突然ですが、会社での電話対応にお困りではないでしょうか？
弊社CUBE電話代行サービスでも、数々のご相談をいただきます。
現在、携帯電話やメール、各種SNSがすっかり普及したことで、電話対応が苦手な方が増えていらっしゃるそうです。
様々なメディアが取り上げられていますが、若い方はもちろんのこと、お勤めが長い方であっても、苦手ではないけれど電話より流れを見直せる文字でのやりとりの方が得意という方も多数いらっしゃることかと存じます。
現在では、多種多様な企業で問い合わせフォームやメール、チャットサービスや各種SNSの窓口が増えて時代は便利になっていますが、まだまだ電話はビジネス的に重要なものです。
また、電話対応が苦手な方がいらっしゃるのとは逆に、メールやSNSが苦手で電話の方が得意という方も多くいらっしゃいますし、大事なことは文字だけではなく、しっかり相手の声を聞いて決めたいというニーズも確実にございます。
オンラインでの問い合わせにスムーズに移行されている法人の方もいらっしゃるかと思いますが、一度、電話対応について、一緒に考えてみませんか？
問題 編
電話対応のここが困る
電話対応は会社の顔って言われても…
新規・既存を問わず、電話での第一声はその後の会話の流れを左右するといっても過言ではありません。
そうは言っても、暗く小さな声が伝わりにくくてダメなことはわかっても、明るすぎてもダメだなんて難しすぎる…、とお悩みではありませんか？
感覚的なお話ということもあり、一生懸命やっているつもりでも、うまくいかないというケースは多々あります。
お客様にいい印象を持ってもらえるようにと頑張っているはずなのに、それがうまくいかないと、電話というツールにどんどん苦手意識を持ってしまい、負のループも出来てしまいかねません。
また、得手不得手は誰にでもありますので、電話に出る方によって印象にバラつきが出てしまいがちです。
あの人はいいけど、この前の人は…となってしまうと、お付き合いの長い方はわかってくださいますが、初めてのお電話の場合、チャンスを逃してしまう心配もでてしまいます。
十人十色とも言いますし、単純なものに見えて、一筋縄ではいかない。
そういうところが、電話応対のお困りポイントではないでしょうか。
教育にお金も時間もかかる問題
電話応対と一口に言っても、業種やかけてこられる方によって対応方法が大きく異なります。
また、最低限の敬語は出来て当然！その上で話し方や声のトーンなど、相手に好印象を与える応対も意識しないといけないというのはなかなか難しい…、とお考えの方も多いのではないでしょうか。
社内にいらっしゃる方には、電話応対が得意な方もいらっしゃれば、苦手な方もいらっしゃいますし、通常の業務に加えて、電話応対の指導をするとなると指導をなさる方にもご負担も大きくなるかもしれません。
それに、電話が苦手でも、他の業務は非常に頼りになる方だとすると、適材適所に業務をしていただいた方が会社としての効率もアップするはず…。
でも、だからといって他のスタッフの教育もせずに電話が取れる方にだけとってもらうというのも負担が集中してしまうし…、その分時間もかかってコストがかかる！と会社としては頭が痛いお話です。
クレーム応対が大事だとわかってはいるんだけど…
相手が法人個人問わず、お客様からのクレームはゼロですという企業は少ないと思います。
突然やってくるクレーム応対は、人をパニックにさせてしまうこともあります。
とにかく申し訳ございませんと謝り続けてしまったり、早く納得してもらおうと思うあまりに結論だけを話してしまったりをしてしまうと、火に油を注ぐことになりかねません。
それだけではなく、お怒りのお客様に対して、よかれと思ってやったことでも、真逆の事態を生んでしまう事も…。
しっかり対応しないといけないとわかっていても、心の準備もできていない状態で、結局どうやって対応したらいいのかわからない！とお困りの声も多いです。
丁寧に喋ろうとしすぎるあまり慇懃無礼になってしまったり、逆に焦って普段と違ってオドオドした対応になってしまって頼りないと言われてしまったり、お客様の怒りの感情に対してうまく接することが難しいというお悩みも伺います。
電話受付専用のスタッフの方がいない限り、基本的には、業務の合間にかかってくるのですし、落ち着いて対話の時間を作ることが難しい場合も考えられます。
そんな中、興奮して用件がはっきり把握できないまま話を進めてしまっては、今度は、応対に対してのクレームが生まれてしまいかねません。
電話代行のここが心配…
電話応対は目に見えるものでもないし、社外の人にうちのお客様をきちんと任せられるか不安…というお気持ちもあるかと思います。
なんでも「折り返します」の対応しかしてくれないという話も聞くし、電話代行の会社はどこもプロの応対を謡っているところばかりで違いも分からないというのが正直なところではないでしょうか。
