CUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
電話代行のご利用をご検討されている方でも、
『実際にどんな対応をしてもらえるのか？』・『どれくらい業務が楽になるのか？』、
イメージがつかない方も多いかと思います。
弊社CUBEでは現在、様々な業種の方からご契約をいただいておりますが、
本日は、その中でも、士業の方におすすめのご利用方法について、
ご紹介させていただきたいと思います！
CUBEではどんな対応が出来る？？～基本プランと基本応対～
CUBEの基本プランとは？
CUBE電話代行サービスでは、シンプルプラン・スタンダードプランという、
基本の電話代行プランに加え、受付代行プランやWEB受付代行プランといった、
注文受付や予約の管理まで、お任せいただけるプランもご用意しております。
【シンプルプラン：月額10,000円(税抜)】
月のコール数50件程度を想定した、簡易的な応対プランです。
積極的なご用件のお聴き取りはいたしませんが、折返しをご案内するほか、
「応答後転送」という取次転送サービスをご利用いただければ、
ご担当者様へ直接、お電話をお繋ぎすることも可能です！
【スタンダードプラン：月額25,000円(税抜)】
月のコール数100件程度を想定したプランです。
シンプルプランでの対応に加え、詳細なご用件のお聴き取りや、
Q&Aのような簡単なマニュアル対応も承っており、より幅広い対応が可能になります！
【受付代行サービス：月額30,000円(税抜)～】
HPでは通販やネットショップのお問い合わせ窓口におすすめのプランとしてご紹介しておりますが、ご注文の受付だけでなく、ご予約の受付から管理までを承ることも可能なプランとなっております。そのため、実は士業の方にも多数ご利用いただいております！
【WEB受付代行サービス：月額50,000円(税抜)～】
前述の受付代行プランに加え、HPの閲覧やWEBシステムへの代行入力等が可能なプランです。専用のシステムでご予約を管理されている場合や、HPにある情報をもとに対応してほしいという場合には、こちらのプランで対応いたします！
CUBEでの基本応対とは？
CUBE電話代行サービスでは、「不在応対の上、折返しをご案内」もしくは、
「応答後転送を利用して、内線感覚でお繋ぎ」といった応対が、最も一般的です。
弊社CUBEでは、不在応対だけでなく、応答後転送という取次転送のサービスについても、
全てのプランで、オプション料金不要(※)でご利用いただくことができ、
大変ご好評をいただいております。
また、「裁判所からの電話の際、当事者のお名前と事件番号を聞き取ってほしい！」や、
「税務署からの電話は、どの会社の・どの書類の件かを聞いてから転送してほしい！」等、
ご用件のお聴き取りのご指示に関しては、スタンダードプランから承っておりますので、
ご状況やご予算に合わせて、ご検討くださいませ。
(※)応答後転送時の通話料のみ、別途実費でご負担いただいております。予めご了承ください。
状況に合わせたおすすめの利用方法とは？
電話応対の時間が限られているなら、担当者不在のため折返し
電話代行をご検討いただくに至るまでには、様々なご理由があるかと存じます。
例えば、出来るだけ業務に集中したいので、
電話対応は、時間があるときにまとめて行ないたいという場合は、
「担当者が不在のため、折り返します」といった対応がオススメです。
また、「不在」といっても外出だけでなく、席外し・電話中・リモートワーク中等、
皆様のご状況に合わせたご案内が可能でございます。
終話後は、基本的にはメールやお電話にてご報告させていただいておりますが、
オプションでSNSでのご報告も承っております。
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
タイムリーな対応をご希望なら、応答後転送サービスがおすすめ
営業電話が多く、対応に困っていて電話代行を検討しているが、
依頼者や取引先等、やり取りのある人からのお電話は、
出来るだけタイムリーに対応したい！という場合は、応答後転送サービスがオススメです。
弊社CUBE電話代行サービスでは、明らかに営業電話と判断できる場合は、
転送やご報告をお控えする他、丁重にお断りさせていただくことも可能でございます。
ご用件をお伺いしても判断が難しい場合は、転送やメールにてご報告をさせて頂きますが、
