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不動産会社の電話代行活用事例

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不動産会社の社長様
こんなご経験はありませんか?

その1 打合せ中に…
事務所電話を携帯に転送。大切な打ち合わせ中に大切な顧客から電話がきてヒヤり。
その2 人員不足で…
人手不足で電話を取りこぼして顧客を逃した。

でも、電話代行サービスに
対する不安も…

・売主買主、銀行、仲介会社等、様々な電話に対応できる?
・自分が電話をとれるときは、直接顧客対応したい!
・各営業マンや担当者宛の電話は、それぞれに連絡できるの?
こんな悩みを解消する電話代行サービス選びのポイントをご紹介します。

電話代行サービスを利用すべき
不動産会社の特徴

電話の問合せを取りこぼし
機会損失が…

内見や営業等、外出の機会が多い不動産業ですが、新規見込み客がHPを見て「この物件の詳細が知りたい」とお問い合わせされた際、貴社の代表電話から留守電や圏外のアナウンスが流れたら、顧客はどうするでしょうか?貴社への問い合わせを諦めて、競合他社へ問い合わせます。大事な成約を1件落としてしまいます。
また、既存顧客は担当者へ直接電話することが多いですが、担当者が移動中や打ち合わせ中で繋がらない場合には、事務所へ電話します。そこでも電話が繋がらず、さらに顧客にとって緊急度の高い用件である場合にはどうでしょう。貴社の顧客満足度や信頼度を落としてしまいます。顧客を大切にしている会社と安心し、その後の成約につなげるためにも、新規見込み客や既存顧客へのフォローアップ体制を整えることは売上増に際して大切なことではないでしょうか。

物件確認や内見希望等の電話対応で、
他の業務に影響が出ている

集中して業務を行っている中、電話が鳴ることで集中力が削がれてしまった経験はありませんか。物件確認といった電話は数分で終わることが多いですが、電話での問い合わせがあると、業務がどんどん後ろにずれ込んで、残業が発生してしまうことも。働き方改革が叫ばれる中、社員の雇用環境を整えることも人材不足の今、重要ではないでしょうか。
事前にQ&Aマニュアルを提出していただければ、物件確認や内見希望のご連絡に対する回答や道順のご案内、定休日や担当者の本日の予定に関するアナウンス等にも電話代行サービスで対応可能です。簡単な問い合わせに対して電話代行のスタッフが貴社スタッフとして、Q&Aに沿った応対を行いますので、折り返しの手間も省くことができ、業務に集中できる環境が整います。

事務員はまだいらない
または定着しない

「就職・入学等の新生活シーズン前には問い合わせや内覧予約が増えて、オーバーワークにはなるものの、それ以外の時期では忙しさに波があるので、事務員を雇うほどではない。」「体育会系の業界なので、せっかく採用した事務員が定着せずに、すぐに退職してしまう。」そういった不動産会社経営者の声をよく耳にします。
新規採用にはコストも時間もかかりますし、せっかく業務を教えた事務員が定着しないというのは経営者にとって頭が痛い話です。電話代行サービスを利用することによって、繁忙期にも電話対応を気にせずに他の業務に集中することができますし、新規採用におけるリスクやコストを減らすことができます。

電話代行サービスは本当に大丈夫?

電話代行サービス利用のメリットを感じていても、営業スキルの高い不動産会社経営者や役職者の方なら、電話代行を利用するとトラブルが起こるのでは?と不安に感じ、どんな電話代行会社ならトラブルを回避できるのかと、慎重になられていることでしょう。実際に、電話代行会社選びに失敗して起こるトラブルとしてよく耳にするのは、
・コールセンターのような淡々とした対応で、せっかくの新規顧客を逃してしまった。
・緊急の電話でも通常の外出応対しかしてもらえず、顧客からの信頼を失った。
・受電終了後から報告メールまでの時間が長く、クレームになった。
といったことです。他社からの乗り換えでご検討されている方から、よくあるご相談です。
こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時のスタッフ対応を確認してみることはもちろん、新規問い合わせには営業担当が対応する電話代行会社もありますので、無料モニター期間や返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。実際に利用してみることで、ご自身の肌でサービスの良し悪しを確認することができます。しかし、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。

不動産会社が電話代行サービスを導入するメリット

  • 顧客や物件オーナーからの信頼を向上
  • 顧客の取りこぼしを改善
  • 営業マンの営業力UP
  • 事務員の定着率向上
  • 経営を安定させやすい環境

