皆さま、こんにちは。
本日も、CUBE電話代行サービスのスタッフブログをご覧いただきまして、誠にありがとうございます。
電話代行にも様々なシステムやプランがあり、何を基準に決めればいいかお悩みの方もいらっしゃるのではないかと存じます。
また、「電話代行だとロボットのような対応になってしまうのでは・・・？」や、「こんな対応はしてもらえるのか？」、「うちにはどんなプランが最適なの？」などと疑問に思われる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、CUBE電話代行サービスでも、特にご利用の多いシンプルプランとスタンダードプランについて、ご紹介をさせていただきたいと思います。
CUBE電話代行サービスのプラン内容について
まず、弊社CUBE電話代行サービスでよく利用されている2つのプランについて、
それぞれの特徴をご説明させていただきます。
シンプルプラン
月会費が10,000円(税抜)の弊社の中で最もリーズナブルなプランです。
月コール数は50回を想定しており、簡易的な応対プランとなっております。
基本的には、「社名・お名前・ご連絡先」をお聞取りさせていただき、「ただいま、担当者が不在の為、折り返しご連絡させていただきます。」とご案内をさせていただいております。
また、シンプルプランでは、こちらから積極的にご用件のお聞取りは行っていないプランでございますが、先方が仰った内容は、そのままご報告をさせていただきます。
終話後に受電内容をご報告させていただくご連絡先は、プラン内で1名様の登録が含まれております。
スタンダードプラン
月会費が25,000円(税抜)の弊社で大変人気のプランでございます。
月コール数は100回を想定しており、「社名・お名前・ご連絡先・ご用件」を含む5項目までのお聞取りや、一問一答形式の簡単なQ＆A対応も可能でございます。
シンプルプランとは異なり、こちらからお客様へご用件のお聞取りをさせていただくことが可能なプランとなる為、何かご希望のお聞取り項目がある場合は、スタンダードプランがおすすめです。
また、受電内容をご報告させていただくご連絡先は、プラン内で10名様までの登録が含まれていますので、ご用件やご担当者様に応じて、ご報告先を振り分けされているクライアントもいらっしゃいます。
Q＆A対応については、よくあるお問い合わせや、簡単なご質問内容など、予めQ＆Aをご教示いただけましたら、該当する質問については、CUBEスタッフにてご対応させていただきます。（Q＆Aの内容や量によってお見積りさせて頂いております。）
応答後転送とは
応答後転送とは、CUBEスタッフがお受けしたお電話を、ご担当者様の携帯番号や固定電話などへ、内線感覚でお繋ぎするサービスでございます。
外出中であっても、即時に電話対応をご希望の方は応答後転送のご利用がおすすめです。
もし、応答後転送でお電話のお繋ぎが出来かねた場合でも、折り返し対応をし、受電内容をメールやお電話でご報告させていただきますので、ご安心くださいませ。
応答後転送は、上記でご紹介させていただいたシンプルプランとスタンダードプランの両プラン内に含まれているサービスでございます。
※但し、弊社からお電話をお繋ぎさせていただく際の通話料は、別途実費でご負担いただくこととなります。予めご了承くださいませ。
また、弊社では、その日のスケジュールをメールやお電話にてご共有いただけましたら、「〇時まで外出の為、戻り次第、折り返すように申し伝えます。」や、「只今打合せ中の為、〇時以降に折り返しさせていただきます。」のように、日々のスケジュールに合わせた臨機応変な対応もさせていただいております。
応対別のおすすめプラン
次に、各業種の対応別におすすめのプランをご紹介させていただきたいと思います。
士業事務所編
現在、弊社では、お一人で経営されている個人事務所様や少数精鋭での事務所様など、幅広い士業事務所様にご利用いただいております。
その中でも、
・基本は自分や事務員が電話対応をする予定なので、不在時だけ対応してほしい。
・外出中に事務所へかかってきた電話の取次ぎのみで構わない。
・月のコール数も50回未満と少ないため、なるべく費用もコンパクトに抑えたい。
などをご希望の場合は、シンプルプランがおすすめでございます。
また、スタンダードプランをご利用中の士業事務所様であれば、
・新規相談をご希望の方からのお電話の際には、相談希望日時を聞いておいてほしい。
・折り返しが必要となった際には、折り返し時にご都合の良い時間帯も聞いてほしい。
・初回相談料の問合せや、相談可能かどうかの問合せなど、簡単な対応をしてほしい。
などのご指示をいただいている事務所様もいらっしゃいます。
なるべく業務負担を軽減・効率化されたいとお考えのお客様には、スタンダードプランが大変おすすめでございます。
不動産業の場合
CUBEでは、不動産関係の方々にも多くご利用いただいております。
不動産関係の方ですと、物件の空き状況の確認や内見についてなどのお問い合わせが多いかと存じます。
担当の方は外出をされていることも多いため、CUBEからの用件のお聞き取りや、一問一答形式のQ＆A対応が可能なスタンダートプランがおすすめでございます。
もちろん、Q＆A対応などは不要で物件名等をお伺いし、空き状況など詳細については、折り返し又は内線感覚でお繋ぎできる応答後転送にて、対応することも可能でございます。