その都度、「これは営業電話です」とご指示をいただけましたら、
以後は、営業電話として対応させていただいております。
ご用件のある電話については、『応答後転送』サービスなら、
内線のような感覚で、そのままお客様や取引先からのお電話をお繋ぎすることが可能です。
また、弊社からのコールに出られなかった場合は、外出応対や席外し応対の上、
メール等でご報告をさせていただきますので、ご安心くださいませ。
重要な取引先だけすぐ対応したい・・指定先のみ「応答後転送」も可能です
士業の方に多くご利用いただいているのが、
裁判所や弁護士会・税務署・その他重要取引先からのお電話のみ応答後転送でお繋ぎし、
その他は、不在応対の上、折返しをご案内するという応対方法です。
基本的には、不在応対をしてほしいが、
〇〇からの電話だけはすぐに出たい・・といったお悩みにも、柔軟に対応しております。
また、事前にご連絡をいただけましたら、
「本日のみ〇〇からのお電話を「応答後転送」で繋いでほしい」といったご要望にも、
ご対応いたします！
出来る限り電話応対は任せたい・・ご予約の受付もお任せください
「外出が多く、事務所で電話対応する時間が取れない」・「事務員が辞めてしまった」等、
限られた時間の中で、なるべく業務に集中したいという方も多いかと存じます。
相談予約の受付も任せられたら・・とお考えなら、
是非、弊社CUBE電話代行サービスにご相談くださいませ！
お名前やご連絡先に加え、ご予約希望日時をお伺いして、
折り返し案内でOK！という場合はスタンダードプランから、
ご予約時の確認事項のお聞き取りや、ご予約の管理まで全て任せたい！という場合は、
受付代行サービスから承っております。
士業における電話代行の実際の活用事例
ここからは、実際にご利用いただいている契約者様のご活用事例を、
具体的な応対の流れとともに、ご紹介させていただきたいと思います。
■「外出応対」戻り次第の折り返しをご案内
「○○は外出しておりますので、ご伝言を承ります」や、
「折り返しご連絡するよう申し伝えます」等とお伝えさせていただき、
お電話の内容をメールなどでご報告させていただく形となります。
それではここで、実際の受電時の応対例をご紹介いたします！
【入電から終話まで】
CUBE：「はい、○○法律事務所でございます。」
取引先：「××裁判所のAです、B先生はいらっしゃいますか。」
CUBE：「いつも大変お世話になっております。
申し訳ございません、あいにくBは只今外出中でございます。
ご用件をお伝えするか、折り返しご連絡するよう申し伝えましょうか。」
取引先：「折り返しご連絡をいただきたいです。」
CUBE：「承知しました。では、ご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
取引先：「00-0000-0000で、内線は123です。」
CUBE：「00-0000-0000で、内線番号が123ですね。
併せて、どなたの件かもお伺いしておいてよろしいでしょうか。」
取引先：「事件番号が令和4年ワ××の、原告Cさんにお付きの件です。」
CUBE：「かしこまりました。折返しお電話するようBに申し伝えます。」
取引先：「よろしくお願いします、失礼します。」
CUBE：「失礼いたします。」
（※終話※）
↓↓
（※即時、ご報告をさせていただきます。※）
【報告メール例】
——————————————————
応対日時：20XX/○/△(月)14:15
相手先社名：××裁判所 様
相手先氏名：A 様
用件：
【B様 宛】
事件番号：令和4年ワ××、
原告Cさんにお付きの件です。
折り返しお電話ください。
電話番号：00-0000-0000
内線番号：123
——————————————————
士業の方の中でも、個人事務所でお仕事をされている方や、不在にすることが多い方等で、
すぐにお電話対応が出来ない方に外出応対を選ばれる方が多い印象です。
また、電話会議等、すぐに繋いでほしい案件のある場合には、
事前にご指示いただけましたら、臨機応変に対応させていただきます。
ご予定に合わせて、お気軽にご相談くださいませ。
■「応答後転送」
士業の中でも、ご担当者様が複数在籍されている事務所様で、
多くご利用いただいているのが、応答後転送です。
ご担当者様への取次ぎや、ご用件のお聞き取り等の手間を減らすことができ、
且つ、必要なお電話にはタイムリーに対応出来るため、ご多忙な方にもおすすめです！