不動産会社の社長は、営業力があります。商談中や移動中に顧客や物件オーナーからの緊急の電話を取りこぼしても、後から、かなりの確率でフォローされます。しかし、電話代行サービスを利用すると、留守電やコール鳴りっ放しの不快感を顧客や物件オーナーに与えることなく、従来よりもスマートに対応出来ます。商談が多い時期に、取りこぼしていた新規問合せを受けることが出来ます。
多くの社員は、契約を取りこぼす際、社長が顧客や物件オーナーへ当たり前にしている対応が出来ていません。電話対応、メール、LINE、同行、全てを確認すれば気付くことですが、現実は時間がなく不可能ではないでしょうか。電話代行サービスを利用すれば、グループLINEやE-mailで問合せ内容を共有出来ます。その為、契約日前日の顧客からの電話や、物件オーナーからのクレーム等も確認出来ます。ちょっとした説明不足、フォロー不足の教育から、「えっ、それしてなかったの?」というポイントなどに気付くことが出来ます。また、この体制は、営業マンが独立した際に、顧客や物件オーナーを取られる確率を下げます。最近では、全ての対応を担当営業マンに任せてしまうケースが多く、顧客や物件オーナーからの会社が信頼を失くし、営業マンが信頼を得ています。いざという時に、担当営業のフォローを会社として対応することで、信頼を維持出来ます。
不動産会社の事務は、定着率が年々下がっています。体育会系の雰囲気、有給や休みが取れない、それに加えて最近では電話対応が怖いという営業力の高い社長には理解し難い人材が増えているためです。電話代行サービスを利用すれば、電話対応から解放されるだけでなく、事務業務も効率的になり、他業種の事務と同様に休みを取りやすい環境を構築出来ます。
当たり前のことですが、いつ電話しても感じよく気持ちの良い対応してもらえるという体制、事務員が有給を普通に取れる体制は、大手企業と同等の安心感を顧客や物件オーナーへも与え、安定した経営へとつながります。

CUBE電話代行サービスは?

CUBEの問い合わせには実際にクライアント様の対応をさせていただくスタッフが対応しています。ぜひ、お電話いただき、CUBEの応対品質をお確かめ下さい。
また、CUBE電話代行サービスでは、安心してご利用を検討いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1カ月以内に「貴社に全くメリットがなかった」「満足できなかった」場合、お振込みいただいた費用(初期登録料・会費※・保証金)を全額ご返金いたします。保証期間内でのご解約の手続きも簡単なので万が一の時も安心です。
2週間のお試し期間を設けている電話代行会社もありますが、2週間という短い期間では受電トラブルが露見する前にお試し期間が終了してしまうこともあります。CUBE電話代行サービスではたっぷり1カ月間お試しいただけるので、貴社にとってメリットがあるサービスなのかをしっかりと見極めていただけます!もちろん、顧客の大切な情報を守る為のPマークも取得済みです。
※オプションサービスをご利用の場合は、別途ご負担いただきます。

実際の対応事例

            

対応事例1 (外出対応+メール連絡)

     
ありがとうございます。〇〇ハウジングでございます。
お世話になっております。こちら、△消防署予防課のAと申します。
△消防署予防課のA様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
〇〇ハウジング様が所有されている、大阪市A町0丁目の○○ビルの件です。ビルの立ち入り検査をしたいのですが。
大阪市A町0丁目の○○ビルの立ち入り検査でございますね。申し訳ございませんが、あいにく担当の者が外出しております。折り返しのお電話でのご回答となりますが、よろしいでしょうか?
はい。
ありがとうございます。折り返し先のお電話番号をお願いいたします。
はい。06-000X-000Xです。
06-000X-000Xでございますね。それでは、担当者よりご連絡いたします。失礼いたします。
はい。失礼します。

切電後、すぐにご担当者様へ
受電内容をメール連絡いたします

対応事例2 (内線感覚で応答後転送)

