弊社では、電話代行業務を遂行するにあたり、
スタッフ一人一人が適切な応対法や、
お客様に好印象をお与え出来るようなマナーを身に付けるため、
マナーセミナーを受講しております。
今回はお電話応対に関して、担当者が不在時の対応についてご紹介致します。
担当者が不在の場合は、お電話をかけてこられた方にその旨をお伝えし、
「折り返しご連絡させて頂きましょうか」と折り返しの提案をさせて頂く事が重要です。
お電話受付にて、お客様のご希望に沿えない場合は、
必ず代案をご提案させて頂く事が必要です。
弊社のような電話代行サービスに関しましては、
「外出対応」をさせて頂くケースが多くございます。
弊社でお電話をお取りさせて頂くにあたり、
その場ではすぐに対応させて頂く事が出来ませんので、
お急ぎでいらっしゃる場合には、ご立腹になられるお客様もいらっしゃいます。
しかし弊社ではご契約者様からご指示を頂いている事項に関しましては、
対応させて頂く事が出来ますが、
それ以上の弊社では対応致しかねるご用件に関しましては、
全て折り返し対応とさせて頂く形になります。
お客様の中には「御社の商品の事なのに、何故分からないのですか」や、
「外出されている事が多いようですが、いつになったら連絡がつきますか」といった
お言葉を頂く機会もございます。
もちろんその場合も、電話代行である旨はお伝えせずに
出来るだけお客様にご納得頂けるよう、ご説明させて頂きます。
しかしお客様のご希望にその場でお答えする事が出来ませんので、
そちらが困難な点でございます。
日常の業務で私が心掛けている点と致しまして、
お客様の話し方や、トーンに合わせて対応させて頂きます。
またお急ぎでいらっしゃるお客様の場合は、
聞き取りの出来る程度に早口でお伝えさせて頂いたり、
穏やかな口調のお客様の場合は、
こちらもお客様のスピードに合わせて話すことを心掛けております。
日々の電話代行業務を遂行する中で、
一件一件の電話対応を大切にしながら、
自らのスキルアップに繋げて参りたいと思っております。

株式会社 大阪エルシーセンター　CUBE電話代行サービスグループ
CUBE電話代行サービスでは、実際に電話応対をしているオペレーターが、電話代行サービスの魅力やビジネスに関する情報を発信しています。日頃の電話応対のノウハウや様々な業種の導入事例等、電話応対にお悩みの企業様や、電話代行を検討している方は是非ご覧下さい。