皆様、こんにちは。
いつもCUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。

今回は、『どういった業種の方々が、電話代行を利用されているのか』、
また、弊社のシステムを『どのように利用されているか』について、
現在、ご利用いただいている電話代行の事例をいくつかご紹介させていただきたいと思います！

現在、ご利用を検討されている状況でございましたら、
ぜひ、ご覧いただき、検討材料にしていただければ幸いです。

◆士業編

弊社では、弁護士・司法書士・行政書士・税理士・公認会計士など、
多数の士業の方に、電話代行サービスをご利用いただいております。

主に、個人の依頼者やお取引先、役所、裁判所等からご入電がございますが、
事務所を不在にされることも多いとのことで、その際の利用方法をご紹介します。

～士業のよくある利用方法～

スケジュールに合わせた対応変更

お電話をいただいた際の基本対応として、
ご契約当初に『外出対応』や『離席対応』など、設定いただいております。

より詳細な外出時間や出張の期間などをメール、もしくは、お電話にてご連絡頂ければ、
「○○時まで外出中の為、○○時以降に折り返します。」や、
「○○日まで出張予定です。」と、お電話いただいた方に詳細日時をお伝えしますので、
先方に、より安心感を持っていただけます。

また、ご契約者様からも詳細予定を伝えることで、
相手とのやり取りがスムーズになったと、大変ご好評いただいております！

特定箇所からの電話を転送

基本対応は『外出対応』としていても、
裁判所など、『特定箇所からの電話は、すぐに対応したい』などございませんか？

予めご指示いただいた特定箇所からのお電話については、
ご担当者様に内線感覚で転送させていただくことが可能ですので、
直接、その場でのやり取りが可能です。

ご希望がございましたら、お気軽にご相談くださいませ。

◆不動産編

同業他社様からの物件確認のお電話や、
管理されてる物件に入居中の契約者様からのお問い合わせが、比較的多いです。

こちらも『外出対応』で、折り返しの案内を希望されるご契約者様が多いですが、
中には、物件確認の対応をお任せいただくこともございます。

～不動産業のよくある利用方法～

物件確認の問い合わせ

予め物件の募集情報をいただき、該当の物件にお問い合わせがあれば、
『募集中』か『募集終了している』かを、CUBEでお答えいたします。

＜対応例＞
お客様「〇〇の物件は、まだ募集中ですか？」
CUBE「はい。募集中でございます。」
お客様「詳細をお聞きしたいです。」
CUBE「詳細については、担当者より折り返しお電話させて頂いても宜しいでしょうか。」
お客様「わかりました。よろしくお願いします。」

物件確認のお電話の際は、上記のような対応をさせていただきます。

定休日のご対応

不動産業の定休日は、平日の会社様も多いのではないでしょうか。
会社定休日にCUBEへ転送されている場合は、こちらでお電話を取らせていただきます。

お電話がございましたら、
「本日は定休日の為、翌営業日にご連絡させていただいても宜しいでしょうか」と、
ご案内させていただきます。

◆ネットショップ編

ネットショップ関係は、商品購入前・購入後のお客様からお電話を多くいただきます。
問合せ内容は、商品の詳細について、また、購入後のクレームが中心で、
CUBEでは、その一次対応も行なっております。

～ネットショップのよくある利用方法～

クレームの一次対応

製品の不良や、商品の到着が遅いなど、クレーム内容は様々です。
CUBEではお客様のご状況や、ご意見・ご要望を受け止めた上で、
その場に適した謝罪をいたします。

ご意見のみでしたら、その場で完結することもございますが、
内容によっては、その後の対応が必要な場合もございます。

その場合は、折り返し対応の上、契約者様へご報告させていただき、
最終的な解決をお願いしております。

問合せフォーム・メールへの誘導

中には、お客様からの質問等をHPのお問合せフォームへ誘導してほしいといった、
ご要望をいただくこともございます。

その場合は、お電話をいただいた際に、
HP、もしくは、メールにてお問合せいただきたい旨をご案内させていただきますので、
ご希望の対応方法などございましたらご相談くださいませ。
※その際、お客様が電話対応をご希望される場合は、折り返し対応させていただきます。

