秘書品質の電話対応をリーズナブルにご提供
『行政書士向け電話代行サービス - CUBE電話代行サービス』

行政書士事務所にとって電話は相談者と最初に接する入り口であり、取引先や関係機関の信頼を左右する重要な接点です。
しかしながら、電話対応に十分な時間とコストをかけられないのが実情でしょう。

電話対応において多く聞かれるのが次のような課題です。

これらの課題解決に役立つのが電話代行サービスです。以下のような行政書士事務所は導入をおすすめします。

＜電話代行サービスが適している行政書士事務所＞

電話代行サービスを導入することで、次のようなメリットが期待できます。

新規の問い合わせを逃さず受付

初めて行政書士事務所に電話する相談者は、「迅速にしっかりとした対応してもらえるか」「安心して任せることができるか」といった不安を抱えているものです。せっかく電話をかけてもらえたのに、「留守電」や携帯に転送しても受けることができず「何コール慣らしてもつながらない」といった対応では、事務所としての信頼性に不安が生じて他社に流れてしまいかねません。 電話代行サービスを導入すれば、オペレータが事務員に代わって受電の一次対応をします。新規の問い合わせを逃すことなく受付できるようになります。

電話がつながらないことがなくなり事務所の信頼性が向上

行政書士事務所には相談者や顧問先をはじめ、関係各機関から様々な電話が入ります。「いつも電話がつながりにくい」という印象を与えてしまうと、関係性に影響を及ぼすことが懸念されます。なかには緊急性の高い電話もあり、スピーディに対応しなければならないケースもあるでしょう。

電話代行サービスを活用すれば、事務所にかかってくる全ての電話対応をオペレータに任せることが可能なため、移動中や打ち合わせ中などで携帯電話がつながらない場合も安心です。スムーズに連絡を取れる事務所として、信頼性の維持・向上につながります。

聞き取りだけでよい電話はオペレータに任せて業務効率化

自分が直接電話に出なくても、報告を確認すれば済む電話も少なくないでしょう。電話代行サービスでは、内容の聞き取りから終話までオペレータが対応し、メールまたはLINEやチャットツールなどで即座に報告を受けることが可能です。

電話対応にかかっていた労力を削減できることにくわえ、テキストとして残るため業務効率化やミスの低減につながります。また、不要な営業電話をシャットアウトできるため、業務に集中したい場合にも役立ちます。

事務・雑務はパートでも対応できるようになりコスト削減

行政書士事務所にかかってくる電話は、許認可や相続、ビザ申請などにまつわる専門用語が多く内容も多岐にわたるため、電話対応できる事務員の採用に苦慮しているというお悩みが多く挙がります。また、独立開業したばかりの事務所や少人数事務所では、事務員を採用する余裕がないという声も多く聞かれます。

電話代行サービスを導入すれば、訓練を受けたオペレータを即活用でき、費用面においても事務員を雇用するより大幅に抑えることができます。実際の活用例として、次のようなケースがあります。

電話代行サービスを活用したいものの、次のような不安があって迷っているという方もいるのではないでしょうか。

初めて電話代行サービスを活用するという方や、他社からの移行でCUBE電話代行サービスにお問い合わせいただく行政書士事務所様からも、こうした相談を受けることが多くなっています。

電話代行サービスの導入で失敗しないために、とくに留意しておくべきチェックポイントを4つ紹介しましょう。

1.オペレータの対応品質

オペレータの対応品質は正確な聞き取りだけでなく、顔が見えない相手に安心感を与えるコミュニケーション力も重要になります。具体的なチェック方法として、次のようなことを確認するとよいでしょう。

●行政書士事務所の経験・実績が豊富か
●電話対応の有資格者が対応しているか
●オペレータの教育体制がしっかりできているか

検討中の電話代行サービスに電話をかけて、実際の対応品質を確認してみるのも一案です。

2.応答後転送やスケジュールに合わせた対応の有無

電話代行サービスのなかには、相手先・用件を聞いた後、メールやチャット等で受電内容を報告するだけの対応となっているサービスもあります。

相手先と用件を聞いた上で内線のように取り次ぐ応答後転送や、その日のスケジュールに応じて臨機応変に対応できるサービスを選べば、相手先に安心感を与えられるとともに業務効率化を図れます。

3.Pマーク取得などのセキュリティ対策

個人情報を取り扱う行政書士事務所では、セキュリティ面のリスクは避けなければなりません。電話代行サービスを選ぶ際は、個人情報保護に関するマネジメントシステムを確立している場合に付与されるPマークを取得しているなど、客観的な証明を確認しておくと安心です。

4.事務所の規模やコール数に合わせたプランの有無

とくに開業したての事務所や少人数事務所の場合、電話代行サービスが割高にならないか心配ということがあるでしょう。この場合は、自事務所のおおよその月間コール数を把握しておき、無駄なコストが発生しないサービスを選ぶと失敗がありません。

