いつもビジネスキューブログをご覧いただきまして、ありがとうございます。
突然ですが、“電話予約が入るかもしれないから、外出できず困ってしまったな”や“電話での予約受付対応をお願い出来るところはないかな”と、電話対応のことでお困り方々はいらっしゃいませんか？
そのようなお電話のお困り事は、是非CUBE電話代行サービスにご相談いただければと存じます。
CUBE電話代行サービスでは、いくつかプランをご用意しておりますが『予約受付や注文受付の電話対応をお願いしたい』とご検討頂いている方は、【受付代行サービス】をご利用いただけますと幸いでございます。
今回は、受付代行サービスの予約受付に特化したご利用方法をご紹介させて頂きますので、是非、最後までご覧くださいませ。
受付代行サービスとは
プランの特徴について
【受付代行サービス】は、ご注文やご予約の電話対応に特化したプランでございます。
今回は“予約受付”に特化したご紹介でございますので、注文受付のご利用方法につきましては、また別の機会にご案内をさせて頂きます。
なおCUBEオペレーターがご予約受付をする場合、『ご予約を承る』もしくは『仮予約として詳細をお伺いし、貴社ご担当者様より折り返しさせて頂く旨をご案内する』の2パターンでご対応させて頂きます。
またご予約を承るだけでなく、“お客様よりお問合せのお電話があった際に、CUBEオペレーターがご質問へ回答する”といった対応をご検討頂いている場合にもご活用できるプランでございます。
お客様への聞き取り項目は、社名・お名前・ご用件・お電話番号が基本となっており、オプションもご活用頂くことで『お客様のアドレスをお伺いして欲しい』など、貴社のご要望に合わせた聞き取り項目をカスタマイズしていただけます。
予めご指定頂く聞き取り項目例を、下記に記載致しますので是非ご参考頂ければと存じます。
＜ 予めご指定頂く聞き取り項目の例 ＞
・ご新規様か、既存のお客様でいらっしゃるかを確認する
・ご新規様の場合、どの媒体をご覧いただいてのお電話か確認する
・仮予約対応の場合は、ご予約希望日時を第3希望までお伺いする
・治療のメニュー名やセミナーの講座名をお伺いする
・お客様のご連絡先のアドレスをお伺いする
ご利用頂いている業種例
受付代行サービスは、法人・個人事業主様を問わず様々な業種の方にご活用頂いております。
よくご利用頂いている業種には、整骨院・美容クリニックなどの医療関係の方や、セミナーなどの講習会を運営されている方々が多くいらっしゃいます。
このような業種の方々がお電話の予約受付対応をアウトソーシングして頂くことで、施術中や講習会の対応中に掛かってきたお電話の取りこぼしを防げるようになります。
電話応対時に必要な情報の登録について
美容クリニックの施術予約や講演会の申込受付を行う際には、施術名やセミナー名をご登録頂くことで、よりスムーズな応対が可能となります。
また“よくある質問とその回答例”も併せてご登録頂くことで、CUBEオペレーターがクライアント様の代わりにお客様へご回答をさせて頂きます。
上記のように受電応対時に必要な情報は、Q＆A方式で事前にご登録させて頂くことが可能でございます。
例えば施術メニューの名称をご登録頂く際に、所要時間も併せてご登録頂くことで、ご予約いただいた患者様へ『施術時間は○時間となります。』とご案内もさせて頂きます。
なお、登録出来かねた情報についてお客様よりご質問を頂いた場合は、折り返しの旨をご案内致しますので、ご安心してご活用下さいませ。
よく頂くご質問
使用している予約管理システムへCUBEが直接入力することは出来ますか？
はい、プランとは別でオプションをご活用頂くことで、ご対応させて頂きます！
例えば、貴社で既に予約管理システムとしてグーグルカレンダーをご利用されている場合、システム管理費とログイン費のオプションをお付け頂くことで、CUBEオペレーターが直接入力させて頂きます。
貴社とCUBEで予約簿を共有させて頂くことで、リアルタイムで予約状況を確認することができ、ご予約が重複してしまう状況も防ぐことが出来るようになります。
なお既に弊社をご利用頂いているクライアント様には、下記の予約システムへ直接入力をご要望頂くことが多くございます。
◆グーグルカレンダーへ直接予約内容を入力する
◆貴社でご利用の自社専用システムへ直接予約内容を入力する
◆エクセルで作成された予約表へ予約内容を記入する
予約やお問合せの電話対応だけでなく、取引先企業からの電話も対応していますか？
はい、もちろんご対応させて頂きます！
受付代行サービスは、ご注文やご予約受付に特化したプランでございますが、貴社お取引先企業のお電話も通常通りご対応させて頂きますので、ご安心くださいませ。
また、お取次ぎ方法として【応答後転送】のご利用がオススメでございます。
【応答後転送】とは、貴社ご担当者様へお客様とのお電話を内線感覚でお繋ぎするお取次ぎ方法でございます。
こちらをご利用頂くと、リアルタイムでのご対応が可能でございます。
もちろん、外出中と応対し『折返しご連絡致します。』とご案内する手法もございますので、貴社のご都合の良い取次ぎ方法をお選びいただけますと幸いでございます。
登録情報の更新はどうしたらいいですか？
