いつもビジネスキューブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。当社CUBEは1948年の創業以来、レンタルオフィス事業を皮切りに、シェアードオフィスや貸し会議室事業を展開しております。
電話代行サービスは1999年から正式に事業化し、今年で23年となります。
当社では英語での電話代行サービスも2013年より提供しており、高品質な電話代行サービスを英語応対でもそのまま活かし、数多くのお客様にご利用いただいております。
今回は、CUBE電話代行サービス英語プランとご利用いただけるオプションサービスについてご紹介いたします。
どのような英語プランがありますか？
英語プランのご紹介
会社や事務所宛にかかってくる日本語と英語を合わせたお電話の件数は1日あたりまたは1か月あたりどれぐらいでしょうか。
当社では、月のコール数に沿ったプランを下記の通り３つご用意しております。
【Compactプラン】月のコール数は30回
【Standardプラン】月のコール数は50回
【Superiorプラン】月のコール数は100回
いずれのプランも日本語、英語ともに対応しております。
また基本料金内にて「社名」「名前」「ご用件」「連絡先」の聞取りや「クレーム一次対応」を行っております。
英語プラン詳細はこちら
どんな使い方ができるの？
当社での受電の仕組みとしては、お客様のご連絡先番号へかけたお電話が当社に転送され、当社スタッフが対応するというものです。
転送の種類にも様々ありますので、ご希望の設定からご選択のうえCUBEへ転送をかけていただく事が可能でございます。
ここでは簡単に転送設定の種類を紹介いたします。
■無条件転送
お客様の電話番号に入電があった際、お客様側では呼び出し音を鳴らさず、直接当社へ転送がかかります。恐らく、一番多くのお客様がご活用の方法かと思います。
お客様側のお電話は全く鳴らない状態ですので、社内で集中して作業ができます。
■無応答時転送
無条件転送と名前が似ていますがこちらの方法では、お客様側の電話を一定時間鳴らし、お電話に出られない場合のみ当社へ転送がかかります。
呼び出し音が鳴っている間に受話器をあげると、お電話をかけてきた方とお客様が直接お話しいただけます。
少し席を外す時があるけれど、できるだけ自分で対応したいという方におすすめです。
■話中時転送
上記の無応答時転送と少し似ていますが、こちらの方法の場合お客様が通話中で電話を取ることができなかった場合のみ当社に転送となります。
お客様と当社が二人三脚となって対応ができるので、新規のお電話も取りこぼすことなくチャンスを逃しません。
電話を受けた後はどうなるの？
弊社での受電の際は、応対方法を大きく分けて2つからお選びいただいております。
まず、内線感覚でお繋ぎし対応完了となる【応答後転送】
入電時に基本項目《社名・名前・用件(担当者)》を聞き取り、ご用件または担当者様を元に転送先を確認し、直接CUBEスタッフからコールさせていただきます。
次に、外出や不在と案内しメールやお電話で報告を行なう【外出応対】
入電時には上記と同様に聞き取りを行い、担当者様については「外出中」「不在にしている」と案内し、ご用件または担当者様を元にメールやお電話で報告いたします。
上記の対応方法以外にも、ご指定のご用件・お取引先からの入電・特定の担当者様宛のお電話だけ転送する／しないという事も可能でございます。
なかには、平常時はお客様側で日本語のお電話は全て対応を行われ、英語のお電話だけを当社へ転送いただくケースもございます。お客様が英語のお電話だと判断した際に当社へ転送いただき、ご用件の確認やその他ご希望の項目をお聞取りし、受電内容を日本語に訳してからお客様へメールやお電話などで報告いたします。
お客様のご要望にお応えできるよう尽力いたしますので、ご不明点等ございましたらお気軽にご相談ください。
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どのようなオプションがありますか？
オプション種類のご紹介
英語プランご契約中にご利用いただけるオプションは、現在10種類ございます。
◇連絡先追加／用件別連絡先振分け／複数同時メール送信／
◇コールオーバー／時間外専用アナウンス／日報連絡／通話録音データ送付
◇フリーダイヤル利用／専用電話番号利用／SNS報告
利用者数の多いオプション5つ
上記でご紹介したオプションの中から、お問い合わせ、利用者数が多い５つのオプションをご紹介します。
＊連絡先追加
＊用件別連絡先振分け
＊複数同時メール送信
＊SNS報告
＊時間外専用アナウンス
どのオプションも多くのお客様にご利用いただいております。
オプションによって用途が異なりますので、
上記でご紹介したオプションの内容を詳しくご紹介させていただきます。
5つのオプションの内容をご紹介
