秘書品質の電話対応をリーズナブルにご提供
『社労士向け電話代行サービス - CUBE電話代行サービス』

社労士事務所には、顧問先の企業や年金等の相談をしたい個人、労働局や福祉指導課など多岐にわたる電話が入ります。
電話対応の良し悪しが事務所の信頼や案件の受任率・継続率に影響することはわかっているものの、手間もコストもかけられないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。

多く聞かれるお困り事は次のようなケースです。

これらの問題を解決できるのが電話代行サービスです。
以下のような社労士事務所は、導入によって多くのメリットを得ることができます。

＜電話代行サービスが適している社労士事務所＞

少人数事務所はもちろん、中規模・大規模事務所にとっても電話代行サービスのメリットは多数あります。一つずつ見ていきましょう。

「電話がつながらない」ということがなくなり顧問先の信頼が向上

事務所にかかってくる電話を全てオペレータに任せることができるため、「電話がつながらない」ということがなくなります。

顧問先の場合、直接、社労士先生の携帯電話にかけるケースも多くありますが、移動中などで出られなかったとしても事務所の電話は常につながるため安心感を与えることができます。とくに、今まで留守電やコール鳴りっぱなしになっていた少人数事務所にとっては、いつでも連絡を取りやすい事務所として信頼性が高まることが期待できます。

新規の問い合わせを取りこぼさず受け付けて受任率向上

新規案件の多くは、一本の電話からつながります。せっかく電話をかけてもらえても「留守電になる」「何コール鳴らしてもつながらない」という状態では、案件を逃してしまう可能性が高まってしまいます。

電話代行サービスを導入すれば、常にオペレータによる有人対応が可能です。新規の問い合わせを逃すことなく対応できるようになり、受任率向上につながります。

電話番の人件費を削減

電話窓口体制がしっかりできている事務所でありたいものの、電話番の人件費をかけられないという声は多く聞かれます。また、「事務員退職による電話番不在をすぐに埋めたい」「事務員が電話対応に追われて業務過多になりがちだが増員は難しい」といったお悩みも多く挙がります。

電話代行サービスを活用すればプロのオペレータをすぐに利用でき、電話番を雇う必要がなくなります。費用面においても、事務員を採用するより圧倒的にコストを下げることが可能です。

コスト削減や生産性向上につなげている活用例を紹介しましょう。

必要な電話のみ対応できるようになり業務効率アップ

自分が直接対応しなくても、内容の報告を受ければ済む電話もあるでしょう。電話代行サービスを利用すれば、相手先・用件を聞き取って終話まで対応後、メールやチャットツールなどで即座に報告してくれます。電話対応に割かれていた時間をコア業務に充てられるようになり、業務効率アップにつながります。

また、不要な営業電話はオペレータの一次対応でシャットアウトできるため、業務を中断されることがなくなります。

電話代行サービスの導入に際して、次のような不安があって躊躇しているという方もいるのではないでしょうか。

実際にCUBE電話代行サービスにお問い合わせいただく社労士事務所様からも、こうした相談を受けることが多くなっています。

初めて電話代行を利用するという方や他社からの移行を検討中の方は、失敗を避ける上で次のチェックポイントを押さえておくことをおすすめします。

1.オペレータの対応品質はしっかりしているか

案件を相談・依頼したい企業や個人にとって、電話の印象は大変重要です。専門用語を含めた正確な聞き取りにくわえ、顔が見えない相手に好印象と安心感を与えるコミュニケーション力も求められます。対応品質を見極める上では、次のようなことを確認しておくとよいでしょう。

●社労士事務所の実績・経験を豊富に持っているか
●秘書検定や電話応対技能検定などの有資格者が対応しているか
●オペレータの教育体制が構築されているか

検討中の電話代行サービスに電話をかけてみて、実際の対応品質をチェックするのも良い方法です。

2.応答後転送やスケジュール対応など柔軟な対応ができるか

現在は多様な電話代行サービスが提供されており、用件を聞き取りチャット等で受電内容を報告するだけのサービスもあります。しかし、社労士事務所には迅速な対応が求められる緊急性の高い電話が入ることが少なくないため、すぐに取り次いでほしいというケースもあるでしょう。

内線電話のように取り次ぐ応答後転送や、その日のスケジュールに合わせた応答が可能なサービスであれば相手先に安心感を与えられると同時に業務効率化も図れ、事務所の成長を後押しします。

3.Pマーク取得などのセキュリティ対策がとられているか

社労士事務所は個人情報を取り扱うため、情報漏洩などのセキュリティ対策は必ずチェックしておきたいポイントです。個人情報保護の管理体制評価において信頼性の高いPマーク（プライバシーマーク）を取得している事業者であるかなど、客観的な証明を確認しておきましょう。

