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司法書士・行政書士(士業)の電話代行活用事例

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司法書士・行政書士の皆様
こんなお困りごとはありませんか?

その1 電話の取りこぼし
クライアント先や裁判所など外出することが多く、外出中は転送しているが、取れない電話が増えてきた。
その2 営業電話
営業電話の対応は避けて、仕事に集中したい。

一方で、電話代行サービスに
対する不安も…

・裁判所や法務局からの専門用語の多い電話に正確に対応できる?
・依頼者、顧問先と適切な電話対応をしてくれるだろうか?
CUBE電話代行サービスをご利用中の司法書士様や行政書士様もご利用当初は同じようなお悩みや不安をお持ちでした。 しかし今では、10年以上ご利用されている司法書士事務所様もいらっしゃいます。

電話代行サービス導入を検討する
司法書士・行政書士事務所の特徴

顧客1人1人を大切にし、信頼してくれる
顧客を1人でも多く増やしたい

司法書士や行政書士を目指して勉強している人は多く、有資格者の人数は年々増え続けています。その一方で、人口減少や登記件数減少に伴い業界全体で業務が減少しています。その為、報酬単価が下落し、競争はますます激しくなってきているのではないでしょうか。さらに、税理士事務所や不動産会社が直接、司法書士・行政書士を雇用したり、弁護士事務所が司法書士の領域にも進出してきたりということも…。こうした中で生き残っていく為には、HPや紹介などから新規見込み客を集客し、成約まで丁寧にフォローをして信頼を得る。そしてその方から、さらに紹介をしていただくというサイクルがとても大切だと考えられます。成年後見や相続など個人の方からもご相談が多い司法書士や行政書士様にとって、息の長い信頼関係を築く為にも、いざという時に連絡が取れる安心感は必須条件の1つではないでしょうか。

ベテラン事務職員が退職
後任の事務員がなかなか定着しない

司法書士や行政書士の業務は書類作成が中心ですが、書類作成は司法書士や行政書士が行っても、提出や登記等は他資格の士業者の業務となるケースもあり、他資格の士業者との共管業務を行うことが多いのは、司法書士や行政書士の特徴かもしれません。税理士や土地家屋調査士、社会保険労務士、宅地建物取引士といった他資格者からの専門的な電話があることも多く、司法書士や行政書士の事務員は多くの法律的な知識を、いずれは求められます。普通の会社でさえ、事務員が代表と2人という環境では、定着して長期で働いてもらうのは難しいといわれています。その中で、求められる知識量の多い司法書士事務所や行政書士事務所では、常勤の事務員を採用し定着させることはハードルが高いのではないでしょうか。電話対応を外注すると、急な退社や新規採用が中々決まらなくても、電話対応を任せられるので、顧客を不安にさせることはありません。

電話代行のサービスのメリットも感じるが
トラブルが不安で導入に踏み切れない

顧客と息の長いお付き合いを続けるためにも、信頼関係を構築することが大切な司法書士・行政書士。電話代行サービスのメリットもわかるけど、電話代行サービスの利用によって起こるトラブルが心配で導入に踏み切れないということも。どんな代行サービスを選べばトラブルが起こらないかは気になりますよね。実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルとしてよく耳にするのは、
・年配の方や大切な顧客へも淡白な対応で、気分を害されてしまった。
・他士業事務所からの電話等の聞き取りが不十分で、伝言だけで済むところが結局折り返しで問い合わせする羽目になった。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失った。
といったことです。他社の電話代行サービスをご利用中で、CUBEへ乗り換えをご検討されている方からよくあるご相談です。こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時に実際に電話対応を担当するスタッフの対応確認はもちろん(営業担当が問い合わせ対応している代行会社も多くあります)、無料モニターや返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。しかし、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。また、お客様の大切な申請書類を扱う司法書士・行政書士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークを取得している電話代行会社が望ましいです。

CUBE電話代行サービスを
利用すると?

CUBEの問い合わせには実際にクライアント様の対応をさせていただくスタッフが対応しています。ぜひお電話いただき、CUBEの応対品質をお確かめ下さい。
また、CUBE電話代行サービスでは、安心してご利用を検討いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1カ月以内に「貴社に全くメリットがなかった」「満足できなかった」場合、お振込みいただいた費用(初期登録料・会費※・保証金)を全額ご返金いたします。保証期間内でのご解約の手続きも簡単です。
CUBE電話代行サービスではたっぷり1カ月間お試しいただけるので、貴社にとってメリットがあるサービスなのかをしっかりと見極めていただけます!もちろん、顧客の大切な情報を守る為のPマークも取得済みです。
※オプションサービスをご利用の場合は、別途ご負担いただきます。

実際の対応事例

            

対応事例1 (外出応対+メール連絡)