■連絡先追加
受電内容をメール、またはお電話で報告させていただく際に必要となる連絡先(電話番号・メールアドレス)の追加登録ができるオプションです。
プラン毎にプラン料金内で連絡先登録が可能な件数や発生する費用が異なりますので、プラン毎にご紹介いたします。
【Compact・Standardの場合】
これらのプランでは1名までプラン料金内で連絡先をご登録いただけます。
追加で連絡先を登録される際は1名につき、オプション料金の月額500円（税抜）が発生します。
連絡先を追加登録いただける人数に上限があり、CompactまたはStandardプランでは最大10名まで登録可能となっております。
【Superiorの場合】
こちらのプランでは10名までプラン料金内で連絡先をご登録いただけます。
追加で連絡先を登録される際は1名につき、オプション料金の月額1000（税抜）が発生します。
Superiorプランでは最大20名まで登録可能となっております。
■用件別連絡先振分け
当社から受電内容報告を行なう際に、複数ご登録いただいている連絡先の中から用件別に報告を振分ける事ができるオプションです。
例えば「経理関係の連絡はAへ、求人関係の連絡はBへ」という様に用件別に振分けての報告が可能でございます。
実際にこちらのオプションをご利用のお客様の例ですと「担当者名指しの入電は各担当者へ直接報告してほしい！」というご要望をいただき、お名前での連絡先振分けとしてご利用の方もいらっしゃいます。その他にも、部署名やサービス名で報告先を振分けられているお客様もいらっしゃいます。
こちらのオプションは、複数のご連絡先をご登録をいただいている際にご利用いただけますので、プランによっては追加で連絡先を追加でご登録していただく場合もあります。
■複数同時メール送信
こちらのオプションでは、当社からの受電内容報告メールを、複数のご担当者様に同時送信にてお受け取り頂く事が可能でございます。
１つの案件に複数のご担当者様が携わっている場合や部署内で共有が必要な際、受電内容のメールを該当の方へ逐一メール転送していると手間がかかってしまいますよね。
そういった手間を省くことができる、便利なオプションとなっています。
同時送信する際のご連絡先の組み合わせ方は様々で、ある会社様では、全社員で共有するために、在籍者全員分のアドレスを登録し同時送信をご利用になっています。
複数人が同時に報告メールを受け取る事で、社内での情報共有と確認がしやすいと好評のオプションでございます。
こちらのオプションもプランによっては、ご連絡先を追加でご登録いただいてからのご利用となる場合があります。
■SNS報告
プラン料金内での受電内容報告では通常、メール連絡と電話連絡の２種類からお選びいただいておりますが、こちらのオプションをご利用いただくと、お使いのＳＮＳツールへの報告が可能となります。
【LINE、Chatwork、Slack、Microsoft Teams】の４種類からお選びいただくことができ、月々にかかる料金は下記の通りになっております。
＊LINE報告：1,000円(税抜)/月
＊Chatwork報告：5,000円(税抜) /月
＊Slack報告：5,000円(税抜) /月
＊Microsoft Teams報告：5,000円(税抜) /月
最近では、ＳＮＳツールを活用される企業様が増えてきているとお見受けします。
外出先でも少しの空き時間にスマートフォンなどで簡単に取引先や顧客の方からの受電内容報告をご確認いただけますので、タイムラグが少なく対応に移ることができお客様からの信頼度アップに繋がるとご好評をいただいております。
また、ＳＮＳツールの不具合等でメッセージの内容が確認できないといった事態に備え、当社ではＳＮＳツールへの報告と同時にご指定のメールアドレスへも受電内容の報告を行なっております。
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ここまで英語プランのオプションについてご紹介させていただきましたが、皆様いかがでしたでしょうか。
英語プランの利用を検討中の皆様に、このブログが少しでもお役に立てば幸いです。
上記でご紹介したオプションはサービス申込時やサービス開始後を問わず、いつでも追加でお申し込みいただけます。
また、電話代行サービスのお申込みを検討中の方で、『電話代行を利用してみたいけど、どこがいいかわからない！』『申込みたいけど、どのプランを選べばいいかわからない！』といった方も、お問い合わせ、お見積りのご依頼など、いつでも承っておりますので、メールもしくはお電話でお気軽にお問い合わせくださいませ！
今後ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
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