皆様、こんにちは。
いつもCUBE電話代行サービスのブログをご覧頂き、誠にありがとうございます。
さて、コロナが流行ってから、日本でも在宅ワークが一気に普及しましたね。
そんな中、社員の方が全員在宅ワークになり、事務所宛に電話がかかって来ても、対応ができず、お困りの企業様も多いかと思います。
お電話をかけて来られた方も、お電話がつながらず困ってしまうことや、緊急の内容だったのに連絡がとれず、トラブルになってしまう可能性もあります。
そんな時、電話代行をご利用頂くと、とても便利です。
今回は、弊社サービスの便利なポイントや、CUBEの充実したサービスをご紹介させていただきます！
在宅ワーク中のお電話もお任せください！
電話代行を利用されるのは初めてという方は、不明な点や不安なこともあると思います。
まず初めに、電話代行を利用すると、どのような対応ができるのか、弊社サービスの便利なポイントを3つご紹介させていただきます。
ご要望に合わせて様々な対応をさせて頂きます。
弊社サービスは、大きく分けて2パターンの対応に分かれております。
まず1つ目は、『担当者が外出(不在)の為、折返しご連絡させて頂きます』とお伝えし、先方の社名、お名前、お電話番号等をお伺いさせて頂く【外出対応】です。
この【外出対応】は、「外出中」や「不在」とお伝えする以外にも、【在宅ワーク中】、【離席中】などご希望に合わせてお伝えさせて頂きます。
先方からのお電話の内容をお聞き取りし、メールでご連絡をさせて頂いております。
また、プラン内にメールでのご連絡が含まれておりますが、その他のご連絡方法として、オプションでLINEやchatwork等、SNSで報告させて頂くことも可能でございます。
SNSのオプションにつきましては、いくつか種類をご用意しておりますので、お好きな報告方法をお選びいただけます！
『普段、あまりメールは見ないので、LINE等で確認したい！』という場合は、在宅ワークでも便利に使っていただけます！
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
» Google Chat報告
» LINE WORKS報告
また、すぐに折返しのお電話ができないこともあるかと思いますので、「〇時～〇時まで打合せのため、〇時以降の折返しになる」など、日々のご予定を頂けましたら、そのようにお伝えさせて頂きます。
もしくは、『折返しお電話させて頂きます』に付け加えて、『連絡が取れ次第、お電話させて頂きます』や『順次ご連絡させて頂いておりますので、折返しにお時間を頂戴する可能性がございます』等、お伝えすることも可能です。
なお、お電話を取らせて頂いた際に、先方から『至急』と言われた場合、件名に【至急】と記載させて頂きます。
また、弊社で緊急のご用件と判断した場合は、お電話でご連絡させて頂いておりますので、至急の内容や、緊急時は早めに対応していただけます。
2つ目は、内線感覚でお電話をお繋ぎさせて頂く、【応答後転送】です。
先方の社名、お名前をお伺いし、貴社のご担当者様の携帯等に、内線感覚でお電話をお繋ぎさせて頂きます。
携帯等に転送させていただきますので、在宅ワーク中の時でも、すぐにお電話にご対応頂けます。
もし、出られない場合は、【席外し対応】や【外出対応】をさせて頂きます。
また、基本的には転送せずに、【外出対応】をお選び頂いている場合でも、『この方となかなか連絡が取れないので、電話がかかってきたら対応したい！』等のご要望がある場合、弊社にご指示頂けましたら、その方からのお電話のみ、【応答後転送】で対応させて頂くことも可能でございます。
営業電話の対応が不要になる！
電話代行を利用していただく場合、貴社の事務所の固定番号を、弊社が提示させて頂く電話番号へ転送して頂くことになります。
そのため、事務所宛にかかってきた営業電話も弊社スタッフにて対応させて頂きます。
その際の対応といたしまして、明らかに営業や売り込みと判断できるお電話につきましては、基本は弊社スタッフで、『そういったお電話はお断りするように言われておりますので、今後、ご連絡は不要です。』とお断りさせて頂いております。
もし、営業のお電話か判断致しかねた場合は、一度、ご報告させて頂いておりますので、ご指示頂けましたら、次回お電話があった際にお断りさせて頂くことも可能です。
もし、営業のお電話も全て確認されたい等、ご指示がございましたら、営業電話はお断りせず、ご対応することも、もちろん可能でございます。
例えば、『担当者が在宅勤務で不在のため、HPよりメールを送ってください』とご案内する等、ご要望に合わせて対応させて頂きます。
ご予定に合わせて柔軟な対応させて頂きます！
先ほど、『①ご要望に合わせて様々な対応をさせて頂きます。』で、少しお話しさせて頂きました、日々のご予定についてですが、弊社で大変ご好評頂いているサービスですので、更に詳しくご紹介させて頂きます。
日々のご予定をメール等でお送り頂けましたら、特定の時間のみ転送をせずに対応させて頂くことや、『〇時～〇時まで外出しています。』とお伝えさせて頂くことも可能でございます。
それ以外にも、例えば、「普段は事務所に出勤しているが、今日はテレワークをする」という場合や、「午前中は事務所に用事があって、出勤するけど、午後からテレワークをする」等の場合、また「先方と入れ違いになっており、連絡がなかなか取れないので、次に電話がかかってきたら私の携帯電話を伝えてほしい」等、ご指示頂けましたら、そのようにお伝えさせて頂きます。
