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個人事業主・起業家・開業者の電話代行活用事例

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個人事業主・起業家・開業者の方は、こんな悩みから電話代行サービスを導入されています

・売上に繋がるチャンスは、1件でも取りこぼしたくない!
・あれもこれも、やることはたくさんあって、時間が足りない!
・顧客を不安にさせたくない!
と思いながらも…
・営業やその他の業務で全ての電話を取ることができない。
・問い合わせよりも営業電話の方が多くて、時間を取られる。
・仲の良い顧客への対応が遅れる。
・人を雇うのはコストとリスクと負担が…。
こんなお悩みを解消するための電話代行サービス選びのポイントについてお伝えします。

電話代行サービスを利用される
個人事業主・起業家・開業者の特徴

電話を取れない時がある
もしかしたら、問い合わせを
逃しているかも?

個人事業主や起業家、開業者は、営業や打ち合わせで外出し、事務所が不在になることも多々。数少ない顧客からの電話を受けるために、事務所電話をご自身の携帯電話へ転送されている方も多いです。しかし、結局は電話を取れずに、着信番号へ折り返すということも。立ち上げ時には、新規の問い合わせが少なく、折り返しても営業電話であったり、懇意な顧客からであったりと、トラブルになることが少ないので、電話対応を軽視しがちかもしれません。しかし、その少ない電話の中に新規の問い合わせがあります。5件に1件かもしれませんし、10件に1件かもしれません。仮に30件の電話があるとすると、営業の電話が25件、5件は顧客や取引先からの電話で、その内1件が見込み客かもしれません。

そんな中、新規見込み客がHPを見て「この商品の詳細が知りたい」とお問い合わせをされた際、貴社の代表電話から留守電や圏外のアナウンスが流れたら、顧客はどう思うでしょうか?類似商品を扱う競合他社へ問い合わせる可能性はかなり高いです。そうなれば、大事な成約を1件落としてしまいます。また、既存顧客は担当者へ直接電話することが多いですが、担当者が移動中や打ち合わせ中で繋がらない場合、事務所へ電話します。そこでも電話が繋がらず、誰にも連絡が取れない場合はどう感じるでしょうか。顧客にとって緊急性の高い用件であれば、尚さら危険です。貴社の顧客満足度や信頼度を落としてしまいます。
個人事業主、起業家、開業者にとって、1人の顧客、1件の契約は相当重要でしょう。だからこそ、新規見込み客や既存顧客へのフォローアップ体制を整えることは、これからの企業継続、成長へと繋がります。

電話対応で業務の手が止まって
集中できない

起業したばかりの会社では、収入が安定するだけの案件を確保することも難しく、クライアントとの信頼関係の構築や新規の集客、事務作業等、業務は多岐に及び経営者は手が一杯です。集中して業務を円滑に進めたくても電話の対応で業務の手を止める必要があり、集中が途切れてしまう方も少なくはありません。しかし、集中したい時間だけ留守電にするという対応をしてしまえば、新規客を逃し、既存顧客の信頼を失うことも。
起業・開業したばかりで事務員を採用するというのも、コスト・時間・手間・リスクの点を考えても難しいでしょう。電話代行サービスへ電話対応を委託することで、新規採用のコストカットに加え、安心して営業活動へ向かうことや、集中できる事務所環境が整います。

個人事業主・起業家が
電話代行サービスを選ぶ際の注意点

電話代行サービスに依頼する場合、当たり前ですが費用が発生します。個人事業主や起業家、開業者の場合は、特に予算が厳しい場合も多いですから、できる限り費用を安く抑えたい、というのは当たり前です。電話代行の費用も、「社名」「名前」「連絡先」だけ聞いてくれたら良いから、安い電話代行サービスで十分だろうと思われがちです。
しかし、電話代行会社選びに失敗すると、こんなトラブルに繋がります。
・コールセンターのような淡々とした対応で、クレームに繋がった。
・何を聞いても「担当者から折り返し」しか言わないから見込み客を失った。
・取引先なのに営業として対応していた。
・いつ電話しても話し中になる。
等、「簡単な対応だけなのに、なぜトラブルが?」と不思議がられますが、電話代行会社のクライアントは様々です。弁護士事務所をはじめとした士業の方や、個人事業主様もたくさんいらっしゃいます。一般ユーザー向けの商品を扱っていらっしゃる場合もあれば、BtoBビジネスの方もいらっしゃいます。離婚相談で電話を受けた後に、クレームの電話を受けることもあります。様々なクライアント様の電話対応をする為には、受電スタッフの十分な研修や、日々のモチベーション管理が必要になります。
また、格安電話代行業者の場合は、アルバイトやパート、もしくは在宅ワーカーを雇用している場合が多いですが、それでも淡々と数をこなさないと赤字になります。弁護士事務所の電話もBtoB企業の電話も「早く終わらせたい」と思うのが普通の心情ではないでしょうか。
最近では、既存顧客は、担当者の携帯電話へ直接電話をします。事務所への電話は減少していますが、顧客から電話があれば、新規や既存顧客のトラブルの確率が高く重要度は増しています。顧客にとっては、電話対応の印象=貴社がいざという時にどういう対応をするのかという印象になると考えられます。
また、個人情報や機密情報の保持は、年々厳しくなっています。顧客の情報を守るのは信頼関係構築において重要です。安くても、情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークやISMSを取得している電話代行会社が望ましいでしょう。

個人事業主・起業家・開業者が電話代行を導入するメリット

  • 営業電話を省けて大切な電話だけに対応できる!
  • 不在でも商談中でも新規顧客からの電話を取り逃さない!
  • 新規顧客や既存顧客から安心してもらえる!
  • 余裕を持った採用が出来る!
  • 競合優位性が得られる!