     
ありがとうございます。株式会社○○ホームでございます。
今そちらのHPを見ていて、●●1丁目の●●マンションで15万円の2LDKの部屋の内覧をしたいのですが。
ありがとうございます。 ●●1丁目の●●マンションで15万円の2LDKのお部屋の内覧でございますね。お客様のお名前をお伺いしてよろしいでしょうか。
Aといいます。
A様でいらっしゃいますね。担当の者に確認いたしますので、お電話このままで少々お待ち下さいませ。
はい、Bです。
お疲れ様です。CUBEのCです。只今、A様より●●1丁目の●●マンションで15万円の2LDKの部屋の内覧希望とのお電話が入っております。お繋ぎしてよろしいでしょうか。
お願いします。
〜転送〜

転送後はお客様とご担当者様で
直接お話しいただけます

不動産会社様へ
おすすめのプラン

短時間で良い人間関係を
築くことが大切な不動産会社様には

スタンダードプラン

●物件確認や内見案内等の簡易的なQ&A(1,300文字以内)の対応が可能。物件数が多い場合にも、オプション料金でご対応いたします。詳しくはCUBEスタッフまでお問い合わせ下さい。
●プラン内の料金で、内線感覚で転送できる「応答後転送サービス」が利用できる。
●事前に連絡しておけば各担当者のスケジュールに沿った対応をしてもらえる。(外出中の時間は折り返し対応、帰社時間に合わせて内線感覚の転送に切り替え等)
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

事前に共有した物件情報の更新も簡単です

成約済みの物件が出た等、物件情報に更新があった場合にはCUBE電話代行サービスにメール、または電話で連絡するだけで、簡単に変更することができます。また、Q&Aの更新に関して料金が発生することもありません。

貴社スタッフとして社風に合わせた対応を行います

電話代行というと、コールセンターのような淡々とした対応を想像する方が多いかもしれませんが、地域に根付いた親身なサービスを提供される不動産業においては「身近でフレンドリーな対応を」とお願いされることが多くあります。CUBEスタッフは、貴社のスタッフとして対応を行うので「希望通りの対応をしてくれたので、内見で新規顧客と待ち合わせした時に初対面でも良い印象を持ってもらえた」と不動産会社の社長様からもお喜びの声をいただいています。

全プラン料金内で、内線感覚で携帯電話にお繋ぎする『応答後転送サービス』が使えます

「社長が事務所にいるときは、メール連絡ではなく、直接お客様やクライアントからの電話を転送してほしい」「新規の問い合わせはすべて担当の携帯に転送してほしい」等にもCUBE電話代行サービスの応答後転送サービスを使えば実現可能です。しかも、オプション料金等は不要!全プラン料金内でご使用いただけます。
※転送通話料は別途実費

  よくあるご質問  

営業部署で新規問合せは共有したいので、LINEグループへ報告してもらえますか?
LINE報告のオプションサービスをご利用いただくことで、メール報告と併せて、LINEグループへ報告することができます。
» LINE報告の詳細はこちら
自分や営業担当が事務所にいる時は、自社で電話を受けたいのですが?
各種電話会社様の転送サービスで簡単に切り替えができます。お客様の用途に合わせて、事務所の電話に誰も出られなかった時に転送や、無条件で電話がなったら転送等、転送方法をご自分で選択してお使いいただけます。
営業マンが複数人います。それぞれに伝言を連絡してほしいのですが?
事前に連絡先を登録いただくことで、用件別に振り分けて報告することが可能です。携帯電話へのご連絡やE-mailへのご連絡はもちろん、内線感覚で転送する応答後転送サービスをご利用の場合も、各営業マンにお繋ぎいたします。
※シンプルプランは、1人550円/月で連絡先の追加登録が必要です(最大5名まで)。
スタンダードプランでは、10名まで基本料金内で連絡先登録が可能です。11~20名までは、1,100円/月で追加登録していただけます。
営業時間外に自社名でアナウンスを流してもらうことはできますか?
スタンダードプランは、基本料金内で時間外専用アナウンスをご利用いただけます。録音機能も付いているので、お客様から伝言を録音していただくことも可能です。
※シンプルプランは2,200円/月(設定時のみ初期設定手数料3,300円)が必要です。
受電終了後にどのくらいの時間で報告が届くの?
電話のボリュームにもよりますが、概ね5分ほどでメールにてご報告しています。お客様との通話時間が長く、報告メール作成に時間を要する場合でも遅くても10分程度でご報告しています。通話時間が数十分以上となる場合で、緊急でないと判断した場合は10分以上お時間を要する場合もございます。内線感覚でタイムラグなしでお電話をかけてこられた方と直接お話していただくこともできます。

電話代行業種別活用事例

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