いつもCUBE電話代行サービスのビジネスキューブログをご覧いただき、
ありがとうございます。
電話代行サービスをご利用頂いているクライアント様の業種は様々でございますが、
今回は、その中でも多くご利用頂いております≪不動産会社様≫の電話代行ご利用例を、
ご紹介させていただきます。
【 目次 】
①物件確認のお電話への対応について
②営業電話の対応について
③定休日＆営業時間外のお電話への対応について
④ご連絡方法について
⑤ ご連絡先の振り分けについて
⑥応対方法の変更について
⑦転送の切り替えについて
①物件確認のお電話への対応について
実際にお電話をお取りしていて、不動産会社様へのお電話で多いのが、
【物件確認】についてのお電話です。
この物件確認のお電話、１件１件のお電話対応のお時間は長くなくとも、
同じ内容のお電話が頻繁にあると、他のお客様対応など、
業務に支障が出てしまうこともあるかと思います。
簡単なQ＆A対応であれば、CUBEで対応させていただくことが可能でございますので、
是非、お任せくださいませ。
例えば、『△△(物件名、または所在地等)□万円の物件⇒募集中』というように、
CUBEで物件の情報を登録させていただきましたら、
以下のように、物件確認のお電話を対応させていただきます。
【 物件確認のお電話例 】
CUBE：「お電話ありがとうございます。(御社名)でございます。」
お客様：「〇〇不動産ですが、△△(物件名等)□万円の物件確認です。」
CUBE：（頂いている物件情報を確認し）「△△の□万円の物件、ございます。」
お客様：「ありがとうございます。ご紹介、頑張ります。」
上記のような流れで、ご対応させていただきす。
物件の確認だけでなく、物件の案内方法についてのお問い合わせや、
物件の広告掲載が可能か否かといったお電話にも、
「メールでお問い合わせください。」や「担当の携帯までお電話ください。」と、
ご案内させて頂く等、ご希望に沿ったご案内をさせて頂くことが可能でございます。
もちろん、すべて折返し対応とさせて頂いているクライアント様もいらっしゃいます。
※共有させていただくマニュアル・情報に関しましては、
内容や情報量等によってお見積りさせて頂いておりますので、
物件確認等の対応をご希望の場合は、ぜひ一度、お問い合わせくださいませ。
※マニュアル・情報に変更があった場合には、
随時、CUBEへも変更内容のご連絡をお願いいたします。
メールでご連絡いただきましたら、確認次第、随時、変更させていただきます。
②営業電話の対応について
営業のお電話に関しては、事前に営業とご指示をいただいた会社様であれば、
CUBEで営業リストに追加させていただき、入電があった際に、
『お断りするよう言われておりますので、ご連絡不要です。』と、
お断りさせていただくことが可能でございます。
また、特定の会社のみではなく、
・やり取りの無い会社からの新規のご案内はすべてお断り
・求人関係のご案内はすべてお断り
・「マンション用地を探しています」等のお電話はお断り など…
様々なご指示をいただき、対応させていただいております。
営業電話の入電が多くお困りになられているクライアント様も多く、
「お断り頂いて助かっています。」といったお声も多く頂戴しております。
もちろんお断りするだけではなく、
『担当者へ申し伝えまして、必要であれば、ご連絡させて頂きます。』とご案内したり、
『HPのお問合せフォームからメールでお送りください。』などのご案内も可能です。
③定休日＆営業時間外のお電話への対応について
不動産会社様の場合は、平日にお休みされる場合も多いかと思います。
CUBEでは、平日かかってきたお電話は、すべて受電する形になりますので、
CUBEで御社のお休みの情報を登録することで、
御社のお休みの日にCUBEで受電させていただいた際には定休日の旨をご案内し、
翌営業日の折り返し等と、ご案内させていただくことが可能でございます。
【 定休日のご案内例(定休日が水曜日の場合) 】
・『営業担当が水曜日はお休みをいただいておりますので、ご用件をお伺いし、
明日、営業担当から折り返しお電話させていただいてよろしいでしょうか。』
・『水曜日は定休日のため、外部のコールセンターでお電話をお取りしております。
明日、折り返しお電話させて頂きますので、ご用件をお伺いできますでしょうか。
(または、明日以降お電話改めていただけますでしょうか。)』 など…
ご希望の文言で、ご案内させていただきます。
また、CUBEの営業時間が9時～18時のため、
9時～18時のお時間帯にかかってきたお電話はすべて受電するかたちになるのですが、
営業時間がCUBEとは異なる場合は、その旨のご案内をし、対応させていただきます。
【 営業時間外のご案内例(営業時間が10時～17時の場合) 】
・9時～10時までにお電話があれば・・・
⇒『担当者が不在の為、10時以降に折り返しご連絡させていただきます。