「Q＆Aはどのようにすればいいのだろう…？」という方のために、実際の今ご契約いただいているお客様から、どのようなQ＆Aをいただいているのか、例を挙げてご紹介していきます。
Q、○○ビルは募集していますか。
A、現在募集中で、即入居可能とご案内
⇒物件情報につきましては、募集が終了した際など都度ご連絡をいただければ、文字数の関係もございますが、ご登録することも可能です。
一度ご相談いただければ、臨機応変にご対応させていただきます。
Q、内見はできますか。
A、明日以降で希望日時をお伺いし、折り返しをご案内
Q、図面などはいただけますか。
A、〇〇や△△に掲載をしていますので、ご覧くださいとご案内
Q、○○の業種は可能でしょうか。
A、業種の詳細につきましては、担当より折り返しお電話をします。
上記簡単ではございますが、ご紹介させていただきました。
「こんなQ＆Aでもいいのだろうか…？」などご不明点等ございましたら、お問い合わせいただければと思います。
それでは、このQ＆Aをもとにした応対例を、会話形式でもご紹介いたします。
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お客様「物件の空き確認です。〇〇ビルは空いていますか。」
CUBE「〇〇ビルは現在募集をしていて即入居可能でございます。
お客様「わかりました。内見はできますか。」
CUBE「担当者が外出している為、明日以降でご希望の日時をお伺いし、折り返しご連絡をさせていただきます。ご希望の日時はございますでしょうか。」
お客様「〇月〇日〇時が希望です。」
CUBE「かしこまりました。折り返しご連絡をさせていただきます。」
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上記お答えし終話後、お客様のご質問内容・CUBEでお答えした内容をご報告させていただきます。
また、いただいたQ＆A以外のご質問や、こちらで判断に迷う場合は、CUBEで判断せずに折り返しのご対応もしくは応答後転送させていただきます。
ネットショップの場合
ネットショップ関係のお客様は、お問い合わせ内容のボリュームが多い傾向があるため、スタンダードプランからのご契約をお願いしております。
こちらはお名前・連絡先を含む計5項目のお聞き取りができるプランでございますので、商品名や注文番号などのお伺いが可能でございます。
※注文番号の桁数や、お聞き取り項目の内容によっては別途お見積もりをさせていただくことがございますので、一度ご希望の応対内容についてご相談いただければと思います。
またこちらもQ＆A対応が可能でございますので、上記でご説明をいたしました通り、一問一答形式の簡単なQ＆Aを事前にご教示いただけましたら、Q＆Aをもとにお電話の対応をさせていただきます。
ネットショップ関係のよくあるQ＆Aについても、例を挙げてご紹介していきます。
Ｑ、注文がしたいです。
Ａ、ご注文はすべてオンラインショップからのみ
Q、注文後のキャンセルはできますか。
A、注文後のキャンセルは一切不可
Q、返品・交換希望がしたいです。
A、お客様都合の場合は一切不可。商品不良の際は折り返しまたは、お客様情報（ご注文時のお名前フルネームや登録電話番号・注文番号など）をお伺いしメールでの返答をご案内する
Q、お届け日の変更はできますか。
A、配送業者による。○○で発送の場合は希望日時聞き取り、△△の場合はご自身で変更可能・詳細はメールの記載ありと案内をする。
Q、配送状況の確認がしたいです。
A、注文履歴から確認が可能
それでは、ネットショップの場合のお電話の流れについても、会話形式でご紹介いたします。
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お客様「配送状況が知りたいのですが、そちらで確認できますか。」
CUBE「配送状況のご確認でございましたら、注文履歴からご確認できますので、一度注文履歴をご覧くださいませ。」
お客様「わかりました。お届け日を変更したいのですがどうすればいいでしょうか。配送業者は△△です。」
CUBE「△△の場合ですとご自身での変更が可能です。詳細につきましては、メールにてご案内をしておりますので、ご覧くださいませ。」
お客様「わかりました。ありがとうございます。」
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上記簡単にではございますが、ご紹介させていただきました。
こちらも、いただいたQ＆A以外のご質問や、こちらで回答の判断に迷う場合は、折り返し対応もしくは応答後転送させていただきます。
さて、今回は各業種におすすめのプラン紹介をさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか！
もし、ご興味をお持ちいただけましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
最後までお読みいただきありがとうございました。
今後ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
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