皆さん、こんにちは！
いつもビジネスキューブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
現在、大変ありがたいことに多くの方からご利用をご検討いただけ、
サービスについてのご質問や御見積りなどのお問い合せをいただく機会がございます。
大体のご利用方法を想定した上で、お問合せをされる方もいらっしゃれば、
電話代行という業種を初めてお知りになり、
具体的なイメージがあまりない方もいらっしゃるかと思います。
そういったお問い合せの中でも、
『どういう状況の方が利用されているのか？』
『どういう風に利用しようか迷っている。』
『どういう事まで対応してもらえるのかを知りたい。』 …など
ご利用方法（お電話の応対方法）についてのご質問をよくいただきます。
今回は、そんな方のために、
実際にCUBE電話代行サービスをご利用頂いているクライアント様のご利用例を、
ご紹介させていただければと思います！
CUBE電話代行サービスでは、様々な業種の方にご利用頂いているのですが、
その中でも、特に法律事務所様に、非常に多くご利用をいただいておりますので、
今回はまず、法律事務所様のご利用について、お話をさせていただきます！
CUBE電話代行サービスを利用することとなったきっかけは？｜弁護士事務所の場合
『どういう経緯で電話代行を利用することになったのか？』って気になりますよね？
また、少し利用を検討しているという方の中でも、
『従業員ではない外部の人に対応をお願いするのもどうなのだろう…』と、
迷われているという方も、正直いらっしゃるかと思います。
まず、導入に至ったきっかけや理由はシンプルで、下記がよく挙がる内容となります。
・「外出する時間帯が多く、事務所を不在にすることが多い」
・「新規相談者からの問合せ電話を取り逃したくない」
・「仕事に集中したい」
・「事務所を開業したばかりで、従業員は自分1人のみである」
・「事務員を雇用するのにも費用が必要なのでコストを削減したい」
法律事務所様の場合は特に、
弁護士様も、担当事務員様も比較的、多忙にされている印象ですので、
それぞれが常に何かしらの業務に徹されているかと思います。
そのため、『電話対応要員を設ける』ということが簡単なようで意外に難しく、
『一次対応だけでも任せよう』と思い立ち、
電話代行をご利用されるケースが多いようにお見受けします。
続いては、迷われる要因ともなる『外部の人に対応をお願いする』という点についてです。
通常の電話対応オペレーターですと、
マニュアルに沿って、決まったセリフのみでの対応となるケースが多く、
ロボットのように感じてしまう場合や、言葉は丁寧でも感情がないように感じてしまう…
というお話をよく耳にします。
大切な1本の電話を任せるとなると気になってしまうのは、当然かと存じます。
しかし、その点は、CUBE電話代行サービスでは、心配ご無用です！
まず、CUBE電話代行サービスでは、“笑声”をモットーにご対応しておりますので、
ロボット感を与えてしまうようなことはございません！
また、マニュアルに沿ってご対応をおこなうという点は、
通常の電話対応オペレーターと通ずるところがございますが、
CUBE電話代行サービスでは、お電話の内容に合わせて、臨機応変な対応を行なったり、
“実際の事務所の従業員のように”という点を大切に電話対応を行なっております。
ありがたいことに、この“人間らしい対応”を気に入って、
CUBE電話代行サービスでの契約を決めてくださったというお声も多く頂けておりますので、
是非、ご安心をいただければと思います！
お電話の主な応対方法｜弁護士事務所の場合
CUBEでは、お電話の応対方法として、大きく分けて2つのタイプがございます。
まずは、それぞれのご対応方法について、例を踏まえてご紹介させていただきます。
応答後転送とは
『応答後転送』とは、まずは、お客様からのお電話をCUBEでお受けし、
そのお電話をクラアント様へ内線のようにお繋ぎできる応対方法でございます。
クライアント様へCUBEが応答後転送としてコールした際の対応は・・・
・お電話に出られた場合
⇒お客様とクライアント様をお繋ぎする。
・お電話に出られなかった場合
⇒再度CUBEスタッフがお客様の通話対応に戻り終話までご対応する。
⇒終話後、メール等で内容をご報告する。
上記、いずれかのパターンでのご対応となります。
外出応対とは
『外出応対』とは、お客様から入電があった際に外出中の旨をお伝えし、
受電～終話までをCUBEで対応する応対方法でございます。
お電話の内容は、終話後にクラアント様へメール又はお電話でご報告させて頂きます。
また、「〇時～〇時までは裁判業務の為、外出します」というように、
クライアント様のその日のスケジュールをメールやお電話でご教示いただけましたら、CUBE内でご登録し、お客様へスケジュールのお伝えも可能でございます。
当日のスケジュールに沿った対応とは
基本的には応答後転送、または外出応対のいずれかでのご対応となりますが、
お電話の内容やスケジュールに合わせて、臨機応変にご対応をさせて頂く事も可能です。
こちらについては、現在ご契約いただいているクライアント様の利用例を挙げて、
ご案内させて頂きたいと思います。
【例1】
裁判所や地方自治体（市役所・法務局・公証役場など）のお電話は応答後転送、
その他の会社や個人のお客様のお電話は外出対応。
➡予めご指示をいただけましたら、
上記のように入電があったお客様によってご対応の変更が可能でございます。
上記以外にもご指示をいただきましたら、
応答後転送するお客様・外出対応とするお客様というように、
振り分けてご対応が可能でございます。
