電話代行サービスのメリットとデメリットとは

・会社の代表電話へ電話をしてスマートフォンのアナウンスが流れる。
・リモートワーク・テレワーク中とアナウンスが流れる。
これでは初めて電話をされる方は不安を感じます。最近では、既存顧客も担当の携帯電話へ連絡が取れないから代表電話へ問い合わせをすることがほとんど。これでは、新規顧客をとりこぼすだけでなく、時にお客様の怒りをかってしまいます。仲の良い顧客でわかってくれているから大丈夫と甘えていると、どんなに長い付き合いの方も離れていくことも…。

こんな状況を打開してくれるのが電話代行サービスです。あなたと連絡がとれないお客様のイライラや不安をなくし、迅速な対応でスムーズに業務を進行。大切な顧客・取引先へ安心をもたらし、同時に信頼を得ることができるのです。

事務員をアルバイトで雇うとなると、給料が月々20万円程度でも、求人広告費や交通費、福利厚生費等を含めると1人分でさえ月々30万円以上のコスト負担になります。さらに、教育の負担や雇用のリスクも伴います。電話代行サービスなら、教育の負担も雇用のリスクもなく、顧客・取引先に安心していただける体制を構築出来ます。

さらに、特別な研修や教育を受けたスタッフの電話対応は、電話応対の教育や研修を受けていないライバル会社よりも顧客に好印象を与えます。

商談中や急ぎの作業中に電話が入ったときなど、大切な電話とはいえ、電話応対に煩わされ、目の前の仕事に集中できないことはありませんか。

このような場合でも、電話代行を利用すれば、オペレーターがあなたに代わって大切なお客様に対応してくれます。あなたは、目の前のお客様や急ぎの業務に集中して取り組むことができます。

お客様からのお電話は、携帯電話や携帯E-mailへ、新規の問合せや緊急の用件は、担当者のスマートフォンへ内線感覚でつないでもらい、直接担当者が対応することも出来ます。

企業のニーズに合わせた方法で報告が入るので、あなたは安心して効率的に時間を使うことができます。

日本語と英語の両方で電話対応可能な『英語プラン』をご用意しています。海外留学や外資系企業での実務経験があり、日常英会話はもちろん、ビジネス・接遇英語も使える日本人スタッフが対応いたします。

相手の言語や理解度に合わせて、日本語と英語を切り替えながら、内容を聞き取り、対応終了後に日本語に訳してお送りいたします。

英語の聞き取りの苦労や、辞書を引いたり、翻訳機能を使ったりする手間も時間もかかりません。海外からの営業電話対策で利用される企業も多く、文面で内容を確認できるので、スムーズに要・不要の判断ができ、業務の効率化に繋がります。

SNSツールでも報告が可能です！

メールでの報告に加え、お電話での報告(※)もプラン内でご利用いただけます。

オプションでチャット報告もご用意がございますので、メールよりもタイムリーに受電内容もご確認いただけます。

ご利用可能なSNSツールも、LINE・LINE WORKS・Chatwork・Slack・MicrosoftTeams・Google Chatと豊富なラインナップ！

各SNSのメンション機能等の利用により、担当者へダイレクトに共有ができるので、「情報が共有されていない」という状況も削減できます。

また、通常の報告はメール/SNSでお送りしていても、“緊急・至急”の場合のみ電話で報告が欲しいといった対応も可能ですので、状況に合わせたより柔軟な運用が可能です。

※電話報告時の通信料は実費で発生いたします。

お使いの電話機に転送機能があれば、最短で翌日からサービスを開始していただけます。

※専用電話番号、フリーダイヤル、受付代行サービス、WEB受付代行サービス等、対応指示が複雑な場合は、サービス開始までに数日いただいております。

契約期間は最低１カ月単位で、月途中からサービス開始いただく場合は、初月分の会費は日割りで対応いたします。１カ月あたりの総コール数、ご希望の対応方法から、日本語または英語対応のプランをご用意しており、どのプランを選べばよいのか、具体的な活用方法など分からないことがあれば、経験豊富なオペレーターが、丁寧にご案内いたします。

事前にスケジュールや個別の指示をいただければ、ご指示の内容に沿って対応します！

電話転送の活用方法も、出張(外出)・お昼休憩時のみ転送をかける、終日転送をかけながら、時間ごとの予定詳細により応対文言を変える等、フレキシブルな対応が可能です。

また、電話会議が多い業種・事務所・イレギュラーな緊急時でも、必要に応じて内線感覚でお繋ぎする『応答後転送』を組み合わせていただくことで、より自然な電話対応のアウトソーシングが実現します。

多くの電話代行会社では、「担当者から後ほどご連絡差し上げます。」となっていつ電話しても顧客は折り返しの電話を待たなければいけません。でも、新規顧客獲得や顧客維持を考えると出来る限り電話をかけてきてくれたときに対応したい！とお考えの方もいらっしゃると思います。CUBE電話代行サービスでは対応策として内線感覚で各担当者へ直接おつなぎする応答後転送サービスを提供しています。リモートワーク中に自宅で仕事中、レンタルオフィスのラウンジで仕事中の各担当者へ担当顧客からのお電話をおつなぎすることが出来ます。ライバル会社がリモートで対応が遅れる中、今まで以上に顧客とのつながりを深めて頂けます。

» 応答後転送サービスを動画で確認

各電話代行業者のHPでは、似たようなことが記載されていますが、大体、実際のサービス品質は利用するまでわかりません。「担当者外出中で折り返しお電話差し上げます。」という簡単な対応だから誰でも出来るだろうと、どこの電話代行業者を利用しても同じと思われるかもしれません。確かに顧客から固定電話への問合せ件数が減っていますが、実は貴社と貴社の顧客の信頼関係に影響する重要な電話の割合は増えています。「HPフォームから問合せしてほしいだろうけど今知りたい！」とリモートが普及し半分諦めながらも電話されてきた見込み客や既存顧客、「担当者の携帯につながらない、でも急ぎ。」という契約直前の見込み客や既存顧客。そんな問合せに淡々と「担当者が外出中のため折り返しお電話させて頂きます。」や他人事のような対応だったらどうでしょうか。「じゃあ、金額が高い電話代行サービスに頼もう！」というのも早計なんです。高いイコール品質が高い訳でもないからです。そのため、CUBEでは対応策として、基本的には実際にクライアントの対応をさせて頂くスタッフが自社のお問合せも対応させて頂いています。さらにサービス保証制度で1ヵ月以内に応対品質が気に入らなければ全額ご返金させて頂きます。

» サービス保証制度はこちら

笑い話ではありません。メールのやり取りでは話がかみ合わない。緊急で連絡を取りたい。と顧客から電話で問合せがあり電話代行会社から連絡が入っても、メールで返信。自身の作業に集中して緊急の顧客へも対応が後回し。そして、大きなクレームになるまで経営者が気付くことはありません。今、電話対応の苦手な社員が増えています。社長や管理職の方が驚くことが起こっています。

対応策としては、電話代行を導入する際に無駄な営業電話が省けること、総務や事務の電話対応の負担を失くせること等を伝えるだけではなく、顧客対応は迅速にすること、電話で問合せあれば基本は電話で折り返し連絡。どうしてもの際は取り急ぎメールで連絡。後ほど電話連絡。等行動指針を社内周知していただくことをお薦めします。