皆様、こんにちは。
いつもCUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、誠にありがとうございます！
本日は弊社の英語プランのご契約の種類や、実際のご利用の始め方、ご利用にあたって事前に必要なものをご紹介させていただきたいと思います。
海外を拠点とするお取引先様や外国人のお客様をお持ちの企業様、海外にもお客様がいらっしゃるインターネットショップを運営されているオーナー様など、現在や将来的に英語対応ができる「電話代行サービス」をお探しの方々へ、是非このブログを読んでいただいて、お役に立てましたら幸いです！
CUBEの電話代行サービスとは何か、また利用者が増えている背景
新型コロナウイルス感染拡大の影響などにより、多くの企業様はコロナ禍前の業務体制の見直しを迫られています。従業員の少ない企業様や間接業務効率化を図る企業様はテレワークへの切り替えや、その他様々な企業様でもコロナ対策で時差出勤が推奨されています。ところが、実際にテレワークになっても電話で対応する機会が多いと分かり、出社をせざるを得ないという問題が生じてしまっている企業様が多くあるようです。
お問合せをいただく際にも、本来の業務を行わなければならないところで電話対応に追われてしまい、生産性が落ちてしまって困っているというお話をよく耳にします。
そこでぜひご検討いただきたいのが、弊社の「電話代行サービス」です！
電話代行サービスとは
CUBEではご契約いただいているクライアント様の、会社や事務所のお電話を弊社スタッフが代わりにお受けする、「電話代行サービス」を提供しております。
それぞれのクライアント様のご希望に合わせて、ご用件を聞き取った上でご担当者様に内線感覚でお取り次ぎする【応答後転送】の対応や、折り返しのご連絡をご案内する【外出対応】の対応が可能です。
お取次ぎができかねた場合や折り返しをご案内する際には、外出や離席など、様々な方法で対応をいたしまして、終話後にお電話やメールにてご用件をご報告いたします。
現在も弊社サービスへ個人事業主様や企業様から多数お問合せやご契約をいただいております。是非ご興味を持っていただけますと幸いです！
ここで【応答後転送】についてご説明をさせていただきます。
弊社スタッフがお電話を受けた後、内線感覚でご担当者様の携帯電話や、ご指定いただきましたお電話番号にお電話をお繋ぎするサービスでございます。こちらは全てのプランで、基本料金内でご対応が可能です。
転送をさせていただきました際にご対応が難しい状況の場合などは外出中、離席中、別の電話対応中、テレワーク中など、ご希望の対応方法に合わせて臨機応変に切り替えて対応いたします。
＊応答後転送の対応イメージはこちら
CUBE電話代行サービスの英語対応プランのご紹介
弊社の英語対応プランでは、日本語での対応はもちろん、英語対応が可能なスタッフが在籍しておりますので、海外のお客様のご対応や英語をお話になる方のご対応を承っております。
そこでまずはCUBEの英語プランの種類についてご紹介いたします！
CUBEの英語プランはCompact／Standard／Superiorと3種類ございます。月のコール数とご希望の対応方法に合わせて、最適なプランをお選びいただくことが可能です。
1, Compactプラン／月コール数：30回／月額：15,000円(税抜)
2, Standardプラン／月コール数：50回／月額：25,000円(税抜)
3, Superiorプラン／月コール数：100回／月額：48,000円(税抜)
＊英語プラン詳細はこちら
◆Compactプラン
Compactプランは、お名前、会社名、ご連絡先と簡単なご用件をお伺いし、【応答後転送】又は【外出対応の上、折返し】をさせていただくプランとなります。
◆Standardプラン
Standardプランは、基本的なサービス内容といたしましてはCompactプランと同様ですが、Compactプランよりも少しコール数の想定が多めに設定されておりますので、30コールでは足りない！という方におすすめです。
◆Superiorプラン
お名前、会社名、ご連絡先、ご用件以外にもいくつか聞き取り項目がある場合や、貴社からいただいた情報をご質問に応じてご案内するような対応をご希望の場合は、こちらのプランをご案内しております。
※追加の聞き取り項目がある場合は、別途1件当たりに応対料が発生する場合がございます。
英語の入電の場合は、HPからのお問合せをご案内して欲しいといった方やメールアドレスをご案内してほしいというお客様が複数いらっしゃるのですが、こちらはStandardプラン以上にてご対応可能でございますので、ご希望の際はぜひStandardプランかSuperiorプランでご検討くださいませ。
英語プランのサービスとご活用例
次に、英語プランをご契約いただいた際にご活用いただける、様々なサービスについて詳しくご紹介いたします！
◆ご連絡先のご登録について
Compact/Standardプランのご連絡先の登録可能人数は1名様となっておりまして、Superiorプランでは最大10名様までご登録いただけます。
ご用件・内容によって転送先の振り分けをしたい場合や、名指しでお電話があった際に即転送をご希望される場合は、オプションにてご連絡先を追加していただくか、是非Superiorプランをご検討下さいませ。
◆ご在籍者様のご登録について
ご連絡先の登録とは別に、在籍のある方のお名前だけを登録していただけるサービスもご提供しております。Compact/Standardプランの方は最大10名様まで、Superiorプランの方は最大20名様まで登録が可能となっております。
こちらはご登録いただいても直接転送やご報告をすることは出来ませんが、メリットといたしましては、お名前をご登録いただく事で、どの方宛てのお電話なのかを明確にご報告できることです。加えて、同性同名の方のご在籍があった場合でも、正確にどちらの方宛てか確認をいたしますので、社内でもすぐにご伝達いただけるかと思います。
また、退職済みの方宛にお電話があった場合でも、弊社で退職の旨をお伝えすることが出来ますので、スムーズにやり取りをしていただけます。
