のご要望も、お客様へ併せて、お伝えさせていただきますので、
クライアント様一人一人のご都合に合ったご対応が可能です。
また普段は、自社で電話対応を行ない、
外出や会議の時など、ご自身での電話対応が難しいときだけ、
CUBEへお任せいただくといった使い方も出来ますので、是非、ご活用くださいませ。
さらにCUBE電話代行サービスでは、どのプランでご契約いただいても、
こちらのスケジュール案内をプラン内でご対応させていただいております。
スケジュールについては、お気軽にご連絡ください。
では、次の章からは具体例をご紹介させていただきます。
折り返しのお時間もご案内可能
クライアント様より、特にスケジュールのご連絡がない状況で折返しをご案内していると、
お客様の方から「私はこれから予定があるので、△時にお電話ください。」と、
折り返しのご希望時間を仰る方もいらっしゃいます。
そのような状況で、
もしも、お客様のご希望の時間通りにクライアント様が連絡できなかった場合、
「忘れられているのだろうか？」・「ちゃんと連絡が来るのだろうか？」と、
お客様を不安にさせてしまうかもしれません。
実際に、お客様から「連絡がないのですが、いつになるでしょうか。」と、
催促のお電話をいただくこともあります。
このように、せっかくお客様がご予定を教えてくださっても、
クライアント様のご都合によっては、折り返しのご希望時間までに帰社出来ないことや、
決まった時間帯しか連絡を取る事が出来ないという場合もあるかと思います。
そんな時は、予めCUBE電話代行サービスへ折り返しが可能なお時間をお教えいただければ、
お客様へご案内させていただきます。
≪CUBEご対応例≫―――――――――――――――――――――――――――――――
～「△時まで打ち合わせの為、折り返しが△時以降になる」とご連絡いただいた場合～
お客様：「○○様はいらっしゃいますか。」
CUBE：「○○は打ち合わせで外出しておりまして、戻りが△時頃の予定です。
その為、折り返しのお電話は△時以降となります。」
お客様：「その時間だと私の都合が悪いのです。では明日に折返しください。」
CUBE：「かしこまりました。明日に折返しご連絡をさせて頂きます。」
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
クライアント様が、すぐの折り返しが出来ないときでも、
お客様に折り返しの時間を具体的にお伝えすることで、すれ違いを無くし、
安心してお待ちいただけるのではないでしょうか。
不測の事態にも素早く対応
スケジュールの時間がしっかり決まっていたとしても、
突然の用事・渋滞などによる遅延・台風などの自然災害といった、
予定外の出来事でスケジュールに変動が生じることは、あるかと思います。
そんなときも、CUBE電話代行サービスへご連絡くださいませ。
クライアント様からのご連絡を確認次第、すぐにスケジュールを更新させて頂きます。
例えば、当日、元の予定時刻が間近な時でも、スケジュール変更が可能です。
ちなみに、クライアント様よりCUBEへ特にスケジュール変更のご連絡がない場合は、
予定時刻が過ぎますと、自動的に通常対応へお戻しいたします。
≪CUBEご対応例≫―――――――――――――――――――――――――――――――
～普段は席外し対応で「今日は13時まで外出します」とご連絡いただいた場合～
■追加で「出先の対応が長引き、いつ戻れるかわかりません」ご連絡があれば…
⇒お客様へ「外出が長引いており、戻り時間が未定の状況です」とご案内いたします。
■特にご連絡がない場合は…
⇒13時以降は、通常通り「席を外しております」とご案内いたします。
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メールは、CUBEの営業時間中は随時、確認させて頂いております。
CUBEスタッフが電話対応をさせていただいている時間でしたら、
数分以内にスケジュールを変更させて頂きますので、すぐに最新のご案内が可能です。
もちろん、お急ぎの予定の場合などは、メールではなく、
直接、お電話にてご指示をお受けすることも可能です。
直前になって「CUBEに予定の連絡をするのを忘れていた！」というときも、ご安心ください。
お客様への伝言もお預かり
お客様へクライアント様の外出スケジュールをお伝えすると、
「折返しのお電話をいただくのも悪いので、またこちらから改めます。」と、
お客様の方から、お電話を改めていただく状況になることもあります。
お客様から再度、ご連絡をいただいた時に、
クライアント様と直接、お話しできるのが一番かと思いますが、
簡単な伝言であれば、CUBEのスタッフからお伝えさせて頂くことも可能です。
≪CUBEご対応例≫―――――――――――――――――――――――――――――――
～「〇〇様に、書類は明日返送すると伝えてください」とご連絡いただいた場合～
お客様：「お昼に電話した○○です。書類の件は、どうなりましたか？」
CUBE：「書類は、明日ご返送しますとのことでした。宜しくお願いいたします。」
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このように「品物は無事、受け取りました。」や、
「お約束は、ご希望の日程で大丈夫です。」といった簡単な回答でしたら、
CUBEのスタッフがお客様へお伝えさせて頂くことが可能でございます。
クライアント様はお電話を気にせず、業務に集中していただけます。
ご連絡先の変更も可能
CUBEでは、お電話のご報告をメールにてお送りさせて頂くことが多いのですが、
この送信先を、一時的に別のアドレスへ切り替えることも可能です。