     
ありがとうございます。〇〇司法書士法人でございます。
A裁判所のBと申します。
A裁判所のB様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
C様の報酬付与の申し立てをいただいた件でお伺いしたいことがあります。ご担当者様はいらっしゃいますか?
申し訳ございません。只今担当の者が外出しております。戻り次第、担当の者から折り返しお電話をさせていただいてよろしいでしょうか。
はい。大丈夫です。
こちらお急ぎのご用件でございますか?
いえ、急ぎではありませんが、ご連絡をもって申し立ての審査に入りますので早くご連絡いただいた方が審査は早く開始されます。
かしこまりました。そのように申し伝えます。折り返し先のお電話番号をお願いいたします。
はい06-00XX-00XXで内線番号が101です。
復唱いたします。06-00XX-00XX。内線番号は101でございますね。
はい。それではよろしくお願いします。
よろしくお願いいたします。失礼いたしします。

切電後、すぐにご担当者様へ
受電内容をメール連絡いたします

対応事例2 (内線感覚で応答後転送)

     
ありがとうございます。○○行政書士事務所でございます。
▽区役所のAです。
▽区役所のA様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
記載事項証明書のご請求をいただいております件で確認事項がございます。ご担当のB様をお願いいたします。
Bでございますね。お電話そのままで少々お待ち下さいませ。
はい、Bです。
お疲れ様です。CUBEのCです。只今、▽区役所のA様より「記載事項証明書のご請求の件で確認事項がございます」とお電話が入っております。お繋ぎしてもよろしいでしょうか。
はい。お願いします。
お繋ぎいたします。よろしくお願いいたします。
〜転送〜

転送後はお客様とご担当者様で
直接お話しいただけます

司法書士・行政書士の方へ
おすすめのプラン

開業したばかり、
少数精鋭の事務所の方には

シンプルプラン

●貴社の事務員として貴社名で対応、社名・氏名・連絡先・簡単なご用件をお伺いします。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせたご対応をします。
●月コール数が少ない方におすすめのお手軽なプラン。

無料相談等の少ない
1次受付が必要な事務所様には

スタンダードプラン

●簡易的なQ&Aの対応が可能。
●お名前(フリガナ)、ご相談内容、連絡先、ご希望日時等のお聞き取りが可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。

※内線感覚で転送する「応答後転送サービス」は全プラン基本料金内でご利用いただけます。
※転送通話料は別途実費

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

ご年配の方や感情が高ぶった方にも寄り添った対応

CUBE電話代行サービスのスタッフは、司法書士事務所様のお電話を日々受けていますので、法務局をはじめ役所や裁判所、他の士業事務所からのご伝言の聞き取り等を行います(聞き取り間違いも一定数ございますが、十分に内容は理解できるというお言葉をいただいています)。また、お電話された方の気持ちへ寄り添った対応は、ご利用中の司法書士事務所、行政書士事務所様に大変お悦びいただいています。

スケジュールに合わせ、あなたの秘書スタッフとしてスケジュールのご案内をいたします

事前にご指示いただければ、10時~12時は外出対応、13時~17時は内線感覚の転送、17時以降は明日以降の折り返し等スケジュールに合わせたご案内ができます。

  よくあるご質問  

不機嫌な方やせっかちな方からもお電話がありますが大丈夫でしょうか。
CUBEではお電話されてきた方へ寄り添った対応に努めており、大きなクレームにも真摯に対応させていただいています。
また、CUBE電話代行サービスは顧客を大切にされるクライアント様に多くご利用いただいています。但し、ご報告後の対応を放置され、同じ方から何度も入るといった場合には、回線が詰まり他のクライアント業務へ支障が出る為、サービスを停止させていただきます。クライアント様にも真摯なご対応をお願いしております。
新規問い合わせはAさんになど用件によって、報告先を変えてもらえますか?
事前に連絡先を登録いただくことで、用件別に振り分けて報告することが可能です。Aさんにはメール報告、Bさんには内線感覚での応答後転送等も対応できます。
※シンプルプランは、1人550円/月で連絡先の追加登録が必要です(最大5名まで)。
スタンダードプランでは、10名まで基本料金内で連絡先登録が可能です。11~20名までは、1,100円/月で追加登録していただけます。
緊急時には外出対応ではなく、内線感覚で電話転送してほしいのですが?
事前に判断基準をご指示いただいている用件や、CUBEスタッフが緊急の用件だと判断した場合には、事前に伺っている電話番号にコールさせていただきます。
営業時間外に事務所名でアナウンスを流してもらうことはできますか?
スタンダードプランは、基本料金内で時間外専用アナウンスをご利用いただけます。録音機能も付いているので、お客様から伝言を録音していただくことも可能です。
※シンプルプランは2,200円/月(設定時のみ初期設定手数料3,300円)が必要です。
自分や事務職員が事務所にいるときは、自社で電話を受けたいのですが?
各種電話会社様の転送サービスで、お客様ご自身の操作で簡単に切り替えができます。
お客様の用途に合わせて、事務所の電話に誰も出られなかったときに転送、無条件で電話がなったら転送等、転送方法をご自分で選択してお使いいただけます。

電話代行業種別活用事例

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