病院・クリニック向け
電話代行サービス

医療事務の業務が手一杯で
休憩を回すのも難しい

医療事務はカルテの管理や保険の手続き等、業務が多岐に渡ります。診療時間外のお昼でも、業務で手がいっぱい。受付スタッフは、お昼の時間も勤務時間外で電話を取ることが負担。小さな不満かもしれませんが、不満が積もれば退職理由となります。
診療時間の合間でもお電話をかけてこられる患者さんは、体調不良で精神的にも弱っていらっしゃいます。もしかしたら、仕事の休憩時間にお電話をかけてこられたかもしれません。業務改善のためにオンライン予約等のシステムを入れても、お電話もあります。
スタッフが、一時的に少なくなる診療時間だけでも、予約の一次受付を電話代行会社へ依頼することで、患者様にとってもスタッフにとっても、より優しい病院になるのではないでしょうか。今後、益々の人手不足が見込まれています。電話代行サービスを利用することは、安定した病院経営にも繋がります。

受付業務がまわらず
来院者への対応がなおざりに

受付スタッフは、患者様を待たせないために迅速に対応することも、1人ひとりの患者様に親身に対応することも必要でしょう。親身になって対応するということは、相手の方に合わせて丁寧に対応しますから、ご年配の方からのお電話に時間をかけて対応します。それを見て待合室で待たれている患者様はどう感じるでしょうか。常連の方なら慣れていらっしゃいますが、時々通院される患者様からは、「受付の対応が悪い」と誤解され、別の病院に乗り換えてしまうこともよくある事例です。看護師や医師の人となりを知らない初診の患者様なら尚更でしょう。
電話代行サービスを利用することで、来院されている方々への印象も変わるのではないでしょうか。

訪問診療で事務所には誰もいない

事務所に常駐スタッフがいないことも多々あるでしょう。不在中は、医師や看護師の携帯電話へ転送して対応している方もいらっしゃるのではないでしょうか。電話を転送していても、診療中は取れないでしょう。仮に、診察中に電話を取って対応すると、診療時間が延びて、次の訪問時間に遅れてしまいます。また、車での移動中は、電話に対応できても予約表を確認できず、結局折り返しの対応になってしまいます。電話番のためだけに、人は雇えないし、採用してもすぐに辞められてしまうことも。
そこで、電話受付を電話代行に任せると、対応時間のかかる予約受付の手間も省けます。当日の急なキャンセルは、各医師や担当者へタイムリーにE-mailで通知され、明日以降の予約スケジュールは1日の終わりにまとめて報告をもらうことも可能です。
また、体調が悪いのに診察までにかなり待たされたとのクレーム対応や、老若男女を問わずたくさんの患者がいるので、中には気難しい患者様の対応が必要なこともあります。様々な業界の1次クレーム対応を行っている、高品質な電話対応の電話代行会社を選べば、今いる医療事務の負担を減らしつつ、患者様ファーストの受付対応が可能となります。

トラブルが不安で導入に踏み切れない

患者様第一の病院経営者やお医者様であれば、電話代行サービスのメリットもわかるけど、電話代行サービスの利用によって起こるトラブルが心配で導入に踏み切れないということも。どんな業者を選べばトラブルが起こらないかは気になりますよね。実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルでよく耳にするのは、
・予約日時や電話番号、氏名の聞き間違い報告が多く、トラブルになった。
・高齢の患者さんへ、話すスピードが速くクレームになった。
・ご家族の方からのお電話に対して、サバサバと事務的な対応でクレームになった。等
ある電話代行を利用されている病院の担当者から、ご相談されます。
こういったトラブルを回避するには、格安料金の代行会社は正直避けた方が良いでしょう。病院の電話対応は、基本的には通話時間が長くなります。その背景には、ご年配の方からの電話が多いことや、最近では、診療時間等をスマホで確認できますが、若い方であってもご相談やご質問等はお電話で問い合わせされます。その為、まずしっかりお話をお伺いすることが必要なので、応対時間が長くなるのです。
格安の電話代行会社では、数をこなさないと赤字になるので必然的に「早く電話を切らないと」という意識が働いてしまいます。また、オペレーターへの教育も予算的に厳しいでしょう。でも、高ければ間違いないという訳でもありません。高くてもオペレーターがパートやアルバイトの代行会社もあります。営業担当や管理職が多く、提供料金が必要以上に高くなっているケースもあるからです。営業担当が問い合わせの対応をしている代行会社も多く、実際の対応を確認できないケースもあるため、問い合わせ時に実際に電話対応を担当するスタッフなのかの確認はもちろん、ご利用後に何度か実際に電話をして、どんな対応がされているのかを確認されることをおすすめします。
また、患者様の機微な個人情報を扱う病院。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークやISMSを取得している電話代行会社を選びましょう。