◆営業のお電話のお取り扱いについて
営業のお電話は全てコール数のカウントに含まれます。
しかしながら、ご報告が不要という場合には、カウントには含まれますが、ご報告を控えさせていただく事も可能です。通常ご自身で営業電話に対応しなければならない時間を、弊社にお任せいただくことにより省くことが出来ますので、貴社での業務効率化を図ることができます。
◆スケジュールのご対応について
貴社の毎日変わるスケジュールも、事前にメールやお電話にてご連絡いただくことによって即時にご対応をさせていただきます。
例を挙げますと、通常はお電話があれば「応答後転送」というご指示をいただいているクライアント様でも、当日外出されているお時間帯は転送をせず、「外出対応」をいたします。臨時休業や急遽変更になったスケジュールにも柔軟にご対応をさせていただきますので、お気軽にお申し付けくださいませ。
プランのご紹介は一旦ここまでにいたしまして、続いては弊社サービスご利用の始め方についてご説明いたします！
ご利用の始め方と必要な物
お申込み手順について
いざ「サービスを始めたい！」と思ってもどうやって始めたらいいのか分からない…。そんな方々のために、ここではサービスの始め方を簡単に３ステップでご紹介いたします！
◎Step 1
弊社ホームページのお申込みフォームから直接お申込みいただくか、もしくはメール、FAX、郵送、お電話にてお申込み書類をご請求下さい。
お申込み内容を確認後、ご契約書類一式を発行いたします。
＊お申込みフォームはこちら
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◎Step 2
各種ご契約書類のご提出と初回分の会費のお振込みを、サービス開始日の前営業日までにお願いいたします。ご対応内容のすり合わせをメールかお電話にて行い、弊社システムへ登録いたします。
また、実際にサービスを開始させていただく前に、弊社システムよりご報告のメールアドレス宛にテストメールをお送りさせていただきます。そのご返信をもって設定が完了いたします。
↓
◎Step 3
サービス開始当日9時以降に、CUBEからお渡しするお電話番号へ転送設定をかけていただきます。弊社にて受電致しましたら、お電話をお取次ぎ致します。
お申込みに必要な書類・ご用意いただくもの
◆必要書類
必要書類はお申込みいただくプランやオプションによって違いがございます。電話代行のみのお申込みでしたら、貴社にて事前にご用意いただく書類はございません。
Superiorプラン等で何かお聞き取りする項目があったり、Q&A対応のご希望があれば、対応希望の内容のスクリプト等があると、より詳細なお見積りをお出しすることが可能です。
※電話番号のお貸し出しをご希望の場合は、別途ご用意いただく書類がございます。こちらにつきましては、次項をご参照くださいませ。
◆ご用意いただくもの
お電話機の転送機能(ボイスワープ)のご用意を事前にお願いいたします。
転送機能はかかってきたお電話を予め指定したお電話番号に、電話会社の局内で切り替えて転送するサービスで、弊社サービスをご利用いただくにあたって必要なサービスです。
ボイスワープはNTTの転送機能の名称で、NTT回線のサービスでございますが、クラウドPBXをはじめNTT以外の他の回線でも転送が可能でございます。転送機能のご利用に関しましてはご契約されている各電話会社様にお問合せくださいませ。
CUBEで電話番号の貸し出しはありますか
お電話番号を貴社専用としてお貸し出しする場合
0120～のフリーダイヤルや、弊社で所有している06～/050～/03～のお電話番号を、貴社専用番号としてお貸し出しすることが可能でございます。
こちらをご利用される場合は、お申込み時に別途ご用意いただく書類と、簡単な審査がございます。また、サービス開始までに1週間～10日ほどお時間をいただいております。
ご利用にあたっての必要書類は下記をご確認くださいませ。
法人契約の場合
法人契約の場合は、下記の書類のご用意をお願いしております。
・登記簿謄本の原本（ご取得後3か月以内のもの）
・ご代表者様の免許証のコピー
・ご担当者様の免許証のコピー
個人契約の場合
個人契約の場合は、下記の書類のご用意をお願いしております。
・ご代表者様の住民票の原本（ご取得後3か月以内のもの）
・ご代表者様の免許証のコピー
こちらの書類を専用のお申込み書類と一緒に、弊社へご返送下さいませ。
ご利用審査を通過いたしましたら、貴社専用のお電話番号のご提示と電話代行サービスのご契約についてご案内いたします。
こちらはオフィスに電話回線を引くメリットを感じない方や、レンタルオフィスで部屋移動の度に必要な工事代金のコストを抑えたい方、レンタルオフィスやシェアオフィスに入居しているが法改正があって電話番号が使えなくなった方、またイベントや季節限定商品の販売等、電話工事までして電話番号を取得するのが負担という方からご好評をいただいております！
＊お電話番号貸し出しについての詳細はこちら
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いかがでしたでしょうか。今回はCUBE電話代行サービスの英語対応サービスを始めるにあたってのプランの種類やご契約手順、ご用意いただくものについてご案内させていただきました。
弊社サービスをご検討されている方、このブログを読んでご興味をお持ちになられた方は是非一度お問合せくださいませ！
その際、現在貴社にて大体1日にどれくらいのお電話の件数があるか、お取次ぎご希望の社員様の数、ご登録をご希望のご在籍者様の数、ご希望の対応方法などをお知らせいただきますと、より貴社に適したプランのご提案やお見積りのご提示が可能です。貴社の業務がスムーズに遂行されるように是非弊社サービスと照らし合わせてご検討いただけますと幸いです。
スタッフ一同、皆様からのお問合せをお待ちいたしております。
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