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中小企業の電話代行活用事例

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電話代行サービスをご検討中の
中小企業経営者の皆様
こんなご経験はありませんか?

・事務所電話を携帯に転送。移動中や打ち合わせ中は電話を受けられない。
・電話番のために、誰かが出社しないといけない。
・電話対応の負担が、一部社員に偏ってしまっている。
・事業の成長に合わせてオフィスを移転。その度に工事費を負担することに。

一方で、電話代行サービスに
対する不安も…

・自社サービスや商品名を間違いなく聞き取れる?
・顧客がいつ電話しても、折り返し電話するという対応しかできないの?
こんなお悩みを解消するための電話代行サービス選びのポイントについてお伝えします。

電話代行サービスを利用すべき
中小企業の特徴

問い合わせ電話を取りこぼして
機会損失が出ているかも?

社員全員が外出してしまい、営業時間内でも事務所を不在にしなければいけないことも。そんな時は、営業時間内のため留守電にもできず、代表電話を携帯電話へ転送している中小企業も多いです。でも、営業等で外出している場合、移動中の電車内、ましてや打ち合わせ中であれば、電話を受けることができません。
結局、既存顧客や見込み客からの電話を取りこぼしてしまい、機会損失となってしまうケースもあるのではないでしょうか。さらに、既存顧客は担当者の携帯電話へ直接電話することが多いですが、担当者が移動や打ち合わせ中で繋がらない場合、顧客が急ぎで連絡を取りたければ事務所へ電話します。それでも電話が繋がらなければ、貴社への信頼を失います。
新規見込み客や既存顧客へのフォローアップ体制を整えることは売上を伸ばしていくためにも大切な要素ではないでしょうか。

特定の社員に電話対応が集中し、
不満が出ている

外回りが多い営業職よりも、事務職に電話対応が集中してしまう事例が多いです。社内にいるとはいえ、自身の業務もある中、電話応対で業務を一時中断し、時間と集中力を削がれるのは負担です。今後益々人手不足が見込まれる中、自身の仕事に集中できなければ、残業も増えるので不満も溜まり、最悪の場合退職へと繋がります。営業職、事務職等の職種に関係なく、各自が職務に集中できる環境を整えるのも、良い人材を確保する大切な要素ではないでしょうか。

代表電話対応のために
リモートワークに移行できない

スマートフォンの普及に伴って、『リモートワークに移行したことでオフィススペースを縮小でき、コストカットに成功した。』という事例も多くなっています。その一方で、『代表電話の電話応対のために出勤の必要があり、リモートワークに移行できない』という中小企業も多いのではないでしょうか。
代表電話を当番制で担当者へ転送するという方法をとることで、リモートワークに移行することも可能ですが、それでは、「家に子どもや介護の必要な家族がいるので、電話に出られない」といったそれぞれの家庭の事情や、「会議や打合せがある日は、結局別の誰かに電話番を代わってもらわなければならない」ということから、特定の社員に電話対応が集中してしまうことになり、不満が出ることにも繋がっています。

事業の成長に合わせてオフィスを移転
その度に工事費を負担

様々なレンタルオフィスが増えてきたことや、リモートワークにより、本社や支社を、事業状況の変化や従業員数の増減に合わせて柔軟に移転し、オフィスを最適化することにより、固定費の削減や業務効率の改善に取り組む企業が増えています。その際にネックになるのが電話番号や電話番です。回線を引き込めば、工事費も発生しますし、そこに対応する社員を配置する必要が出てきます。同じレンタルオフィス内でも、部屋を移動する度に工事費を負担しなければいけません。また、移転先によっては電話番号が変わってしまうこともあります。電話番号が変われば、名刺やHP、印刷物など、全てを変更する手間も増えるでしょう。
電話代行会社の中には、電話番号も代行会社で用意してくれるサービスがあります。さらに、内線感覚で各担当者の携帯に繋ぐサービスがあれば、自宅にいても、ラウンジスペースや、社員ごとに異なるレンタルオフィスを利用していても、それぞれの携帯電話に内線感覚で取り次いでもらうことができます。