また、「テレワークの時は事務所番号からの折り返しではなく携帯からになる！」という場合に、携帯番号を先方が知らないと、誰か分からないので出られないという可能性もございます。
その際は、『折り返しは携帯からになる』と併せてご指示頂けましたら、そのようにお伝えいたします。
このように、在宅勤務中に、ご自身で対応ができない場合でも、ご希望通り対応することが可能でございます！
そして、こちらは有料のオプションサービスではなく、プラン内に含まれているサービスです！
CUBEの人気プランの充実した内容をご紹介！
それでは、まず目安として、CUBEにはどんなプランがあり、何が違うのかをお話しさせて頂きますので、ぜひご参考にしていただければと思います。
CUBEでは【シンプルプラン・スタンダードプラン・受付代行サービス・WEB受付代行サービス】の４つのプランがございます。
ここからは、特に人気の【シンプルプラン・スタンダードプラン】につきまして、それぞれでどのような対応が可能なのかをご説明させて頂きたいと思います！
シンプルプランについて
『1人で仕事をしているため、外出中や在宅勤務にした際の電話が気になる』、『起業したばかりであまり経費をかけられない』といった方や、『コール数は少ないけど、応対品質を求めている』といった方におすすめのプランでございます。
シンプルプランは月額10,000円(税抜)で、月コール数50件以内を想定した簡易的な応対プランでございます。
シンプルプランのお聞き取りに関してましては、基本的に、先方の『会社名・お名前・ご連絡先』をお伺いし、外出対応など、ご希望の対応をさせていただきます。
シンプルプランでは、ご用件をこちらから積極的にはお伺いしておりませんが、先方がお話頂いた内容はそのままご報告させて頂いております。
また、その日のご予定をご教示頂きましたら、そのご予定に添ってご案内をさせて頂くことも可能でございます。
シンプルプランは、これから事業を始められる方や、個人事業主様等、小規模向けのプランとなっており、プラン内でのご連絡先のご登録は1名様となっております。
ご希望がございましたら、オプションで、4名様分、追加でご連絡先をご登録いただけます。
また、弊社営業時間外には、時間外のアナウンスをお流ししております。
アナウンスは、固定の4種類のメッセージと、コール音が鳴りっぱなしの設定からお選びいただけます。
アナウンスが流れることにより、営業時間が過ぎていることをお客様にお知らせ出来ますので、何度もおかけ直し頂くお手間がなくなり、良い印象を持っていただけます。
スタンダードプランについて
スタンダードプランは、月額25,000円(税抜)で営業のお電話を含む月のコール数が100コール以内を想定した弊社で最も人気のあるプランでございます。
先方の社名・お名前・ご連絡先・ご用件をお聞き取りさせていただくことが可能です。
シンプルプランと大きく異なる点は、シンプルプランでは、ご報告時のご連絡先登録は1名様のみご登録いただけるのに対し、スタンダードプランでは、プラン内で10名様までご登録が可能でございます。
また、オプションで、最大20名様までご連絡先をご登録することも可能でございます。
名指しのお電話はもちろんのこと、ご用件によって、ご報告させて頂くご担当者様を振り分けることも可能でございます。
例えば、請求書については経理ご担当者様へ、製品についてのお問い合わせは営業のご担当者様へ等、ご用件別に各担当者様へご報告させていただきます。
そして、弊社時間外のアナウンスとして、貴社名の入った専用アナウンスをお流しさせていただいております。
留守番電話の録音機能を付けて頂くことも可能でございますので、『営業時間外にかかってきたお客様からのお電話も、とりこぼすことなく対応したい』という方は、録音機能をつけていただくことをオススメしております。
ここまでお読み頂きまして、ありがとうございます！
今回は以上です！いかがでしたでしょうか。
在宅勤務で事務所を空けることに不安を感じている方、また、せっかく在宅で仕事をしているのに電話対応に追われて、中々、自分の仕事に集中できない方、様々な方がいらっしゃると思います。
弊社では、在宅勤務を取り入れている企業様や個人事業主様など、様々な方に電話代行サービスをご利頂いております。
「こういった対応は出来るのかな…？」と疑問やお悩みがあった方が、少しでも解決されていましたら幸いでございます。
しかしながら、ご希望の対応につきましては、皆様、それぞれお悩みをお持ちかと思います。
「具体的に、こういった対応は出来るのか？」など、お問合せ頂きましたら、個別にお話をお伺いし、最適なプランをご提案させて頂きますので、お気軽にお問い合わせください。
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電話代行サービスを取り入れて頂くことによって、在宅勤務での効率アップも間違いなしです！
電話代行を検討されている方や、どのような対応をしてくれるのかわからない、など悩まれていらっしゃる方へ、少しでもお役に立てればと思っています。
貴社の大切なお電話をCUBE電話代行サービスに任せてみませんか？
少しでも気になる方は、無料でお見積りもさせて頂いておりますので、お気軽にお問合せくださいませ。
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最後までお読み頂き、ありがとうございました。
次回もお楽しみに！
