弊社では、電話代行業務を遂行するにあたり、
スタッフ一人一人が適切な応対法や、
お客様に好印象を与えられるようなマナーを身に付けるため、
マナーセミナーを受講しております。
電話代行サービスとは、ご契約頂いている会社様宛のお電話でございます。
よってスタッフ一人一人が責任感を持ち、
より一層のサービス向上を目指し、励んでおります。
その為にも、スタッフは外部のマナーセミナーを受講し、
適切な電話応対や接客技術を学んでおります。
今回はそのマナーセミナーで受講した内容及び、
業務において活かしている事を中心に記載させて頂きます。
日常の電話対応の中で、以下のような場面に出くわす場合がございます。
・電話口の周囲の雑音がひどく、聞き取りが出来ない
・電話口の方の声が小さく聞こえにくい
・相手の方の社名の聞き取りが難しい場合
電話代行サービスにおきまして、聞き取りミスはご契約頂いている会社様にも、
勿論お電話をかけて来られたお客様にも、
二重でご迷惑をかけてしまう事になってしまいます。
よって正確な聞き取りが出来ず、再度聞き取りが必要な場合は、
「少々お電話が遠いようですが、もう一度お願い出来ますでしょうか」とお尋ねします。
出来るだけお電話をかけて来られた方に不快感を与えないよう、
「お電話が遠いようですが」といった用語を使用します。
しかし再度お尋ねした際でも、聞き取りが十分に出来ないケースもございます。
何度も繰り返しお尋ねする事も出来ませんが、
ご契約頂いている会社様には正確な情報をお伝えしなければなりません。
そこで弊社ではお客様が非通知でかけて来られない限り、
着信番号の表示が出て参りますので、会社様であればその着信番号を基に
インターネットで検索をかけ、お調べさせて頂きます。
またこのような聞き取りが難しいお客様に関しましては、
次回お電話をかけて来られた際に、スムーズに聞き取りを行う事が出来るよう、
弊社のシステム内にてスタッフ全員で共有し、
出来る限り質の高い電話対応が出来ますよう努めております。
