こんにちは。
いつもキューブログをご覧いただきまして、誠にありがとうございます。
本日は、電話代行の仕事をする上で、私たちが心掛けていることや、
電話対応の事例を一部、お伝えさせていただきたいと思います。
◆CUBE電話代行サービスが電話対応で心がけていること
お仕事をする上で、避けては通れないのが『電話対応』かと思います。
皆様は、お電話をする際、何か心掛けていることはありますか？
私たちが日々、CUBE電話代行サービスでの電話対応をさせていただく際に、
心掛けていることや、意識していることをいくつかお話したいと思います。
笑声（えごえ）
当たり前ですが、自分の表情を見せることが出来ないお電話の対応では、
お話しの仕方や声色によって、相手の方への伝わり方が、全く異なります。
その為、受電時には、普段、人と話をする時よりも、ワントーン高い声を出し、
少し口角を上げながら、お話することを意識しています。
少しでも、相手の方に笑顔を思い浮かべてもらえれば、
「話しやすい人だな」、「感じがいいな」と思ってもらいやすくなり、
その後も、スムーズにお話することができます。
会社の顔という気持ちを持つ
電話をかけてきてくださった方は、よく知る取引先のご担当者様や、
新規のご依頼で、初めてお電話をかけてくださった個人のお客様など、様々です。
私自身も、プライベートで店舗へ問合せの電話をかける際には、
「一体、どんな人が出るのだろう…」と、思うことが多々あります。
そこで電話に出た方が、暗く冷たい雰囲気だと、こちらの気分も落ち込んでしまいますが、
印象の感じが良く、気持ちの良い対応をしていただけた時には、嬉しくなります。
また、お電話口の方の対応が良いと、その会社全体のイメージが良くなりますし、
暗く冷たい印象を受けた会社よりも、家族や知人にも、おすすめしたいと思いませんか？
ですので、私も常に、皆様の「会社の顔」であることを忘れず、
1件1件、丁寧な対応を心掛けて、受電対応させていただいております。
クッション言葉の活用
お問合せに対してのお断りや、こちらからのお願いをさせていただく場合に、
クッション言葉をよく活用しています。
例えば、「それは難しいです。」や、「〇〇をしてください。」など、
単刀直入にお伝えすると、少し角が立った印象に聞こえてしまいます。
ですが、「大変申し訳ございませんが、お受けいたしかねます。」や、
「お手数ではございますが、○○をしていただけないでしょうか。」のように、
クッション言葉をはさむと、とても柔らかい印象に聞こえます。
◆電話対応について
お電話をいただいた時の対応方法として、大きく2つあります。
内容をお聴き取りした上で、「担当者は今、外出しております」や「席を外しております」とお伝えし、
折り返しをご案内させていただく≪外出（席外し）対応≫と、
そのまま内線感覚でご担当者様にお繋ぎする≪応答後転送≫です。
折り返しをご案内する場合は、作業中の業務を遮ることなく、
ご担当者様のご都合の良いタイミングでご対応いただけることから、ご利用される方も多いです。
「外出」や「席外し」の他に、「電話対応中」や、
現在でしたら、「リモートワーク中」、「在宅勤務」などの文言に言い換えることも可能です。
〔例〕外出中に入電があった場合
相手：「○○さんは、いらっしゃいますか。」
CUBE：「申し訳ございません。○○は外出中ですので、
戻り次第、折り返しお電話をさせていただいても、宜しいでしょうか。」
相手：「分かりました。では、お電話をお待ちしています。」
こちらは、ご指示をいただいている対応をもとにご返答しております。
また、タイムリーな対応をご希望の場合は、内線感覚でお繋ぎができる応答後転送がおススメです。
〔例〕応答後転送をご利用中の場合
相手：「○○さんは、いらっしゃいますか。」
CUBE：「確認いたしますので、少々、お待ちいただけますでしょうか。」
↓↓
（ご担当者様に転送コール…）
↓↓
ご担当者様：「はい、○○です。」
CUBE：「お疲れ様です、CUBEの▲▲です。
只今、□□様よりお電話が入っておりますが、お繋ぎしても宜しいでしょうか。」
ご担当者様：「はい、お願いします。」
（お相手の方とご担当者様のお電話が繋がり、お話いただく…）
上記のように、予めご教示いただいているご担当者様の携帯番号、
もしくは、固定番号にお電話をお繋ぎして、お相手の方と直接、お話しいただくことが可能です。
もし、転送コールさせていただいた際に、ご担当者様がお電話に出られない状況であった場合は、
お相手の方との会話に戻り、外出中とお伝えしたうえで、折り返し対応をさせていただきます。
また、通常は外出対応でも、一部、ご指定の方からのお電話や、緊急時の電話は転送してほしい等、
ご希望がございましたら、都度、ご対応しておりますので、お申し付けください。
◆各業種での電話対応例
CUBEでは、少人数規模の会社様や、メーカー、病院、不動産、
士業（弁護士・税理士・司法書士等）等、幅広い業種の方々にご利用頂いております。
その中で、私たちはご契約者様のご指示通りに、
「〇〇株式会社、受付窓口です。」や「〇〇法律事務所です。」と名乗り、
クライアントの社員の一員として、お電話をお受けしております。
そこで、ほんの一部ですが、私たちの電話対応例をご紹介致します。
例：法律事務所 編
弁護士A様は、外出や打合せでお忙しく、事務所を不在にされることも多く、
「〇〇先生は、事務所にいらっしゃいますか？」などのお問合せが入った場合は、
「あいにく、外出中です。折返しお電話しましょうか。」と、ご返答させていただいております。