4.事務所の規模やコール数に合わせたプランがあるか

とくに少人数事務所や独立間もない事務所では、まだまだ電話本数が少なく、コストが無駄にならないか心配される方もいます。この場合は、自事務所の月間コール数に応じて選べるプランがあるサービスを選ぶと失敗がありません。

また、多くの電話代行サービスは、初期費用・基本料金（月額）・オプションの料金体系となっています。基本料金内で提供される内容は各社で大きく異なるため、しっかり内容を確認した上で料金比較することをおすすめします。オプション追加が必要になって、想定外にコストがかさむことがないよう留意しましょう。

①社労士事務所の実績・経験が豊富

CUBE電話代行サービスは20年以上にわたって社労士事務所の電話代行を行っており、導入10年以上の事務所もあります。司法書士事務所や行政書士事務所、税理士事務所など、仕業における実績は全国879事務所（2024年7月時点）です。

行政書士や税理士事務所を併設している場合でも専門用語を聞き取り、適切に対応することができます。

②有資格者のオペレータによる好印象と安心感を与える電話対応力

CUBE電話代行サービスのオペレータは、ビジネス対応力の証である「秘書検定」と電話応対のコミュニケーション力を証明する「電話応対技能検定」の2つを取得しています。企業や一般の個人からの問い合わせなど、相手先やあらゆるシーンに対応できるスキルを保有しているため、安心してお任せいただけます。

また、CUBE電話代行サービスは、温もり感のある電話対応を大事にしています。不安を抱えている相談者や気持ちが高ぶっている方にも心のこもった対応で寄り添い、貴事務所の信頼が高まるように努めています。

③オフィスにいる秘書のように柔軟で臨機応変な電話対応が可能

CUBE電話代行サービスは、3つの電話対応を自在に切り替えることができます。

●応答後転送：オペレータが相手先・用件を確認した上で内線電話のように取り次ぎ
●外出対応：オペレータが終話まで対応後、即座にメール・チャット等で受電内容を報告
●スケジュール対応：その日のスケジュールに合わせて応答後転送・外出対応を切り替え

＜活用例＞
・〇時まで外出対応、〇時以降は応答後転送
・特定の相手先のみ応答後転送
・折り返し時間を伝言
・特定の相手先に伝言

まるでオフィスにいる秘書のように柔軟な対応で、貴事務所の成長をサポートします。

④受電報告はメールや各種チャットなど利用中のツールで

外出対応の場合は、終話まで対応した後に受電内容をメールやLINE、各種チャットツールなど、いつもお使いのツールで報告します。テキストとして残るため、対応漏れを防ぐことができます。

⑤Pマーク取得済み。自社センター内で受電対応する安心

Pマークは、個人情報の取り扱いに関して適切な管理体制が整備されている事業者に付与される制度です。CUBE電話代行サービスはPマーク取得済みです。オペレータは全員正社員で、自社センター内で受電業務にあたっています。目が行き届く管理体制となっているほか、定期的に研修を実施して知識・意識を向上し、人的リスクも低減しています。

⑥業界トップレベルの受電応答率98％以上

常時、受電応答率98％以上を維持できる体制を整えています。緊急の電話がつながらず顧問先に迷惑をかけたり、新規案件を取りこぼしたりといった事態を防ぐことができます。

⑦充実のサービス内容がオールインワンで10,000円～

社労士事務所向けのプランは、応答後転送・外出対応・スケジュール対応と各種ツールでの受電報告がオールインワンで1万5,000円からご利用いただけます。事務員を雇うより圧倒的なコストパフォーマンスで、きめ細やかな電話対応力を活用できます。

CUBE電話代行サービスでは、皆様に安心してご利用いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1か月以内に「メリットがなかった」「満足できなかった」という場合は、お支払いいただいた費用（初期登録料・会費・保証金）を全額ご返金いたします。ご解約手続きもシンプルで、所定の用紙にご記入後、FAXにて送信いただくだけで解約できます。

CUBE電話代行サービスは皆様の安心と満足を第一に考え、自信を持ってサービスを提供しております。保証制度を導入して以来、サービス継続率は98.8%です。電話代行サービスに不安があるという方も、まずはお気軽にお試しください。

※各プラン基本コール数内、基本サービスの範囲での適用となります。コールオーバー、平均通話時間1分30秒を超える応対業務、その他オプションは実費をご負担いただきます。
※オプションの専用電話番号、フリーダイヤルのレンタルをご利用の場合は、犯罪収益移転防止法を考慮しサービス保証制度はご利用いただけません。

※オプションとして電話番号の貸し出し（レンタル）も行っております。

  よくあるご質問  

CUBE電話代行サービスでは、ご希望の対応をオーダーメイドでご利用いただけます。聞き取り項目数、貴社サイトフォームへのご報告、想定されるお問い合わせ内容等をお聞かせいただければお見積りいたします。お気軽にご相談ください。