「電話対応に追われて仕事が進まない…」
「営業の電話が多く、集中できない…」
電話が原因で、このようなお悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
電話は、手っ取り早くコミュニケーションが取れることがメリットです。
ですが、他にもやらないといけない仕事がたくさんあるのに、かかってくる電話に手間を取られると、業務効率が低下してしまいます。
「誰か代わりに電話を取ってくれたらどれだけ楽だろう…」と思っている方！そのお悩み、CUBE電話代行サービスが引き受けます！
今回は、CUBE電話代行サービスの対応方法や、プラン内容などをご説明いたしますので、ぜひ、ご参考いただければと思います。
電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは、貴社にかかってきたお電話をCUBEが貴社の社員として対応し、メールなどでご報告させていただくサービスです。
対応方法といたしまして大きく分けると、≪外出対応≫と≪応答後転送≫の2つになります。
対応方法①外出対応
外出対応とは、かかってきたお電話に、「ただいま〇〇は外出をしております」とお伝えし、≪社名・お名前・連絡先≫などをお伺いし、折返しのご案内をさせていただく対応方法です。
電話対応が終わったあとは、電話の内容をメールなどでご報告させていただきます。
外出対応の他にも、≪席外し対応・リモートワーク対応・打合せ中対応≫など、ご希望に合わせて対応させていただくことが可能です。
対応方法②応答後転送
応答後転送とは、かかってきたお電話を、そのまま内線感覚でご担当者様へお繋ぎさせていただく対応方法です。
転送させていただく際は、「お疲れさまです。CUBEの〇〇でございます。ただいま、〇〇株式会社の〇〇様よりお電話が入っておりますが、お繋ぎしてもよろしいでしょうか。」とお伝えし、お電話をお繋ぎさせていただきます。
もし、後で折返したいなどのご希望があれば、「今、出先なので、折返しますとお伝えください。」などをその場でCUBEにご指示いただければ、CUBEがお客様とのお電話に戻り、折返しの対応をさせていただくことも可能です。
その際は、外出対応と同じように、終話後に電話の内容をメールなどでご報告させていただきます。
お悩み①営業の電話はどうしてる？
営業電話は、電話対応で苦労をすることの1つです。
仕事に集中していたのに、電話がかかってきて、その電話が営業電話だった…仕事に集中できなくなった…こんなことが毎日あると、正直ストレスですよね。
1日に色んな営業電話がかかってくる、又は、同じところから何回もかかってくるなど…そんな営業電話はCUBEでブロックすることが可能です。
CUBEは、営業のお電話に関して、プランによって対応方法が様々です。
シンプルプランの場合
シンプルプランでは、基本的にご契約者様には報告せず、営業電話はコール数に含みません。
外出対応の場合は、そのまま外出対応、応答後転送の場合も、営業と判断した場合は転送せず、外出対応などさせていただいております。
「営業電話も全て報告してほしい」などのご希望があれば、もちろん通常通りの対応も可能です。
スタンダードプランの場合
スタンダードプランでは、営業のお電話も全てご報告させていただき、コール数にも含まれます。
ですが、何回もかかってくることを防ぐために、「お断りするように言われておりますので、今後はご連絡不要です」とCUBEでお断りすることや、「HPのお問合せフォームからご用件をお送りください。必要があれば、こちらからご連絡いたします。」などCUBEで誘導することも可能です。
また営業電話のご報告有無についても、お選び頂くことが出来ます。
ご報告させて頂く場合は、下記のようにお送りいたします。
≪ 営業電話の報告メールの例 ≫
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応対日時： 2022/11/25(金) 13：35
相手先社名： □□株式会社 様
相手先氏名： △△ 女性 様
用件：
採用ご担当者様宛
HPを拝見しました。
求人の件で、新規のご提案をしたいです。
↓
かしこまりました。
また機会があればよろしくお願いします。
CUBE：
【着信番号】090-XXXX-XXXX
『お断りするよう言われておりますので、ご連絡不要です』と対応しました。
以上です。
応対者：〇〇
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このように、断ったことが明確にわかるよう、メールのCUBE欄にCUBEスタッフがお伝えしたことを添えて、報告させていただいております。
～営業電話は、どうやって判断するの？～
お電話があった際、明らかにやりとりをされていない場合や、ご用件をお伺いし「新規のご提案です。」など仰られた場合、営業と判断させていただいております。
様々な営業電話がありますが、例えば「取材の依頼は通常通り報告してほしい」など、営業の種類によって対応方法を変えることも可能です。
