皆さん、こんにちは！
いつもCUBEブログをご覧いただきまして、誠にありがとうございます。
本日は、CUBEのご契約者様の中でも特に多い、
士業関係のご契約者様の活用事例をご紹介させて頂きたいと思います。
CUBEでは、弁護士様、税理士様、社労士様、会計士様、行政書士様、司法書士様等、
多くの士業系のお客様にご利用頂いています。
「電話代行では、実際どのように対応しているの？」、
「専門用語等が多いがちゃんと聞き取れるの？」、「代行って怪しまれない？」等、
不安に思われている方も、多くいらっしゃるのではないでしょうか？
そこで、実際に対応した内容での活用事例をご紹介させて頂きますので、
ぜひ、ご参考にして頂ければと思います。
～ 電話代行サービス活用事例 ～
『法律事務所』編
法律事務所には、主に他事務所の弁護士様、裁判所、保険会社、個人の依頼者から、
お電話をいただく事が多いです。
いくつか応対例をご紹介させていただきます。
例1）他事務所の弁護士様からのお電話の場合
「○○さんの件です。～弁護士いらっしゃいますか。」
⇒対応方法【外出対応or応答後転送】
外出対応時には、お名前・お電話番号をお聞き取りし、折返し対応をさせて頂きます。
また、事前にご指示を頂いていれば、
そのままご担当者様へ内線感覚で転送をさせて頂くこともあります。
例2）裁判所からのお電話の場合
事件番号、どの案件か等の聞き取りや、次回期日の候補日の聞き取り等、
お電話口の方が仰られた内容は、全てお聞き取りし、ご報告しております。
また、「請書」・「調書」・「債権」等のよくある専門用語も、
基礎知識として把握しているスタッフが対応しておりますので、
何度もお聞き直しをして、不自然になるようなこともありません。
もし、分からない言葉等があった場合には、念のため、
ネット等でお調べし、出来る限り正しい内容をご報告させていただいておりますので、
ご安心ください。
例3）新規のご依頼者様からのお電話の場合
ご相談ご希望日や、簡単にご相談内容の聞き取りをさせて頂くことも可能です。
また、相談料や、相談方法のご案内（事務所にご来所頂いてのご相談になる等）も、
ご指示を頂きましたら、ご案内させていただくことが可能です。
また、CUBEからの報告メールの記載例をご紹介させていただきます。
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【例 その①】
・弁護士 ○○様
○○様宛
～さんの破産事件の件です。
折り返しお電話ください。
電話番号：080-0000-0000
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【例 その②】
・○○地方裁判所 民事○部 ○○様
○○様宛
事件番号：令和３年家イ○○号
原告：○○
被告：○○
次回期日をお伝えします。
○月○日(金) 10：00～ WEB会議です。
期日請書のご提出をお願いします。
お伝えください。
着信番号：03-0000-0000
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【例 その③】
○○損害保険株式会社 ○○様
○○様宛
○月○日事故の○○様の件です。
お電話ください。
着信番号：050-0000-0000
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『税理士事務所』・『会計事務所』編
都税事務所、国税局、銀行、市役所、個人の方からのお電話をよく頂きます。
よくある例と致しましては、個人の方から確定申告のお手続きの件や、面談のご予約、
銀行様からの税金関係のお手続きの進捗確認等、
こちらも、法律事務所様のように様々な種類のお電話をお受けしています。
『税務署からのお電話は転送』・『緊急時は転送』というように、
よくご連絡のある方からのお電話は、ご担当者様へ内線感覚でお繋ぎをさせて頂き、
即時、ご対応頂くことも可能です。
行政の方から、個人の方、お金に関わる事案は、特に重要なお電話が多いこともあり、
内線感覚でお繋ぎする『応答後転送』をご利用になられているご契約者様が、
多い傾向にあります。
さらに、貴所の営業時間に合わせて「17時以降は翌営業日以降の対応になる。」等、
予めご指示を頂いておりましたら、17時以降にかかってきたお電話は転送をせず、
ご担当者様宛にメールにてご報告させて頂いています。
『社労士事務所』編
主に、労働局、労働基準監督署等から書類に関する確認等のお電話や、
何度もやり取りしている既存のお客様からのお電話をお取りすることが多いです。
またご用件は、助成金や労災の申請、離職票、障害年金に関する件など様々です。
既存のお客様からのお電話が多いので、『既存顧客の電話番号は聞き取らない』等、
ご指示いただいている事務所様もあります。
また、「いつものご自宅の番号でよろしいでしょうか。」や、
「今、頂いている携帯の番号でよろしいでしょうか。」というような聞き方をすると、
お電話口の方も、自分のことを分かってくれているんだなという、
安心感を持っていただけるかと思います。
また事務所様によって、扱っているサービスや専門分野が多岐に渡るかと思います。
そのような事務所様の場合、例えば、「障害年金の無料相談」の件は□□様へご報告、
「研修のお願い」の件は△△様へご報告等と、
ご用件によって、ご報告先を振り分けることも可能です。
どのようなお電話でも、お客様や状況に応じて臨機応変に対応するように心掛けていますが、
対応方法に関して、お話しの仕方や応対方法等、ご希望があれば事前にご教示ください。