自社のことも知らないスタッフに任せたことで不自然な対応になってしまうかも…、プロに任せたつもりが、かえってお客様離れを生んでしまう要因になってしまうかも…、なんていう不安やご心配があるのはごもっともな悩みといえるでしょう。
解決 編
CUBE電話代行サービスにお任せ！適切な受け答えに笑声
電話応対は、CUBE電話代行サービスにお任せください！
CUBEでは社内教育だけではなく、外部セミナーへの積極的な参加により、社内の固定観念に捉われることなく、応対品質の向上、モチベーションの維持に取り組んでいます。
また、新人の頃からマンツーマンでの教育を行なっており、電話応対について厳しく指導をしています。
敬語や話し方だけではなく、笑声で話すことや、場面に応じた適切な声のトーン、お客様に合わせた会話スピードなどを日頃から意識し、実践しています。
また、CUBE電話代行サービスではクライアント一社一社ごとに、適切な話し方は異なると考えています。
徹底したビジネス対応をご希望の方や、地域密着型でフランクな空気があった方が好ましいなどのご希望の応対をお伺いして、例え短い時間であってもお電話いただいた方に好印象を与えるような対応を徹底して意識しております！
弊社をご利用くださった方からも、「新しい事務員さん、感じがいいねと言ってもらえた」・「さっきの電話の人に丁寧に対応してもらったと喜んでもらえた」と大変嬉しいお言葉を頂くこともございます！
電話代行でお悩みでしたら、ぜひ一度、CUBE電話代行サービスをご検討くださいませ！
電話代行サービスならでは！圧倒的なコストカットを実現します
おひとりで業務をされていらっしゃる方や、新しく事務員を雇おうと検討されていらっしゃる方！CUBE電話代行サービスのご利用を考えていただけませんでしょうか？
雇用形態や時間などにもよって異なりますが、専用のスタッフを雇おうと思うと、費用が10万円をくだることはそうそうありません。それも毎月のお話なので、なかなか簡単に決めかねるところではないでしょうか。
CUBE電話代行サービスなら、月額10,000円（税抜）からご対応しております！※弊社シンプルプラン
コール数やご希望の応対内容にもよってお値段は異なりますが、「おっ！」と思われた方は、ぜひお気軽にご相談くださいませ。
貴社にあったお得なプランをご提案させていただきます！
クレーム応対。CUBE電話代行サービスがお手伝いいたします
クレーム応対は、最初の応対が非常に重要です。
先方の用件だけではなく、感情面をくみ取ることが求められます。
言葉ではっきり言ってくださる場合もありますが、言いにくいので…と、はっきり言えない方や、言っていることとは違うことを本心では求めていらっしゃるケースもございます。
クレームと一言で言っても、ご立腹の方や申し訳なさそうにする方、悲しそうなご様子の方など様々です。
それぞれに合った話し方を心がける必要がございます。
もちろん、弊社は一次受付なので、完全な対応完結はご契約者様方にお願いしておりますが、最初の印象が悪くなると、いざ問題解決に臨もうとしても、それまでのコミュニケーションがうまくいっていない場合、より時間がかかり、お客様の満足度も下がってしまいます。
弊社でも普段の応対を含めて、お客様応対については日々精進し、よりよい応対が出来るように応対技術の向上に努めております。
お客様のお気持ちを汲んで、しっかりバトンを引き継ぐ。それがCUBE電話代行サービスのモットーです！
電話代行を始める不安もサービス保証制度がございます
色々あってわからない
本当に自社にメリットがあるかわからない
そうお悩みの方へ、CUBE電話代行サービスでは、安心してご利用を検討いただけるよう「サービス保証制度」を導入しています。
サービス開始後1カ月以内に「貴社に全くメリットがなかった」「満足できなかった」場合、お振込みいただいた費用（初期登録料・会費※・保証金）を全額ご返金いたします。
保証期間内でのご解約の手続きも簡単なので、気軽にお試しいただけます！
※適用プラン：電話代行シンプルプラン、スタンダードプラン（月コール数100回）、英語プラン。但し、オプションの専用電話番号サービス、フリーダイヤルサービスをご利用の場合は、犯罪収益移転防止を考慮しサービス保証制度はご利用頂けませんのでご了承ください。コールオーバーが発生した際も、保証制度対象外となります。
■サービス保証制度の詳細は、こちら
最後に
電話対応、CUBE電話代行サービスについてご案内いたしましたが、いかがでしたでしょうか？
今回、ご紹介させていただいた内容以外にも、お気にかかる点等ございましたら、是非、お気軽にメール、またはお電話にてお問い合わせくださいませ。
ご希望に沿ったプランのご提案や、お見積もり依頼も無料で承っております。
お問合せをお待ちしております。
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対応時間：平日9時～18時
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