(※振り分けについては登録上限がございます。ご相談くださいませ。)
【例2】
〇月〇日は、終日応答後転送可能、△月△日は終日外出対応。
➡日によって、応答後転送と外出対応を使い分けているクライアント様も、
いらっしゃいます。
その日のスケジュールをCUBEへお伝えいただけましたら、
ご対応方法の変更が可能でございます。
CUBEへのご連絡方法は、メール又はお電話で承っておりますので、
ぜひご連絡をいただければと存じます。
貴所の用途に沿ったご対応が可能ですので、ぜひご相談くださいませ！
今回は、主な応対方法についてご紹介させていただきましたが、
ご利用用途や業務内容などに合わせて、様々な応対方法のご提案が可能ですので、
是非、お気軽にお問い合せ・ご相談くださいませ！
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お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金）
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法律相談の料金の回答について｜弁護士事務所の場合
法律相談をご希望のお客様からの入電の際に、
基本の簡単なご相談料であれば、CUBEからご案内が可能でございます。
(※この場合も、予めクラアイント様からご指示をいただく必要があります。)
初回相談について
初めてお客様からのお電話で法律相談をされたいというお電話では、
お客様から「こちらの事務所は、初回の相談は無料ですか？」など、
相談料に対してのご質問を頂く場合が多くございます。
こういった場合、予めご指示をお頂けましたらCUBEでのご回答が可能でございます。
例えば、「初回相談料は無料」というご指示があれば、その旨をご案内いたします。
反対に「初回無料相談は行っていない」というご指示をいただけました場合は、
「申し訳ございません。当事務所では初回無料相談は行っておりません。」というように
ご指示に沿ってご案内いたします。
相談料金のご案内について
基本の相談料金につきましても、
「1時間以内で税込5,500円」などの情報を予めいただけましたら、
お客様よりご質問をいただいた際にCUBEにてご案内が可能でございます。
ご相談内容によっても料金が変動するかと存じますので、相談料金は目安としてお伝えし、詳細につきましては、折り返しお電話としてご対応することも可能でございます。
また、CUBEから相談料金に関する回答は一切行わず、お客様からご質問を受けた場合は、
折返しお電話のご案内とさせていただくことも、もちろん可能でございます。
新規のご依頼・ご相談について｜弁護士事務所の場合
法律事務所様によっては、新規のご依頼やご相談は受付けていない事務所様もあります。
そのような場合は、予めご指示をいただけましたら、
CUBEでご新規様かどうかをお伺いし、ご対応が出来かねる旨をお伝えいたします。
また、「○○様からのご紹介」というようにご紹介をされてのお電話であった場合は、
ご相談を受け付けるというご指示をいただいているクライアント様もいらっしゃいます。
その場合にはご指示通り、どちら様からのご紹介なのか等必要事項をお伺いし、
通常通りのご対応でご案内いたします。
重要お取引先のご登録｜弁護士事務所の場合
CUBEでは、よく入電がある会社様や顧問先の会社様など、
やり取りがあるお客様の会社名やお電話番号のご登録が可能でございます。
(※登録可能件数は、プランにより異なります)
ご登録のある会社様から入電がございましたら、
「いつも大変お世話になっております！」というように前置きを添えて、
スムーズにご対応が可能でございます。
また、CUBEでは折り返しお電話をお客様がご希望された場合は、
基本的にお電話番号をお伺いさせていただいておりますが、
重要お取引先のお客様の場合、お電話番号を何度もお伺いすることは、
逆に失礼にあたってしまう場合もございます。
そういった場合には、重要取引先・顧問先のお客様からの入電は、
お電話番号の聞き取りは控えさせていただくことも可能です。
このように臨機応変にご対応が可能ですので、ぜひご相談いただければと存じます。
国選弁護人の担当となった場合の応対方法｜弁護士事務所の場合
国選弁護人の担当となった場合、法テラスなどから依頼のお電話の入電がございます。
すぐのご対応（応答後転送）が出来ない場合、
「どのくらいで折返しをいただけるのか」という点が定かでないと、
次の方へ担当を回されてしまうという懸念点があるかと思います。
少しでも、その懸念を軽減させるためにも、予めご対応のご指示をいただけましたら、
「少し席を外していますが、すぐ折返します」というようにご案内をすることや、
直接、携帯に連絡していただくよう番号をご案内することも可能でございます。
このように、予め対策法をマニュアルとして組み込んで頂くことで、
貴重な案件の取り逃しを軽減させることも出来ますので、是非、ご入用くださいませ！
今回は、法律事務所様のご利用例をもとにお話させていただきましたが、
いかがでしたでしょうか？
法律事務所様といっても各事務所によって、様々なカラーがあるかと思いますので、
どういった対応をご希望かなどをご相談いただけましたら、
様々なパターンをご提案させていただきます！
少しでも興味を持っていただけましたら、
お電話、または、メールにてお気軽にお問い合せくださいませ！
本日もキューブログをお読みくださり、ありがとうございました。
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