英語での電話対応時によく使用する表現を紹介します。
☑May I have your company’s name, please?（会社名を教えて頂けますか）
☑How do you spell the name?（スペルを教えて頂けますか）
☑Who would you like to speak to?（誰宛のお電話でしょうか）
☑Hold on, please.（少々お待ち下さい）
☑Would you like to leave a message?（ご伝言を承りましょうか）
上記はインターネットで検索すればよく出てくる簡単な表現です。
お電話での対応時には上記5文程で会話が終了することが多々あります。
日本語と同様、誰からのお電話なのか、という基本的なところからお伺い致します。
英語の場合は聞き直してもスペルの違いで全く違う意味になってしまう事があるので、
会社名等はスペルを確認しています。
状況にもよりますが、英語でのお電話の多くは、外出されている顧客様へのご連絡ですので、
上記のみの会話でお電話が終了する事が多いです。
もちろん急に詳しいご用件を話されたり、専門的な用語をお話しされると不安に駆られますが、
要点を押さえ、最後にどのような対応をご希望なのか、
折返しのお電話かメールでのご連絡が必要なのか等を聞き取りできれば完結します。
個人的に意識していることはとにかく「分かりやすい英語を話すこと」です。
お話しするのは電話での会話になりますので、丁寧かつ端的にお話しすることで
お客様をお待たせしたり、不快な気持ちにさせてしまわないよう心がけています。
また、営業のお電話も多く掛かって参りますが、ここで大切なのは「ハッキリと伝えること」です。
海外からの営業の方は「個人情報を教えて欲しい」とかなり強気で、
且つストレートにお話しされます。このようなケースは営業のお電話である可能性が高いので、
はっきりと「NO」というように心がけています。
しかし、お電話口の方はかなり強気で自信たっぷりにお話をされてきますので、
時々負けてしまいそうになることがあります。そんな時も勇気を持って「NO」と言えるよう、
「ハッキリと伝える」ことを意識して対応していきたいと思います。
