「電話代行を導入したい！」と考えたときに、まず何を重要視されますか？
「オペレーターの応対品質がいい」・「臨機応変な対応をしてくれる」・・・など、
様々なご要望があると思います。
インターネットで、「電話代行サービス」や「秘書代行」と検索すると、
たくさんの会社がヒットします。
サービスの内容や料金体系は様々で、
１つ１つホームページを見て比較するのは時間がかかりますし、
結局、「どの電話代行がお得なのか？」・「希望の対応をしてもらえるのか？」等、
悩まれている方が多いのではないでしょうか。
そんな中でも、「料金が安い電話代行サービス」を目にすると、魅力的に感じませんか？
「月々〇〇円～対応可能！」など、安い電話代行サービスは探せば、たくさん出てきます。
安さを売りにするのが悪ということではないですが、
もしかすると、その安い電話代行には何か落とし穴があるかもしれません。
契約後に、「こんなはずじゃなかった・・・」というような苦い経験をしないよう、
今回は、安い電話代行には、どのような落とし穴があるのか、
また、CUBEの充実したプラン内容についても、ご紹介させていただきます。
落とし穴① オプション料金が高い
プラン自体の料金は、比較的、安かったのに、
いつの間にか、たくさんのオプション料金が追加されてしまっていた…
というケースもございます。
例えば・・・
・クレームの電話がかかってくるたびに、オプション料金が発生してしまう。
・応答後転送をする場合、オプション料金が発生してしまう。
※応答後転送とは、かかってきたお電話を、
そのまま内線感覚でご担当者様の携帯などに直接転送できるサービスです。
・時間外になると基本的にコール音が鳴りっぱなし。
でも、時間外アナウンスをつけるとなるとオプション料金が発生してしまう。
このように、使っていくうちに、どんどんオプション料金が発生してしまい、
最終的には予想もしていなかった金額となり、
「予算オーバーになってしまった！」というケースも・・・。
色々な電話代行会社を比較する場合は、まず、基本プラン内でどこまで対応が可能なのか、
じっくり見ていただかないといけません。
CUBEでは、上記のような対応は全て基本プラン内の料金に含まれております。
（応用後転送時の通話料については、実費ご負担となります。）
また、時間外アナウンスですと、月50コールまでのシンプルプランでは、
5種類の固定メッセージよりお選びが出来ます。
月100コールまでのスタンダードプランでは、
アナウンスの内容をご自由に作っていただくことも出来ますし、
留守番電話の機能を付けていただくことも可能です。
営業時間外にコールが鳴りっぱなしだと、電話をかけている側は、
「もしかすると、まだ営業しているかも？」という期待が残ってしまいます。
時間外アナウンスを流すことにより、「じゃあ、営業時間内にもう一度かけよう」・
「留守番電話に録音しておこう」など、少しでもモヤモヤを解消して頂けるかと思います。
また、留守番電話の機能があると、契約者様側も、
時間外にかかってくる電話でも新規顧客獲得に繋がる可能性が広がります。
落とし穴② オペレーターの品質が良くない
・アルバイトやパートを多く雇っている。
・お客様から「対応が悪かった」と言われてしまった。
・クレーム対応が出来ない。
自分の仕事に集中したいという思いで、せっかく電話代行を利用しているのに、
代行会社側の対応のせいでクレームになってしまうと、
「利用しなければよかった…」と思ってしまいますよね。
お客様にとって、『電話に出てくれた人の対応＝その会社のイメージ』全てに繋がるので、
たった1つの電話だけでも、会社の信用を失いかねません。
そんなことになってからでは遅いので、
電話代行会社選びは、慎重におこなっていただきたいです。
プラン料金を安くするために、人件費を削減するために、
アルバイトやパートをたくさん雇ってしまうと、その分、正社員に比べ、
応対品質が落ちてしまう可能性もあります。
たくさん雇った分、新人に対してのモニタリングや、
しっかりとした教育が出来ない場合もあるかもしれません。
「新人だったので、うまく敬語が使えなかった」など、
お客様側からすると、そんなことは分からないですし、
そうだとしても、対応が悪ければ、気分がいいものではないですよね。
CUBE電話代行サービスでは、入社してから、きちんと一人で対応出来るようになるまで、
先輩がマンツーマンで電話対応のモニタリングをしてくれます。
始めは様々な会社のお電話を受けるので、頭が混乱してしまって、
うまく言葉が出てこなかったりするのですが、
そんな時は、すぐに先輩が指示を出してくれるので、
お電話口のお客様にも不信感を抱かれてしまうこともなく対応が出来ます。
落とし穴③ 電話が全然繋がらない
・人件費を削減したために、電話が繋がらない。
・営業時間内なのに、何回かけ直しても繋がらない。
『料金が安いから契約したけど、電話が全然繋がらない・・・』、
その理由は、少人数で営業をされている可能性がございます。
そのため、たくさんかかってくる電話を抱えきれず、あふれてしまい、