Q＆A方式でご登録頂くマニュアル内容にご変更が生じた場合は、CUBEへメールで詳細をお送り頂くことで、CUBEオペレーターが適宜更新させて頂きます。
お忙しいところお手数をお掛け致しますが、貴社の最新の情報をご教示いただきますようにお願い致します。
予約受付の活用事例
次に受付代行サービスの活用事例について、ご紹介させて頂きます。
今回は、美容クリニックとセミナーを運営されている方々の活用方法を例にご紹介致しますが、もちろん今回例に挙げた業種だけでなく、ヘアサロンを運営されている方や、飲食店・宿泊業を経営されている方々もご活用いただけます。
下記をご参考にして頂き、お気軽にお問合せ下さいませ。
CUBEスタッフが予約を承る場合 ～ 美容クリニックの応対事例 ～
予約を承る際のご利用事例として、美容クリニックを例にご紹介致しますが、訪問診療をされている歯科医院や鍼灸治療院など、その他の業種の方にもオススメの活用方法でございます。
予約システムへ直接入力をご活用される場合と、受電内容のご報告メールに詳細を記載する方法のそれぞれの特徴をご紹介致します。
予約システムへ直接入力をご活用頂く場合
グーグルカレンダーを予約システムとしてご利用されている場合、『患者様のお名前、電話番号、治療メニュー名の順番でグーグルカレンダーへ入力する』とご指示頂けますと、CUBEオペレーターはご指示頂いた項目順に、ご入力させて頂きます。
また予約簿を更新させて頂いた際はその旨をメールで通知致しますので、予約状況を適宜ご確認していただけます。
予約簿をお預かりせず、ご報告メールに予約の詳細をご記載させて頂く場合
予約システムへの入力はせずご予約を承る場合は、終話後に即時ご報告メールを作成し、貴社へお送りさせて頂きます。
ご報告メールには、予めご指定頂いた聞き取り項目と、お電話内容の詳細をご記載致します。
なお受電内容のご報告メールの例を下記にご記載致しますので、ご参考に頂ければと存じます。
〈 ご報告メールの記載例 〉
●予めご指定頂いている聞き取り項目
⇒お名前、お電話番号、ご新規様orリピーター様、予約日時、施術名
—–[受電内容のご報告メールの本文記載例]—————————-
【予約】
【リピーター】
【名前】○○ ○○様(架電者様のお名前)
【電話番号】080－XXXX－XXXX
【予約日時】11/1(火)15時～15：30
【施術名】カウンセリング
何度かそちらに通っていますが、今回はシワの治療を検討しております。
どのような治療を受けたらいいのか、ご相談をしたいです。
カウンセリングの予約をお願いします。
——————————————————————————-
仮予約受付として対応する場合 ～ セミナーご予約の応対事例 ～
貴社で開催されるセミナーの仮予約を承る場合は、予めご指定頂いた聞き取り項目をお伺いの上、「後日、事務局の担当者より決定日時についてご連絡致します。」とご案内し終話させて頂きます。
なお、予めご指定頂く聞き取り項目は『架電者様のお名前の漢字フルネーム、ご参加されたいセミナーの名称、ご参加されたい時間帯の第3希望までを聞き取る』と、ご要望頂くことが多くございます。
更にセミナー開催の当日に『会場近くにいますが、道に迷ってしまいました。』とご連絡をいただいた際は、貴社ご担当者様の携帯へ内線感覚のようにお繋ぎする“応答後転送”をさせて頂くことで、スムーズにご対応頂けるようにもなります。
セミナーの予約受付期間の応対だけでなく、開催日当日のお困り事のお電話もCUBEオペレーターは臨機応変にご対応致します。
お問合せ対応がメインの場合
例えば｢予約をする前に、お問合せしたいことがあります。｣とお電話がございましたら、CUBEオペレーターが詳細をお伺いの上、ご対応します。
CUBEオペレーターは、事前にご教示頂いているQ＆A方式マニュアルにご登録頂いた“よくある質問と回答例”を参考に架電者様の質問にお答え致します。
CUBEオペレーターがお問合せ対応も行うことで、貴社ご担当者様は仮予約のお申込者様の日程調整や、その他の業務に更に集中して取り掛かるための環境を整えることが出来るようになります。
なおQ＆A方式マニュアル作成時のお悩み事がございましたら、CUBEオペレーターへお気軽にご相談下さいませ。
まとめ
本日は【受付代行サービス】のご予約受付に特化したご利用方法をご紹介致しました。
ご予約をお伺いする際に、“CUBEオペレーターが予約を承る”もしくは“CUBE対応分は仮予約として詳細を伺う”のどちらでも対応ができますので、貴社のご要望に合わせてご選択頂ければと存じます。
更に予約システムへの入力オプションもご利用頂きますと、CUBEオペレーターが貴社でご利用中のグーグルカレンダーなどの予約簿へ直接入力を行います。
こちらをご活用いただくことで、予約状況をリアルタイムで確認ができ、予約が重複してしまうことも防げるようになります。
また貴社ご担当者様は、メインの業務により集中して頂けるだけでなく、他の業務に取り掛かる時間も確保して頂きやすくなりますので、是非、ご活用いただければと存じます。
皆様の“お電話対応の悩み事”は、CUBE電話代行サービスで解決してみませんか？
ご連絡お待ちしております。
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