また事前に、その日のスケジュールをCUBEへ共有いただくことも多く、
「〇時まで裁判所に出ています。」や、「ただいま打ち合わせに入っています。」など、
その日のご予定に合わせて、都度、ご案内させていただいております。
CUBEでは、多くの同業他所様にもご利用をいただいておりますので、
やり取りの中で出る専門用語のお聞き取りもスムーズに対応いたしますので、ご安心くださいませ。
例：不動産会社 編
不動産会社へのお問い合わせですと、
「〇〇ビルの1階は、まだ空きがありますか？」といった物件確認のお電話や、
「〇〇マンションのことで、ご質問があります。」などのお電話が多いかと思います。
ご契約プランによっては、物件に関する簡単なQ＆A対応もお受けすることが出来ますので、
「現在も募集中です。」や、「そちらは、既に成約済みです。○階は、まだ募集中ですが、
いかがでしょうか。」などと、お答えすることも可能です。
事前にご教示いただいている内容以外のお問い合わせについては、
「ただいま、担当者が外出中の為、詳細は、折り返しご案内させていただきます。
お名前とお電話番号をお聞かせいただけますでしょうか？」と折り返し対応をし、
ご契約者様へメールでご報告させていただきます。
◆番外編～営業電話もお任せください～
日々、お電話を取らせていただいている中で、営業電話も1日に何十件と入ります。
人材派遣の会社様から、「本日、採用のご担当者様はいらっしゃいますか？」や、
「弊社サービスのご案内です。社長や責任者の方はいらっしゃいますか？」といった内容です。
営業電話に関しては、事前に営業とご指示をいただいた会社様であれば、
お断りさせていただくことも可能ですし、ご希望がございましたら、
「担当者へ申し伝えまして、必要であれば折返しお電話します。」と案内の上、
ご報告させていただくことも可能です。
◆CUBE電話代行サービスのプランについて
CUBEで、特に多くの方にご契約をいただいているプランをご紹介させていただきます。
①『シンプルプラン』
月10,000円（税抜）で、月50コールを想定したプランです。
対応内容は、社名・お名前・ご連絡先をお聞き取りし、ご報告させて頂く簡易応対プランとなります。
ご用件については、こちらからの積極的なお伺いはしておりませんが、
先方が仰った内容については、そのままお聞き取りし、ご報告いたします。
終話後のご報告をお送りする連絡先は、プラン内で1名様の登録が可能ですので、
ご利用される方は、比較的、お一人や少人数で事業をされている方が多く、
費用を出来るだけ抑えたい方にも、ご検討いただいているプランです。
■電話代行シンプルプラン
シンプルプランの詳細はこちら
②『スタンダードプラン』
月25,000円（税抜）で、月100コールを想定したプランです。
対応内容は、社名・お名前・ご連絡先・ご用件をお伺いした上で、ご報告させて頂きます。
連絡先も、プラン内で10名様の登録が可能ですので、
複数の方への同時メール送信や、用件別でのご報告も可能です。
その他、営業時間外のアナウンスも、貴社専用のものをお流しすることが出来ますので、
貴社名をお入れしたオリジナルの文言にしていただくことや、録音機能を付けることも可能です。
■電話代行 スタンダードプラン
スタンダードプランの詳細はこちら
また、「ネットショップを運営していて注文を受けてほしい」場合や、
CUBEスタッフでHPを閲覧しながらの受注対応をご希望の場合は、
『受付代行サービス』や『WEB受付代行サービス』にて、ご対応可能です。
必要なお聞き取り項目や、ご希望の対応内容などをお伺いした上で、
お見積りさせていただいておりますので、是非、詳細をお聞かせいただければと思います。
受付代行サービスの詳細はこちら
WEB受付代行サービスの詳細はこちら
尚、終話後のご連絡方法は、どのプラン内にも、メール連絡と電話連絡からお選びいただけますが、
オプション対応で【LINE・Chatwork・slack・Teams】のSNS報告も、ご用意しております。
ご報告方法も、必要に応じてカスタマイズしていただくことが出来ます。
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
先程もご案内した【応答後転送】も、全てのプラン内に含まれており、
転送時にかかる通話料のお支払いのみでご利用が可能の為、大変ご好評いただいているサービスです。
もし、おひとりでの事務所様や、少人数規模の会社様であれば、
外出中に電話を取り損ねてしまったり、仕事に集中したいお時間帯に、
何件も、営業電話が鳴ってしまったりすると、対応が難しいこともあるかと思います。
規模の大きな会社様でも、代表電話にかかってくる電話の振り分けに、
お困りのケースをお聞きすることがあります。
CUBEでは、そのような電話対応でのお悩みを解決し、電話業務のお手伝いをさせて頂きます。
対応・プラン内容にご不明点や、気になる点がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ！
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お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金）
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今後ともCUBE電話代行サービスどうぞよろしくお願い致します！
