皆様、こんにちは。
いつもCUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、ありがとうございます。
最近では、在宅勤務やリモートワークで、会社に出ることも少なくなり、中には、これまで会社で取っていた電話を、ご自身の携帯に転送されて対応されているというお声もお聞きします。
ですが、全ての電話に対応するとなると、通常の業務に差し支えてしまうこともあり、集中できていない方も多いのではないでしょうか。
初めて電話代行をご検討される際、『こんな場合はどのように対応してもらえるのか？』など、疑問点も出てくると思います。
今回は、弊社にお問い合わせの多い質問事項や、おすすめポイントをいくつかご紹介させていただきますので、ご参考にしていただければと思います。
これから始められる方からのよくある質問
電話代行って、話し方が事務的にならない？
是非、ご希望の話し方がございましたら、ご相談ください！
弊社サービスは、全国の様々な業種の企業様にご利用いただいておりますので、求められる対応も様々です。
カスタマーセンターの窓口として任されているお電話では、お客様からの問い合わせに対して、ハキハキお話しした方が印象が良いとご希望されるクライアント様が多いです。
対して、顧客の方からのお電話が多い場合や、地域密着型の企業様宛のお電話では、フレンドリーに対応してほしいとご指示いただくこともございますので、柔軟にご対応させていただきます！
一律の対応しかしてもらえないの？
中には、自社で決められた対応しか行っていない電話代行サービスもございますが、弊社CUBE電話代行サービスでは、様々なご対応が可能です。
ご対応としては、折返しをご案内するか、応答後転送でご担当者様にお電話をお繋ぎするサービスがございますが、その際の文言は、予めご指定いただけます。
しばらく在宅勤務の場合は、
「担当者が在宅勤務の為、後ほど折返しさせていただきます」や、通常は外出対応でも、お客様より「今、着信があったから折り返しました」といった内容の場合、外出対応すると不信感を持たれる場合があるため、席外し対応をさせていただくなど、臨機応変に対応させていただきます。
一部の電話はその場で対応したいけど可能？
先方がお急ぎの場合や、予めご教示いただいた指定先からのお電話は、そのままご担当者様にお繋ぎすることも可能ですので、ご安心くださいませ。
平日に定休日がある場合、対応はどうなるの？
弊社CUBEの営業時間が、平日9：00～18：00ですので、転送された状態ですと、弊社でお電話を取らせていただくことになります。
その場合は、「本日は定休日ですので、明日、折返しさせていただきます。」とご案内させていただきます。
また、人が電話に出ることで業務に支障が出てしまう場合は、転送設定を解除していただければ、自社で設定されている時間外アナウンスをお流しいただくことも可能です。
お試しのサービスはありますか？
『実際に使ってみないとわからない…』と電話代行サービスの導入に不安を感じられている方も、中にはいらっしゃると思います。
安心してご利用していただくために、弊社では、１か月間のサービス保証制度をご用意しております。
実際にご利用いただき、『思っていたより電話が入らなかった…』や、弊社サービス内容にご満足いただけなかったという場合は、ご利用開始1か月以内のお申し出で、初期登録料・月額プラン料金・保証金をご返金させていただいております。
内容によって対応する担当者が違うから、報告を振り分けてほしい！
弊社で一番人気のスタンダードプランではプラン内で最大10名様、オプション利用で最大20名様までの同時メール送信、用件別でのご報告対応が可能です。
例えば、経理・人事など、部署ごとの振り分けや、A事業の件、B事業の件といった内容ごとに振り分けてのご報告が可能ですので、リモートワークでも、スムーズにご担当者様の間で情報共有していただけます。
また、シンプルプランの場合、プラン料金内の連絡先登録が1名様までですが、オプションで連絡先の追加が4名様まで可能ですので、ご担当者様別でのご報告も対応いたします！
営業電話はどうやって判断しているの？
採用関係のお電話や、通信関係、総務ご担当者様宛といった名指しでないお電話については、営業と判断することが多いです。
また、ご用件をお伺いしても営業かどうか判断いたしかねた場合は、一旦ご報告させていただきますが、営業電話とご指示いただきましたら、その後のお取次ぎは控えさせていただきます。
弊社でお断りすることも可能でございますので、その際は、ご指示いただければ対応させていただきます。
CUBE電話代行サービスでは、クライアント様のご要望に合わせて、いくつかプランをご用意しております。
ここからは、リモートワーク・在宅勤務の方へのおすすめポイントと、シンプルプラン・スタンダードプランをご紹介いたします。
リモートワーク・在宅勤務の方におすすめのポイント
日々のスケジュールに柔軟に対応いたします！
