本日も、ビジネスキューブログをご覧いただきまして、ありがとうございます。
ありがたいことにCUBEには日々、お電話のお困り事をお持ちの方々より、
様々なお問合せをいただいております。
中には電話代行サービスに興味があっても、
『うちの業種でも、便利に使えるのかな』と活用方法について、
お悩みの方もいらっしゃるかと存じます。
そこで今回は、歯科医院などのクリニック関係の方におすすめの活用方法と、
プランを併せて、ご紹介致しますので、是非、最後までご覧くださいませ！
歯科医院や整骨院などのクリニック編
このようなお困り事はございませんか
クリニックのスタッフ様や院長は、患者様の治療や事務作業に受付業務と、
日々、たくさんの業務をこなされているかと存じますが、
下記のようなお困り事をお持ちの方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？
・診察時や治療中の電話対応にまで手が回りにくい
・お昼休みの時間に電話が入ることもあり、しっかりと休憩することが難しい
・新規患者を取り逃したくない・・・etc.
クリニック様毎に様々なお困り事があるかと存じますが、
“いつ電話を掛けても、なかなか繋がらないな”といった状況は避けたいと、
日々、ご対応されていると思います。
そのような場合、CUBE電話代行サービスをご利用いただくことで、
CUBEオペレーターが貴院のスタッフの一員として受電を行ないますので、
スタッフ様の治療の手を止めることなく、お電話の取りこぼしが防ぐことが出来ます。
患者様や取引先業者の方に“いつ電話を掛けても対応して頂けるクリニックだな”と
感じて頂ければ、より安心感を持っていただけるようにもなります。
また、午前診療と午後診療の間の時間帯も、CUBEへ転送設定を掛けて頂けますと、
貴院スタッフ様の休憩時間も確保することが可能になります。
しっかりと休憩していただくことで、午後診療へ向けてスッキリと気持ちを切り替えて、
次の業務に励んでいただけるようになるかと思います。
また、事務作業などの業務にあてがわれる場合も、
より集中して、作業を行なっていただけるようにもなるのではないでしょうか。
更に、平日の休診日の時にもCUBEへ転送設定をかけて頂ければ、
CUBEのオペレーターが『本日は休診日のため、明日折返し致します。』と
ご案内させていただきます。
なお、休診日の入電の際、患者様やお取引先からのお問い合わせが、
万が一、緊急を要する場合には、内線感覚でお電話をお繋ぎする“応答後転送”で、
患者様からのお電話を、貴院スタッフ様へ直接お繋ぎすることも可能でございますので、
ご安心頂ければと存じます。
このように電話代行サービスをご利用いただくことで、
様々なお悩み事を解決していただけますが、お選びいただくプランによって、
より便利に電話代行サービスをお使いいただくことが可能です。
下記にご紹介するおすすめプランと、その活用方法について、
是非、ご参考にしていただければ幸いでございます！
おすすめプランとプラン毎の活用方法
弊社では、4つのプランをご用意しておりますが、
お電話の取りこぼしを防ぎたい方向けのプランと、
予約受付の対応もご検討されている方へ、おすすめのプランがございます。
電話の取りこぼし防止には【スタンダードプラン】
ある程度の質問にも答えることで“新規患者様の取り逃しを防ぎたい”とお考えの方や、
電話の取りこぼしを防ぐために、一時的な電話応対をメインに依頼したいとお考えの方は、
【スタンダードプラン】をご利用くださいませ。
スタンダードプランは、業種や法人・個人事業主問わず、
様々な方にお使いいただけるベーシックなプランとなっており、
お電話を掛けて頂いた方の社名・お名前・ご用件・お電話番号をお聞き取りの上、
『折り返しご連絡させて頂きます。』とご案内致します。
終話後には、ご報告メールを作成し、
貴院のスタッフ様宛に受電内容の詳細をお送り致します。
また、『ご担当者様のスケジュール登録』や、
簡単な『Q＆A』をいくつかご登録していただくことも可能です。
例えば、急遽往診に出ないといけなくなった場合、
『○時まで往診に出ますので、戻り次第、折返しますと案内してください。』と
CUBEへスケジュールをお申し出いただけますと、
お電話を掛けて頂いた方に、ご教示頂いたスケジュールをご案内させて頂きます。
Q＆Aでは、普段、よくある質問とその答えを登録することができ、
患者様から、よくいただく質問にCUBEオペレーターが回答出来ることで、
特に、新規患者様の取り逃しを防げるようにもなります。
例えば、下記のようにご利用いただければと存じます。
≪ Q＆Aのご利用例 ≫
Q：『支払いに、クレジットカードは使用できますか？』
A：「自費診療については、○○円以上の場合に限り、ご使用いただけます。」
また、貴院スタッフ様が患者様や取引先業者様とやり取りを行なう中で、
ご連絡が入れ違ってしまう場合もあるかと存じます。
その際は、お相手様へのご伝言内容をCUBEへお知らせいただければ、
再度、入電があった際にCUBEオペレーターがご伝言をお伝え致しますので、
その後のやり取りも、スムーズに進めて頂けるようにもなります。
なお、お電話を掛けて頂く方には患者様ご本人様だけでなく、
ご家族の方やケアマネージャー様等、ご本人様の代理でご連絡を頂く場合もございます。
そのため、お名前を聞き取る際には、患者様ご本人様のお名前をお伺いするようにも、
心がけておりますので、ご安心くださいませ。
予約受付も対応して欲しい場合は【受付代行サービス】
お電話の一次受付だけでなく、更にCUBEオペレーターに、
予約受付の対応もお願いしたいとご検討いただいている場合には、
