「電話代行サービスは、どの代行会社を選んでも同じ。」と思っていませんか？

 

『電話代行』と検索をかけると、たくさんの代行会社がズラリと出てきます。

電話代行を検討していても、1つ1つHPを見ていくのは時間がかかるし、
「どこの会社を使っても同じなの？」・「どんな風に代行会社を選べばいいの？」と、
お悩みの方もいらっしゃるかと思います。

実際にCUBEへお問い合わせいただく方の中にも、
「他社にも問い合わせてみたけど、自分の希望は聞いてもらえなかった」や、
「希望の対応はしてくれるけど、非常に料金が高くなってしまった」というお声も、
たくさんいただきます。

今回は、そんな方々に向けた『電話代行会社の失敗しない選び方』を、
実際の失敗例や、弊社サービスのおすすめポイントと共にご紹介させて頂きますので、
ぜひ、ご参考にしていただければと思います。

実際の失敗例①　オプション料金が高い

簡単な取次ぎと、1名様のアドレスにメールで連絡が基本のサービス。
基本のサービス料金は、他社に比べて安いが…

・電話での連絡や、かかってきた電話を内線感覚で各担当者の携帯などに
転送してもらう場合は、1件ごとにオプション料金がかかる。

・クレームの電話があると、別途オプション料金が発生したり、
すぐにサービスを停止されてしまう。

・プラン内に含まれているコール数が少なく、
コールオーバーした場合の料金が非常に高くなってしまった。

・登録しているメールアドレスの追加など1件ずつのオプション料金や、
電話の通話料が高く、いろいろとオプションを追加すると、
結果的にすごく金額が高くなってしまった…

◆CUBE電話代行サービスでは…

メール・電話連絡・応答後転送、いずれの対応も全てのプランで、
プラン内でご利用いただけます。

また、電話連絡や、転送した場合の通話料は、一律下記の料金にてご対応しております。

≪携帯電話に転送する場合　18円(税抜)/1分≫
≪固定電話に転送する場合　8円(税抜)/3分≫

実際に現在、ご契約いただいているクライアント様にも、
「電話代行の検討をしていて、問い合わせた他社では通話料が高かったので、
CUBEは通話料が安くてびっくりした！」というお声をいただいた事もございます。

また、シンプルプランでは月50コールまで、
スタンダードプランでは月100コールまでがプラン内に含まれておりますが、
もしも、プランのコール数よりオーバーした場合は、いずれのプランも、
≪コールオーバー料　1件あたり200円(税抜)≫にてご対応をしております。

「コールオーバーしてしまうと、それ以上、電話は繋がらなくなりますか？」という、
ご心配のご質問をいただく事もございますが、
弊社のサービスは、コールオーバーをしても受電が止まるという事はございませんので、
どうぞご安心くださいませ。

実際の失敗例②　営業時間外は電話の呼出音が鳴りっぱなしになる

・電話を受けてもらうのは平日だけで良いが、営業時間外や土日に転送設定をしていると、
電話が呼出音のみ鳴りっぱなしの状態になり、
お電話を頂いた方に時間外だと伝わりづらく、不信感を与えてしまうかもしれない…。

・営業時間外に流れるアナウンスに、会社名や自社の営業時間の内容を入れたり、
時間外の問合せはホームページからのお問合せを誘導をしたり…等したいが、
「ただいま受付時間外です」という共有のアナウンスしか流れない…。

・営業時間外に、どんな方から電話があったかを知りたいが、何も記録が残らない…。

◆CUBE電話代行サービスでは…

月100コールまでのスタンダードプランには、
専用の時間外アナウンスのサービスもプラン内に含まれております。

専用なので、アナウンスの内容も、ご自由にカスタムしていただけます。

通常の「お電話ありがとうございます。○○（会社名）でございます。
本日の営業は終了いたしました」というものから、
「弊社の営業時間は〇時～〇時でございます」と営業時間を追加したり、
「ホームページからのお問合せは24時間受け付けしております」等、
メールやお問合せフォームからのご連絡の案内を加える事も可能でございます。

また、専用時間外アナウンスには、留守番電話の録音機能も付けていただく事が可能です。
（※もちろん、留守番電話の設定に追加オプション料金も発生致しません！）

営業時間外に「ただいま営業時間外です」とアナウンスを流すだけでなく、
「メッセージをお願いします」と一言付け加える事で、
営業時間外にお電話くださった方にも、「また営業時間内にかけ直さなきゃ…」ではなく、
「留守電を録音しておいたから、営業時間内に折返しがかかってくるのを待とう！」と、
良い印象を持っていただけるかと思います。

また、留守番電話に録音された内容は、弊社の営業時間に関わらず、
24時間365日、ご自身のお好きなタイミングで確認をしていただく事が可能です。

実際の失敗例③　電話応対スタッフについて

・料金が安いので契約したら、対応してくれるスタッフの人数が少なくて、
せっかく転送設定をして対応を依頼しても、全然、電話が繋がらなくなってしまった…。

・対応してくれるスタッフの人数が多くて電話はすぐに繋がるが、
人数が多いため、情報共有が出来ておらず、
取引先や新規の方、全ての方に対して、全部同じ対応になってしまう…。