CUBEでは、ご担当者様の日々のご予定に合わせて、ご対応が可能です。
在宅ワークを取り入れて仕事をされていると、出社予定だったのが在宅に切り替わったり、急な用事が入ったりすることもあるかと思います。
そのような場合に、ただ「外出中です。」と言われるより、「ただいま外出しており、〇時には戻ります。」と伝える方が、印象良く感じませんか？
ちょっとした気遣いですが、印象もアップしますよね！
日々のスケジュールや急なご変更がございましたら、お電話やメールでご連絡いただければご対応いたしますので、ぜひ、ご活用くださいませ。
SNS報告にも対応しております！
受電内容は、基本的にはメールや電話でご報告させていただいておりますが、オプションとして、SNSでのご報告もお選びいただけます。
社内、チームで受電内容を共有できますので、リモート・在宅勤務でも大切な取引先へタイムラグなく対応していただけます。
LINE、Chatwork、slack、Microsoft Teamsに対応しておりますので、
お気軽にお問い合わせくださいませ。
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
受電内容はすぐにご報告します！
電話代行だとクライアントへのレスポンスが遅くならないか心配…という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
お電話内容にもよりますが、CUBEでは受電後、迅速なメール報告、または、お電話を心がけているため、ご契約者様から大変ご好評をいただいております。
また、基本は折返し対応の上、メールでご報告しているクライアントでも、受電中にオペレーターが緊急と判断した場合には、お電話の転送や電話連絡をさせていただく場合もございます。
ホットラインで受電内容の詳細確認ができます！
CUBEではクライアント様それぞれにホットラインとしてご利用いただける専用番号を設けております。
例えば、「報告メールの内容について詳しく聞きたい！」や、「さっき転送してもらった電話の着信番号を教えてほしい。」といった場合に、営業時間内にホットラインへお電話いただきますと、伝言・応対の詳細をご確認頂けます。
また、ホットラインへのお電話で、その日のご予定をお伝えいただければ、その場で、弊社システムに登録させていただきます。
※上記以外では、メールでのご対応もさせていただいております。
CUBE電話代行サービスのプランのご案内
～ シンプルプラン ～
月額10,000円(税抜)、月コール数50回を想定したプランです。
社名・名前・連絡先をお伺いして、ご担当者様にお電話をお繋ぎするか、折り返し対応させていただく簡易的なプランとなります。
ご用件については、こちらから積極的にお伺いはしておりませんが、先方が仰った内容については、ご報告させていただきますので、ご安心くださいませ。
ご連絡先は基本料金内で1名様のご登録となりますが、1名様当たり月額500円(税抜)で4名様までオプション追加していただけますので、最大5名様までご報告が可能です。
応答後転送サービスやクレームの一次対応も基本料金内に含まれておりますので、開業したてで費用を抑えたい方や、まずは電話代行サービスを試してみたい方におすすめのリーズナブルなプランです。
～ スタンダードプラン ～
月額25,000円(税抜)、月コール数100回を想定した弊社で一番人気のプランです。
シンプルプランの対応に加え、ご用件を含む５項目までお聞き取りいたします。
プラン内では、簡易受付や簡単なQ＆A対応も行なっておりますので、よくあるご質問などを事前にご共有いただければ、弊社で対応が可能です。
※内容によっては、別料金でのご対応になる場合もございます。（要見積り）
また、ご連絡先はプラン内で10名様の登録が可能ですので、社員が複数名いらっしゃる企業様にオススメです。
その他、営業時間外は貴社専用のアナウンスをご利用いただけますので、社名や営業時間などオリジナルで作成させていただきます。
応答後転送って？
CUBEオペレーターが対応後、各ご担当者様の携帯電話などに転送し、内線感覚でお電話をお繋ぎするサービスです。
ご提供している全てのプラン内でご利用いただけます。
(転送時の通話料は、実費でご負担いただいております。予めご了承くださいませ。)
対応について、その場でご指示をいただいたり、そのままお電話をお繋ぎしてお客様とお話しいただいたりすることが可能ですので、リモートワークでも、社内同様にタイムラグなくご対応いただけます。
また、『重要取引先のみ転送』、『新規の方のみ転送』といったご指示にも対応しております。
ご希望の対応内容をご教示いただければ、最適なプランのご提案や、お見積り作成も可能ですので、是非一度、ご相談くださいませ。
今後ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
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