電話代行サービスを使うことでの
トラブルが不安で導入に踏み切れない

電話代行サービスのメリットもわかるけど、電話代行サービスの利用によって起こるトラブルが心配で導入に踏み切れない、という経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルは、
・急ぎやクレームで電話されているのに、淡白な対応でクレームになった。
・いつも「担当者は外出中です。」しか言ってくれないので、クレームになった。
・自社商品名の聞き取りができず、クレームになった。
等です。これらは一部ですが、せっかく顧客への対応や、自社の業務効率改善のために電話代行サービスを利用しても、顧客を逃がしては意味がありません。
こういったトラブルを回避するには、実際に、電話代行会社へ電話で問い合わせをして、スタッフの雰囲気を確認することはもちろん、無料モニターや返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。
また、個人情報保護が益々厳しくなっていますから情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークを取得している電話代行会社を選びましょう。

CUBE電話代行サービスを
利用すると?

CUBEの問い合わせには、実際にクライアント様の対応をさせていただくスタッフが対応しています。ぜひお電話いただき、CUBEの応対品質をお確かめ下さい。
また、CUBE電話代行サービスでは、安心してご利用を検討いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1カ月以内に「貴社に全くメリットがなかった」「満足できなかった」場合、お振込みいただいた費用(初期登録料・会費※・保証金)を全額ご返金いたします。保証期間内でのご解約の手続きも簡単です。CUBE電話代行サービスではたっぷり1カ月間お試しいただけるので、貴社にとってメリットがあるサービスなのかをしっかりと見極めていただけます!もちろん、大切な貴社や貴社クライアントの情報をしっかりと守る為のPマークも取得済みです。
※電話番号レンタルは、犯罪収益移転防止法の観点からサービス保証制度対象外となります。またオプションサービスは適用外となります。

実際の対応事例

            

対応事例1
(スケジュールに合わせた外出対応)

     
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
HPを拝見したのですが、△という商品について詳しくお聞きしたいのですが。
お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。△の詳細でございますね。差し支えなければ御社名とお名前をお伺いできますでしょうか?
○○商事のAと申します。
○○商事のA様でいらっしゃいますね。ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、△の商品担当の者が17時まで外出しております。17時以降の折り返しのお電話となりますが、お急ぎでしょうか?
急ぎではないですが、今日は17時30分から外出予定なのでそれまでに電話がほしいです。
かしこりました。17時30分までに折り返すよう、担当の者に申し伝えます。折り返し先のお電話番号をお願いいたします。
はい。03-00XX-00XXです。
復唱いたします。03-00XX-00XXでございますね。
はい。それではお願いします。失礼します。
失礼いたします。

切電後、すぐにご担当者様へ
受電内容をメール連絡いたします

対応事例2
(内線感覚で応答後転送後、外出対応)

     
ありがとうございます。○○サービス株式会社です。
HPを見てお電話しました。株式会社◆◆のAと申します。
株式会社◆◆のA様でございますね。お問い合わせいただきありがとうございます。
弊社は製造の仕事をしていて、御社の法人サービスを利用したいのですが可能ですか?
かしこまりました。担当に変わりますので、お電話このままで少々お待ち下さいませ。
はい。Bです。
お疲れ様です。CUBEのCです。只今、HPを拝見された株式会社◆◆のA様より、製造業ですが御社の法人サービスを利用できますか?と新規のお問い合わせが入っております。お繋ぎしてもよろしいでしょうか?
今から11時まで会議なので、メールでご連絡下さい。
〜転送解除〜
A様、大変お待たせしております。申し訳ございませんが、担当の者が会議中でございました。会議が11時までですので、終わり次第、担当から折り返しお電話させていただいてもよろしいでしょうか?
わかりました。お願いします。
ありがとうございます。折り返しのお電話番号をお伺いいたします。
はい。今かけている携帯の番号にお願いします。
かしこりました。只今着信いただいている090-00XX-00XXの番号でございますね。
はい。よろしくお願いします。
こちらこそ宜しくお願いいたします。失礼いたします。