・対応してくれるスタッフの言葉遣い、敬語がおかしい…。

◆CUBE電話代行サービスでは…

CUBEのお電話の応答率は、常に98％以上を維持出来るよう、人材の確保に努めております。
弊社にお問い合わせくださった方や、ご契約いただいているクライアント様にも、
「他社は、基本料金が安かったけど、応答率を聞いたらすごく低かった」といった、
お話をお伺いした事もございます。

お電話の内容についても、どのスタッフでも共有できるよう、
受電後すぐに、スタッフ全員でクライアント様の情報を共有しております。

例えば、一度お電話いただいた方より、
「先ほど電話した○○ですが、お伝えし忘れた事がありまして…」等仰られた場合も、
最初に受電したスタッフと、2度目に受電したスタッフが別の者であっても、
すぐに前のスタッフが対応した内容を確認し、電話対応が出来るような体制を取っております。

また、よくお電話のある重要なお取引先様など、事前に情報を教えていただけましたら、
弊社のシステムに登録し、『取引先様には折返しの電話番号を聞かない』であったり、
通常はメール連絡のところ、『取引先様のみ内線感覚でお電話をお繋ぎする』など、
お電話いただいた方に合わせて、柔軟に対応する事も可能でございます。

他にも、電話代行会社選びの失敗例として、
「サービス内容は良いのに、オペレーターの対応が良くなかった…」等もあるかと思います。

どれだけサービス内容に魅力があっても、電話対応の質が良くないと、
全てが台無しになってしまうぐらい、オペレーターの対応の質は大事なのです。

弊社CUBE電話代行サービスでは、入社後1年間、社内外の研修を行なっております。

ビジネスマナー、敬語の使い方も含め、研修で様々なスキルを身につけているので、
オペレーターの対応の質については、どうぞご安心くださいませ。

また、入社後すぐに1人で電話対応をするということはなく、
1回1回の電話対応に必ず先輩スタッフが横について、モニタリングを行なっております。

終話後、契約者様にメール等でご報告をさせて頂く際も、送信前に先輩スタッフが確認し、
ダブルチェックをすることにより、伝達ミスや、伝達漏れを防ぐことが出来ます。

とはいえ、『どのような感じで電話対応をしているのか、実際に聞いてみないと不安…
なかなかイメージも沸かない…』という方もいらっしゃるかと思います。

CUBEでは、実際にクライアント様のお電話対応をしているスタッフが、
お問い合わせのお電話対応もさせていただいております。

そのため、弊社にお電話をいただけましたら、どのような電話対応をしているのか、
実際にイメージしやすいかと思います。

CUBE電話代行サービスでは、サービス保証制度もございます！

じっくり調べて、悩みに悩んで、「ここに決めた！」と決断しても、
結局、「なんか合わなかった…」・「思っていたのと違う…」・
「別のところにすれば良かった…」等となってしまったら…と思い、
なかなか最後の一歩が踏み出せないという方も、いらっしゃるかと思います。

どれだけ代行会社を比較し、調べても、
やはり、実際に利用してみないとはっきりとしたサービス内容は分からないですよね。

そこでCUBE電話代行サービスでは、ご契約者様に安心して始めていただけるよう、
『サービス保証制度』を導入しております。

『サービス保証制度』とは、万が一、弊社サービスにご満足いただけなかった場合、
サービスご利用開始後30日以内にお申し出いただければ、
CUBEにお支払いいただいた全額をご返金させていただくというものです。

『サービス保証制度』の利用方法は、専用用紙にご記入後、
弊社へメール又は、FAXで用紙をご返送していただくだけの簡単な手続きです。

この『サービス保証制度』があることで、初めて電話代行サービスを利用する方も、
他社の電話代行で失敗した経験がある方にも、電話代行サービスを利用することの不安や、
リスクを抱えることなく、安心して、始めて頂けるのではないでしょうか。

※サービス保証制度適用プラン※
電話代行シンプルプラン、スタンダードプラン（月コール数100回）、英語プラン。
ただし、オプションの専用電話番号、フリーダイヤルサービスをご利用の場合は、
犯罪収益移転防止を考慮し、サービス保証制度はご利用頂けません。
また、コールオーバーが発生した際も、保証制度対象外となります。予めご了承ください。

さて、いかがでしたでしょうか？
弊社CUBEでは、少しでも、電話代行をご検討中の方や、
電話対応にお悩みになっている方々のお役に立てれば！と思っております。

その他、気になる点などございましたら、
ぜひ一度、CUBE電話代行サービスへお問い合わせくださいませ！

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株式会社 大阪エルシーセンター　CUBE電話代行サービスグループ
CUBE電話代行サービスでは、実際に電話応対をしているオペレーターが、電話代行サービスの魅力やビジネスに関する情報を発信しています。日頃の電話応対のノウハウや様々な業種の導入事例等、電話応対にお悩みの企業様や、電話代行を検討している方は是非ご覧下さい。