CUBEで営業かどうか判断できなかった場合も、通常通りご報告させていただきますが、「こちらは営業なので次回から断ってください」とメール等でご教示いただければ、次回お電話があった際にCUBEでお断りさせていただきます。
お悩み②今日は折返しが出来ない
「今日は予定が詰まっていて、どうしても折返しが出来ない」・「出張が〇日間あるので、出張が終わってから折返したい」などのご要望も、CUBEでは対応が可能です！
CUBEでは、基本的に折返し対応とさせていただいておりますが、メールなどで事前にご予定をご教示いただけましたら、すぐにCUBE内で共有し、お電話があった際にお客様へお伝えさせていただいております。
例えば、「今日は終日外出なので折返しは明日になりますとお伝えください」などCUBEにご教示いただければ、お客様からお電話があった際に、「申し訳ございません。本日〇〇は終日外出をしております。明日にはなりますが折返しお電話させていただいてもよろしいでしょうか。」などお伝えさせていただくことが可能です。
基本対応を応答後転送としている場合も、「9：00～12：00まで外出対応、12：00～18：00まで応答後転送」など、細かい分け方も可能です！
また、「今日は1日外出なので応答後転送は控えてほしいけど、〇〇様からの電話だけ転送してほしい」などといったことも対応可能です。
このように、臨機応変に対応させていただいておりますので、「これは対応可能なの？」と疑問を持たれている方は、いつでもご連絡くださいませ。
お悩み③簡単な伝言をして欲しい！
今日は忙しくて折返しのお電話は出来ない時や、何度か折り返ししているが、入れ違いになってしまっていて、中々連絡がつかないので、簡単な伝言してほしいなどのご要望も承っております。
例えば、お取引先のお客様から「資料は送って頂いていますか」など、お問い合わせのお電話があった際も、お伝えする内容をご指示頂けましたら、「担当から今朝お送りさせて頂きました。到着をお待ちくださいと伝言を預かっております」と対応することが可能でございます。
CUBEの充実したプラン内容
ここまでお読み頂きまして、誠にありがとうございます！
電話代行をご検討頂いている方のご参考になりましたら幸いです。
弊社では出来るだけ柔軟な対応を心がけておりますが、「こういった対応は出来るのかな…？」と疑問やお悩みをお持ちの方も多くいらっしゃると思います。
「具体的にこういった対応は出来るのか？」など、お問合せ頂きましたら、個別にお話をお伺いし、最適なプランをご提案させて頂きますので、お気軽にお問い合わせください。
まず目安として、CUBEにはどんなプランがあるのか、また何が違うのか、お話しさせて頂きますので、ご参考になれば幸いです。
CUBEでは【シンプルプラン・スタンダードプラン・受付代行サービス・WEB受付代行サービス】の４つのプランがございます。
ここからは、特に人気の【シンプルプラン・スタンダードプラン】につきまして、それぞれでどのような対応が可能なのかをご説明させて頂きたいと思います！
シンプルプラン
1人で仕事をしているから、中々お電話対応する時間が取れない方や、起業したばかりであまり経費をかけられないといった方や、コール数は少ないけど、応対品質を求めているといった方におすすめのプランでございます。
シンプルプランは月額10,000円(税抜)で、月コール数50件以内を想定した簡易的な応対プランでございます。
シンプルプランのお聞き取りに関してましては、基本的に、先方の『会社名・お名前・ご連絡先』をお伺いし、外出対応など、ご希望の対応をさせていただきます。
シンプルプランでは、ご用件をこちらから積極的にはお伺いしておりませんが、お話し頂いた内容は全てご報告させて頂いております。
スタンダードプラン
弊社で最も人気で、月額25,000円(税抜)で営業のお電話を含む月のコール数100コール以内を想定したプランでございます。
また、お電話口の方の社名・お名前・ご連絡先以外に、弊社スタッフよりご用件等もお聞き取りさせていただくことが可能です。
さらに、名指しのお電話はもちろんのこと、ご用件によってご報告させて頂くご担当者様を振り分けることも可能でございます。
例えば、請求書に関しては経理担当者へ、製品についてのお問い合わせは営業担当へ等、ご用件別に各担当者様へご報告させていただきます。
用件によって報告先を振り分けることが出来るので、担当者様が確認しやすく、迅速に対応して頂けます。
さて、いかがでしたでしょうか？
営業のお電話が多く中々業務に集中出来ない、また外出が多く取引先の方からのお電話に対応する時間が取れない、などのお悩みをお持ちの方に是非オススメのサービスです！
貴社の大切なお電話をCUBE電話代行サービスに任せてみませんか？
少しでも気になる方は、お気軽にCUBEまでお問い合わせくださいませ！
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