中小企業向け
電話代行サービス

問い合わせ電話を取りこぼして
機会損失が出ているかも？

社員全員が外出してしまい、営業時間内でも事務所を不在にしなければいけないことも。そんな時は、営業時間内のため留守電にもできず、代表電話を携帯電話へ転送している中小企業も多いです。でも、営業等で外出している場合、移動中の電車内、ましてや打ち合わせ中であれば、電話を受けることができません。
結局、既存顧客や見込み客からの電話を取りこぼしてしまい、機会損失となってしまうケースもあるのではないでしょうか。さらに、既存顧客は担当者の携帯電話へ直接電話することが多いですが、担当者が移動や打ち合わせ中で繋がらない場合、顧客が急ぎで連絡を取りたければ事務所へ電話します。それでも電話が繋がらなければ、貴社への信頼を失います。
新規見込み客や既存顧客へのフォローアップ体制を整えることは売上を伸ばしていくためにも大切な要素ではないでしょうか。

特定の社員に電話対応が集中し、
不満が出ている

外回りが多い営業職よりも、事務職に電話対応が集中してしまう事例が多いです。社内にいるとはいえ、自身の業務もある中、電話応対で業務を一時中断し、時間と集中力を削がれるのは負担です。今後益々人手不足が見込まれる中、自身の仕事に集中できなければ、残業も増えるので不満も溜まり、最悪の場合退職へと繋がります。営業職、事務職等の職種に関係なく、各自が職務に集中できる環境を整えるのも、良い人材を確保する大切な要素ではないでしょうか。

代表電話対応のために
リモートワークに移行できない

スマートフォンの普及に伴って、『リモートワークに移行したことでオフィススペースを縮小でき、コストカットに成功した。』という事例も多くなっています。その一方で、『代表電話の電話応対のために出勤の必要があり、リモートワークに移行できない』という中小企業も多いのではないでしょうか。
代表電話を当番制で担当者へ転送するという方法をとることで、リモートワークに移行することも可能ですが、それでは、「家に子どもや介護の必要な家族がいるので、電話に出られない」といったそれぞれの家庭の事情や、「会議や打合せがある日は、結局別の誰かに電話番を代わってもらわなければならない」ということから、特定の社員に電話対応が集中してしまうことになり、不満が出ることにも繋がっています。

事業の成長に合わせてオフィスを移転
その度に工事費を負担

様々なレンタルオフィスが増えてきたことや、リモートワークにより、本社や支社を、事業状況の変化や従業員数の増減に合わせて柔軟に移転し、オフィスを最適化することにより、固定費の削減や業務効率の改善に取り組む企業が増えています。その際にネックになるのが電話番号や電話番です。回線を引き込めば、工事費も発生しますし、そこに対応する社員を配置する必要が出てきます。同じレンタルオフィス内でも、部屋を移動する度に工事費を負担しなければいけません。また、移転先によっては電話番号が変わってしまうこともあります。電話番号が変われば、名刺やHP、印刷物など、全てを変更する手間も増えるでしょう。
電話代行会社の中には、電話番号も代行会社で用意してくれるサービスがあります。さらに、内線感覚で各担当者の携帯に繋ぐサービスがあれば、自宅にいても、ラウンジスペースや、社員ごとに異なるレンタルオフィスを利用していても、それぞれの携帯電話に内線感覚で取り次いでもらうことができます。

トラブルが不安で導入に踏み切れない

電話代行サービスのメリットもわかるけど、電話代行サービスの利用によって起こるトラブルが心配で導入に踏み切れない、という経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルは、
・急ぎやクレームで電話されているのに、淡白な対応でクレームになった。
・いつも「担当者は外出中です。」しか言ってくれないので、クレームになった。
・自社商品名の聞き取りができず、クレームになった。
等です。これらは一部ですが、せっかく顧客への対応や、自社の業務効率改善のために電話代行サービスを利用しても、顧客を逃がしては意味がありません。
こういったトラブルを回避するには、実際に、電話代行会社へ電話で問い合わせをして、スタッフの雰囲気を確認することはもちろん、無料モニターや返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。
また、個人情報保護が益々厳しくなっていますから情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークを取得している電話代行会社を選びましょう。

• 必要な問合せだけを取次・業務に集中できる！
• 新規問合せ既存顧客対応力UP！
• 電話対応業務をアウトソース・業務効率UP
• 離職率につながる環境改善

営業電話や不要な電話は振り分け、顧客や取引先からの必要な問合せにだけ対応出来ます。さらに、応答後転送サービス付電話代行なら、オフィス勤務でもテレワークでも内線感覚で各担当者へ取り次ぎ出来ます。新規顧客、既存顧客への対応力が向上し顧客満足度も向上します。取り次ぎできず伝言を承った際も、各担当者や担当部署へオペレーターが直接報告することで社員同士での伝言連絡が無くなり、各社員は自分の業務に集中出来ます。

業務過多な場合であったり、電話対応が苦手な社員にとっては、大切でも時間が取られる電話対応業務は、離職理由の１つにもなるほどです。電話受付業務をアウトソースすることで現場環境も改善出来ます。

CUBE電話代行サービスが
選ばれる理由

緊急時にはメール連絡ではなく、転送コールをするなど臨機応変な対応を行います

事前に外出対応でメール連絡のご指示をいただいている場合でも、クライアント様が緊急の内容だとおっしゃった場合やCUBEスタッフが緊急だと判断した場合は、内線感覚で担当者様の携帯電話に転送コールする等の対応を行っています。

スケジュールに合わせて貴社の秘書としてスケジュールのご案内をいたします

事前にご指示いただければ、10時～13時は外出対応、13時～17時は内線感覚の転送、17時以降は明日以降の折り返し等スケジュールに合わせたご案内ができます。

※オプションとして電話番号の貸し出し（レンタル）も行っております。

  よくあるご質問