電話の一次受付と一言で表しても、具体的にイメージするのは、なかなか難しいかと思います。
今回は、電話の一次受付を代行会社へ依頼ご検討中の方へ、電話代行での電話一次受付がどのようなものか、実際の事例も併せて、ご紹介させて頂きたいと思います。
ぜひ、ご参考にしてくださいませ！
電話代行の一次受付の内容
各電話代行会社のサービスやプラン等によっても、対応の幅は異なるかと思いますが、CUBE電話代行サービスでの基本的な対応としては、まずお客様からのお電話を私どもCUBEスタッフでお受けし、クライアントの各ご担当者様へそのままお電話を転送、もしくは、折り返し対応等にて取り次ぎを行っています。
代表電話は会社の顔であり、対応するスタッフの雰囲気や印象は、そのまま相手に与える会社全体の印象として、影響します。
また、顧客や取引先からお電話があった際に、なかなかお電話が繋がらないことは信頼関係が薄れる原因にもなりうるのです。
お急ぎの方やクレーム等のご意見がある方は、すぐに担当者と直接話が出来なかったとしても、一度用件を誰かに伝えられることで、落ち着いていただける場合もあります。
一次受付は、単なるお電話の取次業務を行うだけではなく、会社全体の業務効率化はもちろん、外部の方との良好な関係を築くための架け橋となる重要な役割を担っているのです。
電話の一次受付を代行するメリット
人件費の削減
電話対応の受付を雇うほどではないが、たまに事務所を空ける際、取引先や顧客からの電話に対応できるように備えておきたい！という方や、電話受付係を配置したが、結局あまり電話がかかってこず、今後どうするのが良いか悩んでいる・・・といった方はいらっしゃいませんか？
そんなときに、いつでも電話対応ができるスタッフがいると安心ですよね。
電話対応のために新たに従業員を雇うとなると、採用から一人前になるまでの時間や教育の労力もかかってしまいますが、CUBE電話代行サービスをご利用いただければ、お申込みから2～3営業日で、プロの電話対応スタッフが貴社のお電話をお受けいたします。
転送機能のみ準備いただければ、手軽に導入できますし、サービス開始日までに対応方法等の擦り合わせも行いますので、ご利用前にご不明点や懸念点等も解消いただけます。
業務の効率化
一次受付で各ご担当者様への取り次ぎをすることで、不要な電話に気を取られることもなく、ご自身の業務に集中して取り組める時間が増え、業務の効率化に繋がります。
更に、日々のご予定をCUBEへメールやお電話にてお知らせいただけますと、打ち合わせや商談等の予定のある時間帯は転送コールをせず、先方へ折り返しが可能なタイミングをCUBEスタッフから予めお伝えすることも可能です。
なお、CUBEからの転送コールに出られなかった場合も、終話後にメールでお電話の内容を都度報告いたしますので、打ち合わせや商談の後、お手すきのタイミングでご対応いただけます。
スケジュールに沿った臨機応変な対応は、現在ご利用いただいているクライアントからも、大変ご好評いただいております。
顧客や取引先からの信頼
CUBEでは、電話対応に慣れたスタッフで対応させていただいており、正しい言葉遣いだけでなく、専門用語のお聞き取り、相手の声のトーンや状況、雰囲気に合わせて臨機応変な対応を常に心がけています。
また、特に重要な取引先様がいらっしゃる場合は、予め重要取引先として【社名、担当者名、連絡先】を登録いただくことが可能でございます。
（シンプルプラン：３件程度、スタンダードプラン：１０件程度）
「普段は連絡先をわざわざ聞かないのに、電話代行に依頼して、毎回電話番号を聞かれてしまうと不自然になるのでは・・・」とご心配の方もいらっしゃるかと思います。
もし、電話番号の聞き取りが不要な場合は、特定の取引先のみお聞き取りを控えることも可能です。
営業電話のシャットアウト
お電話の一次受付をさせていただく中で、人材のご提案、電気代削減、複合機のご案内等の営業電話は多くかかってきます。
電話代行の利用を始めるきっかけはクライアントによって様々ですが、営業電話をシャットアウトしたいという理由で導入される企業も多くいらっしゃいます。
明らかな営業電話であれば、CUBEスタッフで丁重にお断りさせていただき、不要なお電話はお取り次ぎいたしません。
また、営業電話かどうか判断が難しい場合は、勝手な判断はせず、通常通りご対応させていただきます。
このように、単なる電話の取り次ぎだけではなく、不要なお電話をCUBEでシャットアウトすることで、大切な取引先からの必要なお電話のみご対応いただくことが出来るので、営業電話が多くてお困りの方の強い味方となります！
電話代行の一次受付の事例
CUBE電話代行サービスでは、様々な業種の企業様にご利用いただいております。
現在、CUBEで実際に行っている一次受付の対応事例をご紹介いたします。
（※ご契約いただくプランにより、お聞き取り可能な範囲は異なります）
弁護士事務所宛
基本の聞き取り項目として、【お名前・連絡先・ご用件】をお伺いいたします。
ご伝言として承った場合は、転送コールは控え、お聞き取りした内容をメール等でご報告いたします。
また、相談希望の方よりお電話があった際は、相談希望日をお伺いさせていただくことも可能です。
塗装、リフォーム会社宛
建物のリフォームや塗装の見積もり依頼の場合、【お名前・連絡先・見積もり希望箇所等（お伺いした場合）】をご報告させていただきます。
また、ご希望に応じて、お問い合わせいただいたきっかけ（チラシ・HPを見た等）や、ご住所全てや漢字フルネームでのお聞き取りも行っています。
（※ご住所全てやお名前の漢字のお聞き取りは別途オプション料が発生いたします。）
ネットショップ運営会社宛
基本の聞き取り項目として、【(注文時の)お名前・連絡先・ご用件】をお聞き取りさせていただきます。
また、返品や交換をご希望の場合は、併せて理由をお伺いさせていただくことや、事前にご教示いただいた『よくある質問』をもとに、簡単なQ&A対応をさせていただくことも可能です。
なお、ご希望に応じて、注文番号・商品番号等のお聞き取りも可能となります。
（※別途オプション料が発生する場合がございます。）
その他、商品の不具合や商品が届かない等のクレームのお電話が入ることもございますが、CUBEでは先方のお話を丁寧にヒアリングし、必要に応じて謝罪のうえ、ご対応させていただきます。
クレームの一次受付って？
現在、数多くの電話代行会社があり、中にはクレーム対応は一切お受けできません！という電話代行会社もございますが、CUBE電話代行サービスでは、全てのプランで『クレームの一次対応』もさせていただいております。
まずは、相手の話を適切に受け止め、相手の気持ちを汲み取り、丁重に謝罪させていただきます。
また、単なる謝罪だけでなく、「～～ということでございますね。大変申し訳ございません。」等、状況を理解したうえで、相手の方が落ち着くような対応を心掛けております。
最終的な解決はクライアント様にてお願いしておりますので、基本的には折り返し対応か、そのままご担当者様へ転送させていただきますが、話しを聞いてもらえれば満足という方もいらっしゃいますので、最後まで真摯にお話を伺い、終話後にお電話の内容を報告させていただきます。
どのようなクレームも、スムーズな解決のお役に立てるよう、心を込めて対応させていただきますので、電話代行サービスの導入をご検討いただく中で、少しでも参考にしていただければ幸いです。
気になる点やご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ！
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