『司法書士事務所』編
建物や土地の売買で不動産会社からの決済の件や、銀行からのお電話、
役所からの戸籍等の請求の確認のお電話等、重要なお取引のお電話も多いです。
CUBEでは、そのようなお電話も取りこぼさず、
ご担当者様へ内線感覚ですぐにお繋ぎさせて頂くか、ご用件をお伺いして、
メールにてご報告させて頂きます。
例えば、ご担当者様へ転送させて頂く際は、
「ただいま□□様宛に、〇〇不動産の△△様より、明日の決済の件で、
お電話を頂いておりますが、お繋ぎしてよろしいでしょうか。」とお伝えし、
お電話をお代わり頂いています。
もしお忙しいようでしたら、
「今は手が離せないので、後ほど折返すと伝えてください。」とご指示を頂きましたら、
お電話を頂いた方に、その旨をご案内し、終話後メールにて内容をご報告させて頂きます。
CUBEでは、マニュアル一辺倒の対応ではなく、
お客様の状況や、お電話口の方の雰囲気に合わせて対応することが可能です。
他社様からCUBEへ乗り換えられたご契約者様も、
このようなCUBEのスタッフの臨機応変な対応にご満足を頂いています。
『行政書士事務所』編
法務局からや、入国管理局のお電話や給付金の申請、
後遺障害認定のお手続きに関するお電話等、個人の方から取引のある企業様からと、
幅広いお電話がかかってくるかと思います。
例えば、お電話の中には、「急ぎ、書類の作成をしてほしい」や、
「至急、先生から連絡がほしい」等、
お急ぎのご用件や、至急対応が必要な案件があります。
そういったお電話に対しては、ご報告の際に分かりやすいように、
【お急ぎ】や【至急】等と記載して、ご報告させて頂いたおります。
もしくはお急ぎのお電話の場合のみ、ご担当者様へ直接お電話をお繋ぎさせていただき、
その場で、ご対応頂くことも可能です。
また、電話代行をご検討いただいているお客様からは、
『電話が終わった後、どのくらいで報告をもらえるのか？」というご質問も、
多くいただいております。
CUBEでは、お電話対応にお時間を要した場合など以外は、
基本的には、どのようなお電話でも、5分以内にご報告させて頂いております。
このような迅速な対応が出来ることが、
CUBEを長年ご利用頂いているご契約者様が多い理由の一つではないかと思います。
～CUBE電話代行プランでの活用事例～
◆シンプルプラン
シンプルプランは、お一人でお仕事をされていることの多い士業関係の方が、
多くご利用いただいているプランです。
お電話をいただいた方の社名・お名前をお伺いし、
そのまま直接、ご担当者様へ内線感覚でお繋ぎする【応答後転送】、
または、「担当者が外出しておりますので、折返しお電話させて頂きます」とお伝えし、
ご連絡先をお伺いする【外出応対】にて、対応させて頂いております。
このプランは、ご用件については、こちらから積極的にお伺いしておりません。
但し先方が仰られた内容は、そのままお聞き取りし、ご報告させて頂いております。
また「難しい内容であることが多い為、用件は聞かず、
電話があった旨をすぐに連絡がほしい」というご契約者様もいらっしゃいます。
そういった方には、こちらのプランがオススメです。
■電話代行シンプルプラン
シンプルプランの詳細はこちら
◆スタンダードプラン
スタンダードプランでは、シンプルプランとの違いとして、
お電話口の方にCUBEから積極的にご用件をお伺させて頂くことが可能です。
裁判所や市役所等、行政からのお電話は、ご用件が多いこともあります。
そういったお電話については、簡単にでもご用件をお伺いした上で、
ご担当者様にお繋ぎさせて頂くか、後ほど担当者様より折返しご連絡を頂いた方が、
効率が良い場合も多いかと思います。
また、在籍者様が多い事務所様にとっては、
10名様までプラン内でご連絡先の登録が可能なこちらのプランがオススメです。
名指しでお電話があれば、ご報告の際に
各ご担当者様への報告を振り分けることが可能です。
さらに、商品の問合せはA様へ、担当者不明の場合はB様へ等、
内容によっての振り分けも可能です。
更に弊社CUBEの営業時間外にお電話を頂いた際に流れるアナウンスは、
貴所名の入った貴所専用アナウンスをプラン内でお流しすることが可能です。
ご希望の方へは、留守番電話の伝言を確認出来る録音機能を付けることもでき、
シンプルプランよりも、様々な機能がプラン内でご利用いただけます。
■電話代行 スタンダードプラン
スタンダードプランの詳細はこちら
士業の方へは、行政から企業、個人の方からと、実に様々な方からのお電話があります。
面談や裁判所に出向いて事務所を不在にしていることが多く、
なかなか電話に対応する時間が無いという、お忙しい士業の方へ、
弊社CUBEの電話代行スタッフが、貴所のお電話に笑声で対応いたします。
新規のご相談や、大切なお客様からのお電話を逃さず、
一つ一つのお電話に丁寧に対応させていただきますので、
ぜひ、貴所のお電話対応をCUBEのスタッフにお任せしてみませんか？
少しでも興味を持っていただけましたら、お電話または、メールにてお問合せください！
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メールでのお問い合わせ・ご相談は、こちら
お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金）
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弊社スタッフが皆様からのお問い合わせにも、笑声で対応させて頂きます。
ぜひ、お気軽にお問い合わせくださいませ！