» 個人事業主が電話代行サービスを利用する理由とは?

売上を増やす!そのために

商品やサービスが良く熱意もあるのが、個人事業主、起業家、開業者です。販促をじっくり考えて、新規顧客からの問合せを取りこぼすことなく対応し、購入した方へのフォローも全部出来れば、多くの方は売上を上げることが出来ます。でも、実際には、少し顧客が増えると時間が足りなくなります。すぐには人も雇えないでしょう。そして、知らず知らずのうちに顧客への対応品質が低下し、売上が停滞します。
電話代行サービスを利用すれば、既存顧客への営業中に別の顧客からの問合せがあっても、取りこぼすことはありません。営業電話も省いてくれるので無駄な時間を取られることもなくなります。さらに、長時間の打ち合わせ中でも、携帯の圏外に居ても、大手企業と同じように、顧客からいつでも連絡が取れる安心の会社になります。さらに、応答後転送サービス付きの電話代行サービスなら、時間がある時には、直接自分で対応し成約率を上げることも出来ます。万が一のクレーム時にも、教育されたオペレーターがあなたの社員として、怒っている、困っている、焦っている顧客を大切に対応してくれます。
電話代行サービスを利用することで、時間、人手、顧客からの信頼を得られる体制を手に入れることが出来ます。

仕事とプライベートの切り分け

個人事業主、起業・開業時の場合、携帯番号を名刺やHPへ記載するか、03、06番号など固定電話を取得してもスマートフォンへ転送となるのではないでしょうか。これでは、365日24時間休み無となってしまいます。電話の件数が少なくても、電話があれば対応しなければという気持ちが、負担になることも。体調を崩した時ですら、気も休まりません。
電話代行サービス、中でも応答後転送付のサービスを利用すれば、自身が対応出来るときは、内線感覚で取引先からの電話をスマートフォンへつないでもらい、対応出来ない時は、自社の社員としてオペレーターが伝言を承ってメールやLINEで報告が届きます。
通院、子供の保育所への送り迎えの時間、ちょっとしたプライベートにアクシデントがあったとしても、電話代行サービスを利用することで、顧客を不安にさせることも、顧客を取り逃がすこともなく、自身も安心してプライベートの時間を確保できます。

03、06、050番号取得も

最近では、クラウドPBXで固定電話番号を取得出来ますが、バーチャルオフィスを利用している場合や、自宅にクラウドPBXの端末を設置出来ない場合には、固定電話番号を取得できないケースもあります。そのような場合は、発信はスマートフォンでするから、受信だけ固定電話番号が必要なら、電話代行サービスのオプションで03番号や06番号を取得できます。(事務所住所で書留受取、身分証明書の住所で本人限定受け取り郵便受取は必要。)

CUBE電話代行サービスは?

CUBE電話代行サービスでは、全社員が直接雇用の常勤スタッフです。また、電話対応のマナーをはじめ、傾聴や共感等の研修をしっかりと学んでいます。その為、一般的なアルバイト・パート中心の電話代行業者と比べ、仕事への取り組み姿勢、経験を積んだ高いスキルによって好感と信頼を得る電話対応をご提供致します。
ぜひ、一度CUBEへお電話でお問合せ下さい。実際にクライアント様の電話対応をしているスタッフが、お問い合わせの対応もさせていただきます。
また、CUBE電話代行サービスでは、安心してご利用を検討いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1ヵ月以内に「貴社に全くメリットがなかった」「満足できなかった」場合、お振込みいただいた費用(初期登録料・会費※・保証金)を全額ご返金いたします。保証期間内でのご解約の手続きも簡単です。
さらに、内線感覚でお客様の携帯電話へお電話を転送する「応答後転送サービス」もお選びいただけます。もちろん、Pマークも取得済みです。
※オプションサービスをご利用の場合は、オプションサービス料のみご負担いただきます。

個人事業主・起業家の対応事例

            

対応事例1(外出応対+至急メール連絡)