それではこちらも、実際の受電の流れをご紹介いたしましょう！
【入電から終話まで】
CUBE：「はい、○○法律事務所でございます。」
取引先：「××裁判所のAです、原告Cさんにお付きの件でB先生はいらっしゃいますか。」
CUBE：「承知しました。確認してまいりますので、少々お待ちくださいませ。」
↓↓
（※CUBEよりご担当者様へコールさせていただきます※）
↓↓
ご担当者様：「はい、Bです。」
CUBE:「お世話になっております、CUBEです。
只今、××裁判所のA様より、原告C様にお付きの件でお電話です。
お繋ぎしてもよろしいでしょうか？」
ご担当者様：「はい、お願いします。」
↓↓
（※直接、取引先の方とお話しいただけます※）
このように事務所内の内線のような感覚でお電話をお繋ぎさせていただきます。
もし、ご担当者様とお電話が繋がらなかった場合は、
再度お客様との通話に戻り、終話後にメール等にて受電内容をご報告しております。
また、全てのお電話を転送するのではなく、裁判所からの期日の指定や、
接見要望のご連絡等、ご伝言のみで済むようなご用件の場合は、転送をお控えし、
終話後にメール等でご報告をさせて頂いたりなど、臨機応変にご対応しております。
■外出応対、指定先のみ応答後転送
国税局・税務署等、事前にご指示いただいた取引先からのお電話のみ、
応答後転送でお繋ぎいたします。
その他のお電話は、外出している旨お伝えし、折返しをご案内いたします。
※応対の大まかな流れは、上記①、②と同様になります※
急ぎではないお電話に時間を取られることを避け、
必要なお電話のみタイムリーにお繋ぎすることで、業務が集中する時期でも、
効率よくご対応いただくことが出来ます。
そのため、こちらの応対は税理士事務所様だけでなく、
法律事務所様や会計事務所様等、多くの士業の方からもご好評いただいております。
ぜひ、ご検討くださいませ！
■予約のお電話はCUBEで対応！その他の用件は「応答後転送」
基本応対は、応答後転送や外出応対にて対応させていただき、
予約希望の場合のみ、CUBEで受付するといった対応が可能です。
ご予約時は、希望日時等の必要事項をお聞きし、予約表を更新した上で、
受付内容をご報告いたします。
【予約受付時の応対例】
～お名前、希望日時、相談概要、お電話番号を伺い、エクセルの予約表を更新する場合～
依頼者様：「新規で相談したいのですが、予約できますか。」
CUBE：「かしこまりました。ご希望のお日にち、お時間帯はございますか？」
依頼者様：「〇月〇日の11:00からでお願いしたいです。」
↓↓
（※CUBEスタッフで、ご予約の空き状況を確認します※）
↓↓
CUBE：「ご希望のお時間帯で空きがございますので、ご予約を承ります。
お名前とお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
依頼者様：「オオサカ ハナコです。電話番号は000-0000-0000です。」
CUBE：「かしこまりました。差し支えなければ、ご相談の概要もお伺い出来ますか。」
依頼者様：「相続税の申告の件で相談したいです。」
CUBE：「承知いたしました。
それでは〇月〇日11:00にてご予約承りました。
当日は、お気をつけてお越しくださいませ。」
（※終話※）
↓↓
（※CUBEでご予約表を更新し、ご報告メールに添付してお送りいたします。※）
こちらの応対をご希望の場合は、ご予約状況を弊社と共有いただく必要がございます。
エクセル等でご予約表を作成していただき、弊社でご予約をお取りした際は、
都度、ご予約表を更新し、ご報告の際にメールに添付してお送りいたします。
また、ダブルブッキング等を防ぐため、貴所でご予約をお取りいただいた場合にも、
ご予約表を更新して弊社にお送りいただけるようお願いしております。
さて、いかがでしたでしょうか？
電話代行をご検討の際に、少しでも、参考になれば幸いでございます。
今回は、士業の方向けのご案内をさせていただきましたが、
その他の業種の方でも、ご不明点や気になる点等がございましたら、
是非、お気軽にお問い合わせくださいませ！
お問い合わせやお見積りのご依頼は、メールでもお電話でも無料で承っております！
メールでのお問い合わせ・ご相談は、こちら
お見積りは、こちら
お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金）