例えば、急遽、出張が入ってしまいパソコンのメールが見られないという場合、
ご連絡いただければ、携帯アドレスへメールの送り先を変更させて頂きます。
お手続きといたしまして、
まずはご報告を受け取りたいメールアドレスをCUBEにご教示ください。
その後、弊社システムからテストメールをお送りしますので、ご返信ください。
そちらのご返信が確認でき次第、すぐにCUBEにて本設定を行ない、運用可能となります。
ご報告先をお戻しするタイミングについては、
予め「今日だけ携帯へ」などと、ご指示いただけましたら、
翌日以降は、元のパソコンのアドレスへお戻しします。
特にご指示がない場合は、再度、戻すようにご連絡をいただくまで、
変更中の携帯アドレスへのご報告をさせていただきます。
突然の予定が出来た際も、安心してCUBEへお任せください。
『応答後転送』も是非ご活用ください
■『応答後転送』とは・・・
いただいたお電話を、そのまま内線感覚でお繋ぎするサービスです。
まずは、私どもCUBEのスタッフがお客様からかかってきたお電話に出まして、
その後、「少々お待ちください。」とお伝えし、保留にさせていただきます。
その間に、クライアント様の携帯などへコールさせていただき、
お出になられましたら、まずは、弊社スタッフより、
「〇〇株式会社の〇〇様からお電話です。お繋ぎして宜しいでしょうか？」と、
お話させていただきます。
お繋ぎが可能な場合は、そのままお客様のお電話を転送いたしますので、
お客様とクライアント様で、直接、お話いただく流れとなります。
（お客様へは、お繋ぎさせていただくまで保留音が流れている状態となります。）
万が一、クライアント様が出られなかった場合や、お繋ぎが難しい場合、
CUBEスタッフが、お客様との通話に戻り、折り返しをご案内させていただきます。
逃したくないお電話は『応答後転送』で柔軟に対応
お客様に直接、お話ししたいことがあるのに電話が行き違いになってしまったりして、
なかなかお電話でお話が出来ない状況になることもあるかと思います。
「この人からの電話は逃したくない！」という大事なご連絡には、
CUBE電話代行サービスの『応答後転送』が、便利です。
CUBE電話代行サービスでは、スケジュールのご連絡とは別に、
ご指定のお客様のお電話のみ、応答後転送させて頂くといったご対応も可能です。
「通常は、外出対応にしているけど、この電話だけは自分に繋げてほしい！」という際は、
是非、CUBEまでお知らせください。
≪CUBEご対応例≫―――――――――――――――――――――――――――――――
～普段は外出対応だが、「銀行からの電話のみ転送」とご指定いただいた場合～
銀行：「〇〇様は、いらっしゃいますか。お手続きの件でお電話しました。」
CUBE：「かしこりました。少々お待ちください」とお伝えし、クライアント様へ転送
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また、応答後転送のコール先を携帯電話にして頂ければ、安心してお出かけ頂けます。
応答後転送もプラン内でご対応可能でございますので、是非ご活用ください。
転送に出られない場合も自然な対応
普段のお電話の中には「1分前に着信があったので折返しました」というお客様や、
「近くまで来ているのですが、道に迷いました」というお約束直前のご連絡もあります。
このような場面で『応答後転送』をご利用いただきますと、
お客様へ折り返しをご案内するよりも、よりスムーズなご対応が可能です。
ですが、タイミングによっては、転送コールに出られない場合もあるかと思います。
そんな時、CUBEでは、状況を加味して「少し席を離れているようです」など、
お客様へお伝えする際には、自然なご案内となるように心がけております。
CUBE電話代行サービスでは、ご指示通りの一辺倒なご対応だけでなく、
“お客様がどのような状況か・どのように感じられるか”を考え、
臨機応変にご対応させていただいております。
もちろん、通常対応が“外出対応”の場合でも同様に、
自然なご対応をさせていただきますので、ご安心ください。
～番外編～『ボイスワープの切り替えを活用する方法』
CUBEでは、基本的に平日の9時から18時の間を応対時間とさせて頂いております。
ですが、例えば、全社員での研修などで“この日は会社に誰もいないはずなのに、
何故、会社の電話に誰かが出るのか”と、相手に不思議に思われてしまうといった状況もあるかと思います。
このように「今日だけは、誰も出ないようにしてほしい」という場合は、
ご自身でCUBEへのボイスワープの設定を解除していただく方法があります。
(※操作方法は、ご契約いただいている電話回線会社様によって異なります。)
ボイスワープの設定を解除いただきますと自社受電に切り替わりますので、
切り替えた後に自社の留守電が流れるようご設定頂けますと、お客様に不思議に思わることもありません。
さて、いかがでしたでしょうか？
今回は電話代行のメリットをお伝えすべく、CUBE電話代行サービスのご紹介と、
スケジュールがあるときの活用方法について、お話をさせていただきました。
このようにCUBEでは、クライアント様とお客様に満足して頂けるよう、
柔軟に様々なご対応をさせていただいております。
今回、ご紹介させていただいた内容は、弊社の電話対応のほんの一部分となります。
この他にも、CUBEではクライアント様とお客様に寄り添ったご対応ができるよう、
様々なプランやオプションをご用意しております。ご不明点やご質問等がございましたら、ぜひお気軽にCUBEへお問い合わせくださいませ。
（少し話を聞きたい等でも大歓迎です！）
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