• 業務過多・人手不足の軽減
• 内部告発・訴訟・離職等人的リスクの改善
• 訪問診療の業務効率UP
• 患者様やご家族への対応品質UP

休憩中も電話対応しないといけない、診療時間中は受付業務で手が一杯という診療所、病院、クリニックは多いのではないでしょうか。電話対応は、簡単な対応でも年配の方やご不安な方からの問合せの対応時間は、長くなりがちです。電話対応をアウトソースすることで、スタッフの業務は軽減されます。業務過多は、離職理由の一つにもなっています。勤務時間外の電話対応をアウトソースすれば、離職理由となっている業務過多、また、内部告発のリスクも軽減されます。また、訪問診療をされているケースでは、携帯電話への転送で運転中、診療中で電話受けられず、患者さんご家族を不安にさせる時があったり、事務所でスタッフが対応している場合でも、対応後、都度担当者へ連絡等、目の前の仕事に集中できず負担となります。電話代行を利用すれば、こんな煩雑な現場環境を改善出来ます。

電話問合せは、プロのオペレーターにお任せ頂き、対面の患者様やご家族へ集中していただくことで全体の対応品質向上にもつながります。

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

CUBEは、多くの病院・クリニック様にお選びいただいています。安心してお任せ下さい

企業間のお電話だけでなく、ご年配者からのお問い合わせが多い鍼灸治療院や、個人の方からのご相談を受ける弁護士事務所のお電話等をCUBEスタッフは日々受けています。経験豊富なスタッフが貴院のスタッフとして患者様に寄り添った電話対応を行います。

スケジュールに合わせて予約受付も行います

予約管理表等をご共有いただきましたら、ご予約やキャンセル等にも対応いたします。当日の急なキャンセルは、データ更新だけでなくE-mailやLINEでもご報告させていただきます。その他、緊急を要するお電話には、医師の携帯電話へ内線感覚でご連絡することも可能です。

CUBEの問い合わせには実際にクライアント様の対応をさせていただくスタッフが対応しています。ぜひお電話いただき、CUBEの応対品質をお確かめください。また、全社員が直接雇用の常勤社員がオペレーターとして勤務しています。電話対応時のマナーだけでなく、傾聴、共感はじめとした新人研修、二年目研修等1,026時間以上のOFFJT、OJTによりスキルを磨いています。病院だけでなく、ご年配者の方が多い鍼灸治療院、離婚相談や事故相談等悩みの深い弁護士事務所の対応など幅広い経験を積んでいます。また、顧客の大切な情報を守る為のPマークも取得済みです。

※オプションとして電話番号の貸し出し（レンタル）も行っております。

導入事例

電話は患者様との大切な接点ですし、その応対で安心感を与えたいと思っているのですが、なかなか難しく、電話での話し方や電話応対の教育も難しいなと悩んでいました。また当時、患者様からの苦情もあったので何とかしたいと思って、まずは派遣でスタッフを探し始めたんです。

派遣でスタッフを探し始めた当初は、電話代行というサービスがあること自体知らなかったんですが、インターネットで検索していて知りました。調べていく内に次第に派遣よりも自分の求めているものに近いと感じ始めました。その中で気になったのがCUBEさんで、すぐに電話をかけて問い合わせました。

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