     
お電話ありがとうございます。有限会社○○です。
△株式会社のBです。昨日メールでいただいた見積もりの件でお伺いしたいのですが、Aさんはお手すきですか?
△株式会社のB様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。Aでございますが、申し訳ございませんが只今外出中です。折り返しのお電話とさせていただいてもよろしいでしょうか?
そうですか。Aさんにメールで連絡したのですが、見積もりいただいた日付が間違っているので、早めに修正して連絡してほしいです。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。至急Aに連絡し、見積書の日付を修正後、なるべく早くB様に折り返しご連絡するよう申し伝えます。折り返し先のお電話番号をお伺いできますでしょうか?
お願いします。090-00XX-00XXです。
090-00XX-00XXでございますね。この後私からすぐにAに連絡をいたします。この度はお手数をおかけしまして、申し訳ございませんでした。
いえ。それではご連絡よろしくお願いします。失礼します。
失礼いたします。

切電後、すぐにご担当者様へ
受電内容をメール連絡いたします

対応事例2 (新規受付+応答後転送)

     
おはようございます。代行サービス○○です。
来週の木曜日の午前中に引っ越し後の部屋の清掃をお願いしたいのですが。
ありがとうございます。来週30日木曜日の午前中に引っ越し後のお部屋の清掃ご予約でございますね。弊社サービスのご利用は初めてでいらっしゃいますか?
はい。初めてなので、どういうサービスかも含めてお伺いしたいです。
かしこまりました。では、詳しい担当の者と電話を代わりますので差し支えなければ、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?
Aです。
A様でいらっしゃいますね。ありがとうございます。それでは担当の者に代わります。お電話このままで、少々お待ち下さいませ。
はい、Bです。
お疲れ様です。CUBEのCです。只今、新規のお客様でお名前はA様という方より、来週30日の木曜日の午前中に引っ越し後のお部屋の清掃のご予約をしたいとお電話が入っております。また、併せてどういったサービスなのか、詳細を確認したいと仰っています。お繋ぎしてもよろしいでしょうか。
わかりました。お願いします。
〜転送〜

転送後はお客様とご担当者様で
直接お話しいただけます

個人事業主・起業家・開業者の方へ
おすすめのプラン

起業したばかりで
1~2人の少人数の企業には

シンプルプラン

●貴社の事務員として貴社名で社名・氏名・連絡先・簡単なご用件をお伺いします。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせたご対応をします。
●月コール数が少ない方におすすめのお手軽なプランです。

業務が手一杯で、
簡単な内容等の聞き取りや
1次受付が必要な事務所様には

スタンダードプラン

●1次受付や内容の聞き取り等、簡易的なQ&Aの対応が可能。
●用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●事営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。

※内線感覚で転送する「応答後転送サービス」は全プラン基本料金内でご利用いただけます。
※転送通話料は別途実費

個人事業主・起業家に
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由

緊急時にはメール連絡ではなく、応答後転送をするなど臨機応変な対応を行います

事前に外出対応でメール連絡のご指示をいただいている場合でも、大事なクライアント様が緊急の内容だと仰った場合や、CUBEスタッフが緊急だと判断した場合は、内線感覚で担当者様の携帯電話に転送コールする等の臨機応変な対応を行っています。

スケジュールに合わせて貴社の事務秘書としてスケジュールのご案内をいたします

事前にご指示いただければ、10時~13時は外出対応、13時~17時は内線感覚の転送、17時以降は明日以降の折り返し等、スケジュールに合わせたご案内ができます。

  よくあるご質問  

営業マンが複数人います。それぞれに伝言を連絡してほしいのですが?
事前に連絡先を登録いただくことで、用件別に振り分けて報告いたします。携帯電話へのご連絡やE-mailへのご連絡はもちろん、内線感覚で転送する応答後転送サービスをご利用の場合も、各営業マンにお繋ぎいたします。
※シンプルプランは、1人550円/月で連絡先の追加登録が必要です(最大5名まで)。
スタンダードプランでは、10名まで基本料金内で連絡先登録が可能です。11~20名までは、1,100円/月で追加登録していただけます。
電話番号も用意してもらえますか?
貴社専用の電話番号をご用意できます。電話番号は、03-/06-/050-から始まる貴社専用の電話番号またはフリーダイヤルをご利用いただけます。
※専用電話番号利用3,300円/月、保証金10,000円~、工事費2,200円(初回及び解約時)、フリーダイヤル利用5,500円/月+通話料実費、保証料30,000円~、工事費4,400円(初回及び解約時)が必要です。解約後の電話番号の譲渡は不可。
受電終了後にどのくらいの時間で報告が届くの?
電話のボリュームにもよりますが、概ね5分ほどでメールにてご報告しています。お客様との通話時間が長く、報告メール作成に時間を要する場合でも遅くても10分程度でご報告しています。通話時間が数十分以上となる場合で、緊急でないと判断した場合は10分以上お時間を要する場合もございます。内線感覚でタイムラグなしでお電話をかけてこられた方と直接お話していただくこともできます。
クレームの対応もしてもらえますか?
クレーム1次対応窓口として状況等をお伺いします。万が一のクレーム時も、ご安心下さいませ。
自分や営業担当が事務所にいる時は、自社で電話を受けたいのですが?
各種電話会社様の転送サービスで簡単に切り替えができます。
お客様の用途に合わせて、事務所の電話に誰も出られなかった時に転送や、無条件で電話がなったら転送等、転送方法をご自分で選択してお使いいただけます。

電話代行業種別活用事例

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