ご予約や注文の受付けに特化した【受付代行サービス】をご利用くださいませ。
受付代行サービスでは、社名・お名前・ご用件・お電話番号のお伺いだけでなく、
ご新規様か既存の患者様か、どういった治療をご要望頂いているのか、
ご予約日時等、ご予約をお取りする際に必要となる情報を併せて聞き取りの上、
ご報告することも可能となります。
また、“CUBEで受付対応する分は、仮予約としてご要望の詳細をお伺いする”や、
“新規の患者様専用で予約受付を対応する”といったように、
貴院の運営体制に合わせた応対も可能でございます。
≪ 仮予約として対応する場合 ≫
『予約の細かい調整が必要なので、“仮予約”として対応して欲しい』という場合は、
患者様のお名前・ご希望日時・治療時のご希望等の詳細をお伺いし、
「ご予約状況を確認し、折り返しご連絡致します。』とご案内させて頂きます。
例えば、ご希望日時をお伺いする際は、第2希望まで伺うようにとご指示頂きますと、
ご予約の調整や貴院スタッフ様と患者様のやり取りもスムーズに行なっていただけます。
≪ 新規患者様の予約専用窓口として対応する場合 ≫
『既存の患者様は、既存の方専用の予約時間で対応を行なっているため、
ご新規様分の予約のみ対応して欲しい』といった“新規患者様専用の予約”で、
受付けする際は、患者様のお名前・お電話番号・ご希望の施術など、
必要項目をお聞き取りの上、注意点(予約の10分前には、お越しください等)を
ご案内させていただくことも可能でございます。
また中には、どういった治療がいいのかお悩みになっている患者様もいらっしゃいます。
その際は、“カウンセリングでのご予約をオススメする”
もしくは、折り返しをご案内するといった対応も可能でございますので、
ご新規様にもご安心していただけます。
また、既存の患者様からお電話を頂いた場合は、
『ご新規様専用の窓口となっておりますので、お手数ではございますが、
当院の予約システムより直接、お問合せください。』とお伝えすることも出来ますので、
応対時のご要望もお気軽にお申し付けくださいませ。
更に、受付代行サービスでは、貴院の予約システム(グーグルカレンダー等)へ、
CUBEオペレーターが直接、入力することが可能なプランとなっております。
貴院スタッフ様とCUBEのオペレーター間で、
タイムリーに、予約状況を共有・把握することが出来れば、
“別々の患者様から同じタイミング・同じ日時での予約を受けてしまい、
ダブルブッキングになってしまった“といった事態を防ぐことが出来ます。
また、予約システムへ予約内容を入力する際に、
患者様のお名前だけでなく、お電話番号や施術の名称などの必要項目を併せて、
入力することも対応致しますので、ご活用いただけますと幸いでございます。
※受付代行サービスプでは、月額のプラン料金とは別に受電１件毎に応対費が発生致します。
また、予約システムへ内容を直接入力ご希望の場合、
別途、月額のシステム管理費が発生致しますので、何卒ご了承くださいませ。
無料でお見積りもお出ししておりますので、
詳細につきましては、下記よりお気軽にお問い合わせくださいませ！
*******************************
お見積り依頼は、こちら
*******************************
さらに便利な使い方 ～貴院ホームページを確認し予約受付する場合～
患者様からご質問を頂いた際に、貴院ホームページを確認し、回答する場合や、
そのホームページ上の予約フォームへの入力をご希望されている方は、
【WEB受付代行サービス】をご活用くださいませ。
WEB受付代行サービスは、貴院ホームページを参照し、
受電対応を行なうことが可能なプランとなっております。
応対時に、貴院ホームページを確認することで、
患者様からのご質問にも、より詳しくお答えすることが出来るようになります。
また、CUBEオペレーターが予約フォームへ予約内容を直接入力致しますので、
何らかのご事情でインターネットの操作を行なうことが難しい方がいらっしゃっても、
気兼ねなく、安心してご予約のお電話を掛けて頂けます。
クリニック様の運営体制に、最も適したプランをご利用いただければと存じますので、
詳細は、どうぞお気軽にお問合せくださいませ。
まとめ
本日は、歯科医院などのクリニック関係の方におすすめの活用方法と、
ご要望にお応えできるプランについて、ご紹介させて頂きました。
コストを抑えながら電話の取りこぼしを防ぎたい方は【スタンダードプラン】を、
予約受付をご希望の場合は【受付代行サービス】をご利用いただければ、
お電話のお悩み事を少しでも解決していただけるかと存じます。
CUBE電話代行サービスでは、どのお電話もお相手様の心情を汲み取るよう、
応対させていただいておりますが、特に医療関係の方の受電対応をする際には、
お話しする時の雰囲気作りにも、より注意を払って応対しております。
患部の痛みにお悩みの方や、何か大きな病になっていないか…等と、
不安なお気持ちでお電話を掛けて頂く場合もあるかと存じますので、
より優しく、少しでも不安が取り除けるようなお声がけを日々、心がけております。
クリニック様のお電話のお困り事は、是非、CUBE電話代行サービスへご相談くださいませ。皆様からのお問合せを心よりお待ちしております。
*******************************
メールでのお問い合わせ・ご相談は、こちら
お見積り依頼は、こちら
お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金） ※祝日、GW、お盆、年末年始を除く
*******************************