(または、10時以降にお電話改めていただけますでしょうか。)』
・17時以降にお電話があれば・・・
⇒『本日は、もう担当者の戻りがございませんので、
明日の10時以降に折り返しご連絡させていただきます。』
『担当者が不在のため、明日の折り返しになる可能性がございます。』 など…
こちらも、ご希望の文言でご案内いたします。
また、イレギュラーなスケジュールでお休みされる際や、
当日中の折り返しのお電話が難しい等の場合は、メールでその旨をご指示頂ければ、
随時、対応方法を変更させて頂くことが可能ですので、ぜひ、ご利用くださいませ。
④ご連絡方法について
まずは、プラン内でご利用いただけるご連絡方法からご説明させて頂きます。
【 応答後転送 】
まず、弊社CUBEのスタッフがお電話をお受けして、
先方の社名・お名前・簡単なご用件等をお伺いさせていただきます。
その後、ご指示いただいた転送先に内線感覚でお繋ぎいたしますので、
その場でお客様とお話し頂くことが出来ます。
外出中などの場合は、そのまま対応についてご指示をいただければ、
その通りにご対応させていただくことも可能です。
もし、転送のお電話に出られなかった場合でも、
外出応対に切り替えて、メール等でご報告させていただきますので、
ご安心くださいませ。
【 電話連絡 】
終話後、すぐにご指定いただいたご連絡先にお電話し、
お電話の内容を口頭でご報告させていただきます。
もし、お電話に出られない際は、留守番電話にメッセージを録音させて頂きますので、
必ず留守番電話設定をお願いしております。
【 メール連絡 】
終話後、ご指定いただいた携帯もしくはパソコンのメールアドレスに、
メールにてご報告させていただきます。
CUBEのクライアント様に、最もご利用いただいているご連絡方法です。
また、オプションでのサービスにはなりますが、SNSでの報告も可能でございます。
≪ LINE・Chatwork・Slack・Microsoft Teams ≫の中からお選びいただき、
受電内容をご報告させていただきます。
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
⑤ご連絡先の振り分けについて
事前に連絡先をご登録頂くことで、名指しのお電話は、それぞれ名指しのご担当者様へ、
また、ご用件や物件ごとに、それぞれご担当者様に振り分けて、
ご連絡させていただくことも可能でございます。
メールでのご連絡はもちろん、応答後転送サービスをご利用の場合も、
各ご担当者様にお繋ぎすることが出来ます。
※シンプルプランは、１人 550円/月で連絡先の追加登録が必要です（最大4名まで）。
スタンダードプランでは、10名様まで基本料金内で連絡先登録が可能です。
11～20名様までは、1人 1,100円/月で追加登録していただけます。
⑥応対方法の変更について
ご用件やお時間帯によって、『外出対応』／『応答後転送』の対応方法の変更が可能です。
【 例 】
＜ 基本応対：外出対応 ＞
・特定のご用件やお客様の場合のみ、応答後転送
・ご新規様からのお電話のみ、応答後転送
・至急のご連絡のみ、応答後転送
・○時～○時までは、応答後転送
・○日のみ、応答後転送
＜ 基本応対：応答後転送 ＞
・○時～○時は打ち合わせで電話に出ることができないため、外出対応
・○日は終日外出の為、外出対応
・○時～○時はお昼休みの為、外出対応
上記のように、様々なパターンでご利用いただいております。
また、名指しのお電話のみご担当者様へ応答後転送、
それ以外のお電話はすべて外出対応等といったご指定も可能でございます。
⑦転送の切り替えについて
各電話会社様の転送サービスで、簡単に転送の切り替えが可能です。
＜数秒、事務所で鳴ってから＞CUBEに転送や、＜電話が鳴れば無条件で＞CUBEに転送等、
転送方法をご自身で選択してお使いいただけます。
そのため、外出時にのみCUBEへ転送されるように設定していただき、
事務所にお戻りになられたらCUBEへの転送を解除し、
ご自身で受電されるクライアント様もいらっしゃいます。
転送設定・解除については、CUBEへ都度、お知らせいただく必要はございませんので、
お好きなタイミングでご設定いただければと思います。
以上、今回は≪不動産会社様の電話代行のご利用例≫をご紹介させていただきましたが、
いかがでしたでしょうか？
ご希望の対応方法についてのご相談やご質問等ございましたら、
CUBE電話代行サービスのHPからメール、又は、お電話にて、
ぜひ、お気軽にお問合せくださいませ！
電話代行のお見積りも、もちろん無料で承っております。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
今後とも、CUBE電話代行サービスを宜しくお願いいたします。
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