切電後、すぐにご担当者様へ
受電内容をメール連絡いたします

中小企業様へ
おすすめのプラン

起業したばかりで
1~2人の少人数の企業には

シンプルプラン

●貴社の事務員として貴社名で社名・氏名・連絡先・簡単なご用件をお伺いします。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせたご対応をします。
●月コール数が少ない方におすすめのお手軽なプランです。

社長と従業員3名の
少数精鋭の企業様には

シンプルプラン

連絡先追加2名・LINE報告

●1人500円/月の連絡先追加で、用件別(新規はA様等)で報告連絡先の振り分けが可能。
●メール連絡と併せてLINEにも報告メッセージを入れるので社内での情報共有が楽。
●メールとLINE報告の使い分けで特定のクライアントからの報告を社長個人のみにお送りすることもできます。

社長と従業員7名の
中小企業様には

スタンダードプラン

Chatwork報告

●1,500文字までのQ&Aの対応が可能。
●10カ所まで用件別の振り分けや、各担当者宛の電話を各自の携帯へ内線感覚で取次できます。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。

レンタルオフィスに転居し
代表電話として03番号が必要
従業員8名の中小企業様には

スタンダードプラン

専用電話番号

●03-0000-0000番の電話番号をご用意します。
●1,500文字までのQ&Aの対応が可能。
●10カ所まで用件別の振り分けや、各担当者宛の電話を各自の携帯へ内線感覚で取次できます。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。

※内線感覚で転送する「応答後転送サービス」は全プラン基本料金内でご利用いただけます。
※転送通話料は別途実費

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

緊急時にはメール連絡ではなく、転送コールをするなど臨機応変な対応を行います

事前に外出対応でメール連絡のご指示をいただいている場合でも、クライアント様が緊急の内容だとおっしゃった場合やCUBEスタッフが緊急だと判断した場合は、内線感覚で担当者様の携帯電話に転送コールする等の対応を行っています。

スケジュールに合わせて貴社の秘書としてスケジュールのご案内をいたします

事前にご指示いただければ、10時~13時は外出対応、13時~17時は内線感覚の転送、17時以降は明日以降の折り返し等スケジュールに合わせたご案内ができます。

  よくあるご質問  

新規問い合わせはAさんへ、など用件によって、報告先を変えてもらえますか?
事前に連絡先を登録いただくことで、用件別に振り分けて報告いたします。Aさんにはメール報告、Bさんには内線感覚での転送なども対応できます。
※シンプルプランは、1人550円/月で連絡先の追加登録が必要です(最大5名まで)。
スタンダードプランでは、10名まで基本料金内で連絡先登録が可能ですが、それ以降は1人1,100円/月の追加料金が必要です(最大10名まで)。
緊急時には外出対応ではなく、内線感覚で電話転送してほしいのですが?
お客様から緊急の用件だと言われた場合や、CUBEスタッフが緊急の用件だと判断した場合には、事前に伺っている電話番号へ内線感覚で転送させていただきます。
営業時間外に自社名でアナウンスを流してもらうことはできますか?
スタンダードプランは、基本料金内で貴社名アナウンスをお流しいたします。録音機能もご利用いただけるので、お客様からの伝言を確認し、ご都合の良い時間に聞き取りしていただけます。
※シンプルプランは2,200円/月(設定時のみ初期設定手数料3,300円)が必要です。
クレームの対応もしてもらえますか?
クレーム1次対応窓口として状況等をお伺いします。万が一のクレーム時も、ご安心下さいませ。
社内で使用しているSNSツールで受電内容を報告してもらうことはできますか?
普段から使用されている社内のツールにて受電内容を共有していただけます。
※別途オプション料金が必要です。
・LINE:1,000円/月
・Chatwork/Slack/Microsoft Teams:5,000円/月

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