電話代行・秘書代行サービスなら、「CUBEの電話代行サービス」
弁理士業界は、一昔前よりも価格競争が起こり、競争が厳しくなっているのでないでしょうか。以前よりも契約件数を取らないといけない状況下で、複数の案件が重なっているからといって、新規問い合わせの電話に対応が出来ないということはないですか。携帯に残った着信番号へ数時間後に折り返しの電話をする、ひどい時には、翌日の折り返しという対応になっていませんか。折り返した時には既に顧客は他の特許事務所へ依頼した後…ということも。できる限り多くの案件を受任しなければならない中、ちょっとしたことで新規案件を取りこぼしてしまうのは痛いですよね。
また、以前取引があったクライアントも、連絡を取った際にたまたま受けることができなかっただけの場合でも、そのタイミングで他の弁理士事務所へ見積依頼をされてしまうこともあります。たかが事務所の電話と思うかもしれませんが、いつでも連絡が取れるということは顧客との信頼関係を構築することに繋がるのではないでしょうか。
弁理士の業務は旧来、出願業務の代理であり、特許出願の多くは企業で行われる為不況の影響を受けやすいのではないでしょうか。弁理士は、従来の業務をベースにしながらも、積極的に新たな分野も開拓する必要があり、企業の知財戦略コンサルタント等、業務が多岐に広がっています。
しかし、決まった繁忙期がなく不況の影響を受ける可能性も高い個人弁理士事務所において、電話対応のために事務員を雇うのにはリスクを伴いますし、新規採用には多くのコストと時間も必要です。
電話対応の教育をしっかりと行う電話代行サービスを利用することで、新規見込み客へ大手特許事務所のような印象を担保できます。尚且つ、気に入らなければ翌月には解約できるので雇用のリスクはゼロです。教育の手間もなく、人件費と比較してもコストは10分の１以下となります。
電話代行サービスのメリットもわかるけど、電話代行サービスの利用によって起こるトラブルが心配で導入に踏み切れないという特許事務所の方もいらっしゃるのではないでしょうか。どんな代行サービスを選べばトラブルが起こらないかも気になりますよね。実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルでよく耳にするのは、
・大切なクライアントへも淡白な対応で、クレームになった。
・特許庁からの電話の聞き取りが不十分で、伝言だけで済むところが、結局折り返し電話をしなければならず、時間を無駄にした。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失いかけた。といったことです。他社の電話代行サービスをご利用中で、乗り換えをご検討されている方からよくあるご相談です。
こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時に実際に電話で応対の確認をすることはもちろん、無料モニターや返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。最近では、マーケティング担当が申込率を上げるためにとりあえずやっているという場合もありますから、注意が必要です。実際に、利用後ご自身で電話して応対を確認してください。また、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。
また、客の大切な知的財産を扱う弁理士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークやISMSを取得している電話代行会社を選びましょう。
CUBE電話代行サービスなら、不在在席関係なく、営業電話や間違い電話を省き、必要な問合せのみに対応出来ます。打合せ中や、外出中もオペレーターが大切に問合せに対応しますので、安心して業務に専念出来ます。長時間の打合せ等で、電話に出られない際もオペレーターが貴社スタッフとして対応しますので既存顧客にも安心していただけます。また、英語での問合せにも、英語対応プランで安心してお任せいただけます。
CUBEでは、18年以上ご利用の特許事務所様をはじめ、多くの特許事務所様にご利用いただいています。特許庁や顧客クライアントからのご伝言の聞き取り等、経験豊富なスタッフが貴社の事務職員として電話対応を行います。
事前にご指示いただければ、10時～12時は外出対応、13時～17時は内線感覚の転送、17時以降は明日以降の折り返し等スケジュールに合わせたご案内ができます。
開業したばかり、
少数精鋭の事務所の方には
月額10,000円〜（税別）
●貴社の事務員として貴社名で社名・氏名・連絡先・簡単な用件確認が可能。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせた対応が可能。
●月コール数が少ない方におすすめのお手軽なプラン。
クライアントや問合せが多い、
弁理士が複数人在籍している等の事務所様には
月額26,000円〜（税別）
●ご相談内容の聞き取り等、簡易的なＱ＆Ａの対応が可能。
●用件別（新規はA様等）で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。
●メールと併せてライングループ内に受電報告を受信できるので、担当全員が受電をいつでも確認できて便利！（Microsoft Teams、ChatWork、Slackの報告オプションも有）
※オプションとして電話番号の貸し出し（レンタル）も行っております。
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ありがとうございます。B特許商標事務所でございます。
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お世話になっております。特許庁で商標の審査を担当しております、Ａと申します。
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特許庁商標審査官のA様でございますね。いつも大変お世話になっております。
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昨日Ｂ先生からお電話をいただいておりましたので、ご連絡いたしました。
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折り返しのお電話ありがとうございます。Ｂに代わりますので少々お待ち下さいませ。
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はい。Bです。
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お疲れ様です。CUBEのCです。只今、特許庁商標審査官のA様より、昨日B様からご連絡いただいた件でお電話が入っております。お繋ぎしてよろしいでしょうか？
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はい、お願いします。
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お繋ぎいたします。よろしくお願いいたします。
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| 〜転送〜 | ||
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お電話ありがとうございます。〇〇特許事務所です。
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お世話になっております。私、株式会社△のAと申します。現在、Ｂさんにご相談していることでお伺いしたいことがあるのですが。
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株式会社△のA様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。Ｂが在席しているか確認してまいりますので、お電話このままで少々お待ち下さいませ。
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はい、Bです。
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お疲れ様です。CUBEのCです。只今、株式会社△のＡ様より、現在Ｂ様にご相談されている件でお伺いしたいことがあるとお電話が入っております。お繋ぎしてよろしいでしょうか？
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急用で1時間ほど外出するので、1時間後にかけ直すと伝えてもらえますか？
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承知いたしました。1時間後にかけ直します、とお伝えします。失礼いたします。
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| ～転送解除～ | ||
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お待たせいたしました。誠に申し訳ございません。あいにくBは外出しておりましたが、1時間後に戻る予定です。1時間後にBより折り返しお電話をさせていただいてもよろしいでしょうか？
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はい、お願いします。
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ありがとうございます。念のためお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。
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090-00XX-00XXにお願いします。
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090-00XX-00XXでございますね。
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はい。それでは折り返しのご連絡お待ちしています。失礼します。
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失礼いたします。
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★NTTひかり電話ボイスワープの場合
【無条件転送の手順】
外出前に、142 + 1+1
ダイヤルで、無条件転送開始。
CUBEで受電対応いたします。
↓
帰社時には、142＋０で転送解除。
事務所の電話で受信できるようになります。
※詳しくはご契約先電話会社のHPをご確認下さい。
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