弁護士・法律事務所向け
電話代行サービス

新規受任案件数を増やしたい
顧問先とは長期的な信頼関係を

打合せや裁判等で外出する機会の多い弁護士ですが、１度目の電話に繋がらないと相談者の多くが別の弁護士に電話してしまうケースが多いのをご存じでしょうか。 もっと見る詳細を隠す反対に１度目の電話に出られさえすれば比較的、折り返しの電話を待ってくれる相談者が多いようです。つまり、新規案件の受任において相談者からの１度目の問い合わせに出られるかは非常に重要です。
また、既存クライアントは担当弁護士へ直接連絡することが多いですが、繋がらない場合には、事務所へ電話することもあります。そこでも電話が繋がらず留守番電話へ繋がった場合に、さらに裁判や別の顧問先との打ち合わせ中なら折り返しの連絡も遅くなることでしょう。仕方のないことですが、何度か電話が繋がらない事が続いたり、緊急の用件であった場合にはクライアントはどう感じるでしょうか。
弁護士の先生方にとっては些細なことでも、顧客にとっては小さな案件でも法律事務所へ相談しなければいけない状況というだけで怒りや不満、不安を抱えていらっしゃいます。たかが電話ですが、電話対応の印象が、そのまま貴社の印象として刷り込まれてしまいます。

事務員の業務が手一杯
だけど新しい事務員の採用に時間も
手間もかけられない

現在の案件数で経営が成り立っていたとしても、集客の手を止めれば、収支のバランスが徐々に崩れてしまうことも。事務員の業務が手一杯でも、受任ペースを下げるのは難しいのではないでしょうか。 もっと見る詳細を隠すそんな中で新規相談の電話を取るには、事務員を増やすことが必要です。
事務員は、クライアントの秘密をたくさん扱い、場合によっては大きな現金を持ち歩くことも。さらに、弁護士が作成した書類をチェックすることもあるので、教養があり、信頼のおける人物でなければなりません。なかなかこういった人材をすぐに採用することは難しく、新規雇用には時間やコストがかかります。採用後には業務過多の中で教育の時間を取る必要もあるので、採用した事務員が戦力になるまでに数年単位の期間が必要になることも。新規相談窓口を電話代行に外注することで、事務員のフォローアップ体制も整い、大幅に事務員の時間やコストをカットできます。

トラブルが不安で導入に踏み切れない

顧客との信頼関係の構築が大切な弁護士。電話代行サービスを導入することのメリットを感じていても、顧客に対する受付窓口である事務所の電話を他の会社に任せることに不安を感じる方も多いでしょう。
もっと見る詳細を隠す実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルでよく耳にするのは、
・コールセンターのような淡々とした対応で、新規相談者に悪い印象を持たれた。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失った。
・外国人の相談者からの電話もあり、英語対応をしておらず相談者に迷惑がかかった。
・顧客の機密情報を扱うが、取り扱いは大丈夫なの？
といったことです。他社の電話代行サービスをご利用中で、CUBEへの乗り換えをご検討されている方からよくあるご相談です。
こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時のスタッフ対応を確認してみることはもちろん、新規問い合わせには営業担当が対応している電話代行会社もありますので、無料モニター期間や返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。実際に利用してみることで、ご自身の肌でサービスの良し悪しを確認することができます。しかし、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。また、顧客の秘密や、大切な情報を扱う弁護士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークやIMSを取得している電話代行会社を選ぶのが望ましいでしょう。

新規問合せも逃さず対応

新規の問合せは、弁護士ドットコム、ここなら法律相談、HPをご覧になられて相談者からお問合せがあります。メールフォームや電話、チャットなど様々なチャネルの中で一番成約率の高いチャネルが電話問合せです。電話代行サービスを導入すれば、逃さず対応できるだけでなく、印象の良い対応で新規ご相談者の成約率が向上します。

業務過多・人手不足の軽減

弁護士1人の事務所は、もちろん、事務員を雇用しているけど業務過多で負担が大きいという法律事務所の導入も増えています。業務の集中力を切られる電話対応をアウトソースすることで、コア業務に集中でき、弁護士の先生、事務局ともに業務効率が向上します。有給や通院のための遅刻早退にも対応でき、職場環境も改善されます。

営業電話に邪魔されず大事な案件だけに集中できる

法律事務所様は、日弁連やひまわりサーチなどで情報公開されているため、一般的な企業以上に営業電話が多い傾向にあります。また、相談者からの感度の高い（成約率が高い）問合せは、電話での問合せに集中するため、相談者との最も重要なチャネルでもあります。電話代行サービスを導入することで、営業電話への対応は不要になり、新規相談者や裁判所からの問合せ対応に集中できます。

各弁護士の窓口開設も簡単

合同法律事務所の開設や、弁護士の人数が増えてきたとき、また分野ごとにウェブサイトを制作し担当弁護士を振り分けたい時など、各弁護士用、各ウェブサイト用の電話番号を簡単に取得できます。クラウドPBXなどでも電話番号の取得は簡単です。しかし、事務員や弁護士への振分など、設定や管理の負担が大きくなります。電話代行サービスだと秘書スタッフが全て一次応対し、担当者へ必要な用件だけを報告するので、運用の負担が軽減されます。

英語の問合せにも対応できる

一昔前と違い、事務員の採用が難しくなっています。外国人からの相談も対応したいが、英語が話せる事務員の採用が難しい、英語が話せる事務員は在籍しているが手持ちの業務で手が一杯で対応できる他の事務員がいない。電話代行サービスなら、英語対応のプランもあり外国人からの相談にも対応できます。

※オプションとして電話番号の貸し出し（レンタル）も行っております。

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

CUBEは、全国356の弁護士・法律事務所様にご利用いただいています

CUBE電話代行サービスのスタッフは、弁護士事務所様へのお電話を日々受けていますので、法律関係の専門用語や裁判所からの事件番号の聞き取り等、経験豊富なスタッフが貴社の事務員として電話対応を行います。

スケジュールに合わせて貴社の事務秘書としてスケジュールのご案内をいたします

事前にご指示いただければ、10時～12時は外出対応、13時～17時は内線感覚の転送、17時以降は明日以降の折り返し等、スケジュールに合わせたご案内をいたします。

【例】裁判所や地方自治体のお電話は応答後転送、その他のお電話は外出対応

予め、ご指示をいただけましたら、応答後転送と外出応対を切り分けて対応する事が可能でございます。重要なお電話やその場で直接対応したい裁判所等は携帯に転送させていただき、相談予約等スケジュールの確認が必要なお電話は、事務所に戻ってから対応できるように、外出（折返し対応）でご案内することも可能です。

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