自分の声や話し方が相手にどのように聞こえ、どのような印象を与えているのかこのお仕事をはじめてよく考えるようになりました。
受電した録音などを聞いていると自分自身で思っている声とお電話口での声は若干違うということが分かります。
声が大きすぎて割れていないか、逆に小さすぎて聞こえにくいということはないか、ハキハキとお話出来ているか、話し方は相手の方にとって分かりやすいか、明るさはどうかなど自分なりにチェックし少しずつ改善しながら次の受電に繋げています。
人によって心地よいと感じる声の大きさや明るさ、また話し方やスピードさまざまですが、お電話を頂いた方により満足していただけるよう成長していきたいと思っています。
現在私が心がけていることは、笑声と迅速な理解度・そして正確さです。
お電話を頂いたお客様が、“あ、この人笑顔で話しているな、素敵な声だな”と思っていただけるよう第一声はできるだけ明るく、ワントーン高い声でお電話に出ることを意識しています。
また、お電話を頂いたお客様の社名やお名前・ご用件をお伺いし、そのお電話をクライアント様にお繋ぎする場合、瞬時に状況やご用件を簡単にまとめ取り次がなければなりません。
その際に伝え漏れや間違いがあってはお電話口のお客様とクライアント様の意思疎通がスムーズに運ばなくなるので正確にお電話をお取次ぎできるよう確認を徹底しています。
お電話をお繋ぎしない場合でも、相手のおっしゃられることをよく聞き正しく理解するようにしています。
お話しの途中でご意見やお電話を終えた後のクライアント様の対応が変わる場合があるのでそこも常に注意しています。
やはり何事も常にお客様の立場に立って物事を考え、実行するということが一番大切かと思います。
話す側の立場、聞く側の立場それぞれありますが、お電話というお顔が見えない中での会話ですので普段の会話よりも集中するよう心がけています。
自分がこれでよしと思っていても相手には通じなかったり、別の意味で捉えられてしまったりということがあります。
そのほとんどはこちらの確認不足や曖昧な表現の仕方から起こることかと思いますので、正確な情報をより早くお伝えしていけるよう努めて参りたいと思います。
暑さが大変厳しくなっておりますので、皆様お体にはくれぐれもお気をつけてお過ごしくださいませ。