なかなか電話が繋がらなくなってしまうというケースもございます。
電話を取り切れないから電話代行を契約したのに、
そこでも電話を取り切れないと、電話代行を利用している意味がないですよね。
CUBEでは、お電話の取りこぼしのないよう、十分な数のスタッフを確保をしております。
落とし穴④ 応対方法が単純
基本料金は安いけど・・・
・応答後転送のサービスがなく、外出対応しかしてくれない。
・スケジュールに合わせた対応をしてくれない。
などなど、基本料金は安いけど応対方法が単純すぎるために、
「もっと臨機応変に対応してほしい！」というご要望が出てきてしまいます。
CUBEでは、様々な場面で臨機応変に対応することが可能です！
応答後転送、外出対応はもちろんですが、
基本対応を『離席対応』・『打合せ中対応』などにしていただくことも出来ます。
また、その日のスケジュールを事前にメールやお電話でご報告いただけますと、
CUBE内ですぐに共有させていただきます。
例えば・・・
「いつもは応答後転送だけど今日は転送せず外出対応してほしい」
「9時～12時まで応答後転送、12時～外出対応としてほしい」
「〇月〇日～〇月〇日まで出張なので、折返しは〇月〇日以降になると伝えてほしい」
「今日は〇〇様と約束しているから、〇〇様からの電話のみ転送してほしい」
などなど・・・、スケジュールが決まり次第、CUBEに連絡をしていただければ、
いつでも変更が出来ます。
また、スケジュールだけではなく、
「基本的には、外出対応だけど、新規のお客様のみ転送してほしい」・
「宅配業者は転送せず、置き配と伝えてほしい」など、
他にも、CUBEからご報告させていただいたお電話内容に対して、
「次にまた同じ方から電話があれば、こういう風に伝えてほしい」といった対応も、
可能でございます。
「こういう対応はしてくれるのだろうか…？」など、少しでも疑問があれば、
いつでもお気軽にご連絡いただければと思います。
～CUBEの充実したプランをご紹介～
ここまでお読みいただいた方は、
CUBEの魅力を、少しでも感じていただけたのではないでしょうか！
CUBE電話代行サービスでは、
【シンプルプラン・スタンダードプラン・受付代行サービス・WEB受付代行サービス】の、
４つのプランがございます。
ここからは、特に人気の【シンプルプラン・スタンダードプラン】につきまして、
それぞれで、どのような対応が可能なのかをご説明させて頂きたいと思います！
シンプルプラン
名前の通り、弊社のプランの中で、最もシンプル且つ、分かりやすいプランです。
月額10,000円（税抜）で、月コール数50件までがプラン内に含まれております。
個人事業主様向けのプランとなっており、
プラン内でのご連絡先のご登録は1名様となっております。
(オプションで、ご連絡先を追加することも可能でございます。)
このプランでは、ご用件をこちらから積極的にはお伺いしておりませんが、
先方がお話頂いた内容については、全てお伺いしご報告させて頂いております。
また、その日のご予定をご教示頂きましたら、
そのご予定に添って、ご案内をさせて頂くことも可能でございます。
スタンダードプラン
月額25,000円（税抜）で営業のお電話を含む月のコール数100コール前後を想定した、
弊社で最も人気なプランでございます。
お電話口の方の社名・お名前・ご連絡先・ご用件をお伺いします。
シンプルプランと大きく異なる点は、
シンプルプランではご報告ご連絡先を1件のみご登録いただけるのに対し、
スタンダードプランでは、プラン内で10件までご登録が可能でございます。
さらに、名指しのお電話はもちろんのこと、ご用件によって、
ご報告させて頂くご担当者様を振り分けることも可能でございます。
また、弊社時間外のアナウンスとして、
貴社名の入った専用アナウンスをお流しすることも可能でございます。
ご用件をしっかりと聞いてほしい等、より詳細なご対応をご希望の方は、
スタンダードプランがおすすめです。
CUBE電話代行サービスでは、上記のような既存のプランをご用意しつつ、
お客様のご要望によって、様々なカスタマイズが可能でございます。
ご契約頂いております会社様、お電話をかけてこられるお客様、
全く同じ方はいらっしゃいません。
CUBEのスタッフは、相手の立場に立って対話すること、
クライアント様の事務員の方だったら、どのように対応されるか、
第三者の目線ではなく、その場の状況に入り込んで対応するように心かけております。
このマニュアル通りではない、臨機応変で気遣いの出来る対応が、
「高品質な対応」に繋がっております！
さて、いかがでしたでしょうか？
電話代行を検討されている方や、どのような対応をしてくれるのか分からないなど、
悩まれていらっしゃる方へ、少しでもお役に立てればと思っています。
貴社の大切なお電話をCUBE電話代行サービスに任せてみませんか？
少しでも気になる方は、ぜひ、お気軽にCUBEまでお問い合わせくださいませ。
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