また、電話代行サービスの多くは、初期費用・基本料金（月額）・オプションの料金体系となっています。基本料金内で利用できる内容をしっかり確認して費用を比較しないと、オプション追加で費用がかさんでしまったというケースもあるため留意しておきましょう。

①行政書士事務所の経験・実績が豊富

CUBE電話代行サービスは行政書士事務所の電話代行を13年以上行っており、行政書士会支部の電話受付対応も受託しています。行政書士1人事務所から従業員規模が数十名の行政書士法人まで豊富な実績があり、貴事務所に合わせた対応ができます。

ビザ取得に関しての問い合わせ、出入国在留管理局、産廃物指導課、県土整備局からの電話など専門用語の多い内容も正確に聞き取り、適切に対応します。

②相談者に温かく寄り添う有資格オペレータの臨機応変な対応力

CUBE電話代行サービスのオペレータは、ビジネスの対応力を証明する「秘書検定」と、電話応対のコミュニケーション力を証明する「電話応対技能検定」の2つを取得している正社員です。1000時間以上の研修で傾聴力・共感力・声の表現力やクレーム対応力などを磨いており、どのようなシーンでも安定的に高品質な対応をします。

また、CUBE電話代行サービスは、温もり感のある心のこもった対応を持ち味としています。不安を抱えている相談者にも親身に寄り添い、貴事務所への信頼と安心を育みます。

③英語・日本語の二か国語対応が可能

ネイティブのスキルチェックを受けたオペレータが英語・日本語の二か国語に対応しています。外国人のビザ申請や法的手続きなどで英語対応が必要な行政書士事務所を強力にサポートします。月間数百コールまで対応可能です。

④オフィスにいる秘書のようにスケジュールに合わせた対応が可能

CUBE電話代行サービスは、3つの電話対応を自由に切り替えることができます。

●応答後転送：オペレータが相手先・用件を確認した上で内線電話のように取り次ぎ
●外出対応：終話まで対応後、即座にメール・チャット等で受電内容を報告
●スケジュール対応：その日のスケジュールに合わせて応答後転送・外出対応を切り替え

たとえば、「午前中は外出対応、午後からは応答後転送に切り替え」「特定の相手先のみ応答後転送」「特定の相手先に伝言」など、まるで同じオフィスにいる専属秘書のように貴事務所に寄り添います。

⑤Pマーク取得済み。自社センターで受電対応する安心

Pマーク（プライバシーマーク）は、個人情報の取り扱いに関して適切な体制を整備している事業者に付与される制度です。CUBE電話代行サービスはPマークを取得済みです。

オペレータは全員正社員で、自社センターで受電業務にあたっています。目が行き届く状態で管理を徹底しているほか、定期的な研修でセキュリティの知識・意識を高め、人的リスクを低減しています。

⑥業界トップレベルの受電応答率98％以上

CUBE電話代行サービスは、業界トップレベルの受電応答率98％以上をキープしています。常時、高い水準の受電応答率となる体制を構築しているため、緊急性の高い電話がつながらず相手先に迷惑をかける、新規のお客様を逃すといった事態を防ぐことができます。

⑦応答後転送・スケジュール対応・各種ツールでの報告がオールインワンで1万5,000円～

行政書士向けプランでは「応答後転送」「外出対応」「スケジュール対応」と、メールや各種チャットツールでの受電報告がオールインワンで1万5,000円からご利用いただけます。英語・日本語の二か国語に対応するプランも2万円から提供しております。

事務員を雇用するよりも圧倒的にリーズナブルに、貴事務所の業務効率化ときめ細やかな電話対応を可能にします。

CUBE電話代行サービスでは、皆様に安心してご利用いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1か月以内に「メリットがなかった」「満足できなかった」という場合は、お支払いいただいた費用（初期登録料・会費・保証金）を全額ご返金いたします。ご解約手続きもシンプルで、所定の用紙にご記入後、FAXにて送信いただくだけで解約できます。

CUBE電話代行サービスは皆様の安心と満足を第一に考え、自信を持ってサービスを提供しております。保証制度を導入して以来、サービス継続率は98.8%です。電話代行サービスに不安があるという方も、まずはお気軽にお試しください。

※各プラン基本コール数内、基本サービスの範囲での適用となります。コールオーバー、平均通話時間1分30秒を超える応対業務、その他オプションは実費をご負担いただきます。
※オプションの専用電話番号、フリーダイヤルのレンタルをご利用の場合は、犯罪収益移転防止法を考慮しサービス保証制度はご利用いただけません。

※オプションとして電話番号の貸し出し（レンタル）も行っております。

  よくあるご質問  

CUBE電話代行サービスでは、ご希望の対応をオーダーメイドでご利用いただけます。聞き取り項目数、貴社サイトフォームへのご報告、想定されるお問い合わせ内容等をお聞かせいただければお見積りいたします。お気軽にご相談ください。