ご注文対応

インターネット通販のご注文については、
基本的に、ネット上でお手続きされることが、ほとんどかと思います。

ですが、中には、インターネットからのご注文方法が分からず、
お電話でのご注文を希望される方もいらっしゃいます。

お電話での注文も、CUBEで対応ご希望でしたら、
お聞き取り項目を予めご指示いただき、項目に沿ってお客様にお伺いさせていただきます。

また、WEBサイトの注文ページに直接、入力させていただくプランもございますので、
詳細をお聞きした上で、ご対応させていただきます。

◆メーカー編

基本的には、お取引きされている企業様からお電話が入ります。
製品の見積り関係や、納期の確認、○○の担当者宛など、内容は様々です。

～メーカーのよくある利用方法～

製品名や業界用語の共有

取り扱われている製品の名前や業界用語、その他聞き取りづらいワードなど、
CUBEで認知しておいた方が良いワードがございましたら、予めご教示くださいませ。
スタッフ間で共有させていただき、お聴き取りもスムーズに対応いたします。

マニュアル対応

お問い合わせの内容として、よくある質問等ございましたら、CUBEで対応も可能です。
事前に、製品の価格や詳細情報、または、簡単なQ＆Aをいただきましたら、
そちらを参照し、ご対応させていただきます。
※ご対応させて頂く内容によって、お見積りさせて頂きます。

＜対応例1＞
お客様「見積もり依頼は、どのようにすればよろしいでしょうか？」
CUBE「HPから見積もり依頼書をダウンロードしていただき、
必要事項を記入後、メールもしくはFAXでお送りください。」
お客様「わかりました、ありがとうございます。」

＜対応例2＞
お客様「商品注文してから、どのくらいで納品していただけますか？」
CUBE「在庫があれば、通常1週間前後で納品予定でございます。」
お客様「わかりました。」

なお、Q＆Aにない質問事項や詳細を聞かれた場合は、
ご担当者様に転送、もしくは、折り返し対応とさせていただきますので、
ご安心くださいませ。

◆人材派遣会社編

インターネットより求人をご覧になった応募希望の方や、
応募元である取引企業様からの入電がございます。

ご対応としては、ご担当者様がご不在や席を外しているといった対応をさせていただき、用件をお聞き取りの上、担当者からの折り返しをご案内しております。

～人材派遣会社のよくある利用方法～

指定の聞き取り項目設定

取り扱われている求人案件が多い会社様の場合、個人の方からのお問合せについては、
折り返しの際、予めお聞き取り項目を指定される会社様もいらっしゃいます。

＜お聞き取り項目例＞
お名前・ご連絡先・年齢・希望の仕事内容・最寄り駅　など

お聞き取りの項目内容によっては、オプションでのご対応となる場合がございますので、
この項目は聞き取ってほしい等ございましたら、詳細をお聞かせいただければと思います。

◆保険代理店編

保険をご契約されている個人の方から、
ご契約内容の確認、更新、または、解約のお電話を多くいただきます。

ご担当者様を指名された場合は、応答後転送を利用され、
直接、お客様とお話しされるところもございます。

なお、転送をした際に、ご担当者様が出先や打合せ等でお電話を取れない状況でしたら、
こちらでお客様との通話に戻り、折り返し対応をさせていただきます。

～保険代理店のよくある利用方法～

お客様とすれ違いになる時の伝言

時に、折り返しをしてもお客様とコンタクトが取れず、
すれ違いになることもあるかと思います。

そのような時は、「○○さんから電話があれば、▲▲と伝えてください。」といった、
簡単なご伝言をCUBEにご連絡いただければ、
該当のお客様からのお電話がございました際に、お伝えさせていただきます。

担当・用件別にご報告

○○保険の担当者宛や、「○○さん、いますか。」といった名指しで、
お電話がございました場合、終話後のご報告先を担当別・用件別に分けることが可能です。

複数在籍者様がいらっしゃれば、それぞれのご連絡先をご登録させていただき、
振り分けをさせていただきますので、
○○の件は▲▲宛に、□□宛の電話は本人に連絡を入れてほしいなど、
ご要望をお申し付けくださいませ。

また、相手の方がお急ぎで、お電話をかけてこられることもございます。
先方より急ぎと言われた場合、もしくは、CUBEにて緊急と判断した内容については、
ご担当者様にお電話にてご連絡をさせていただく場合もございます。
※プランによって、連絡先登録可能数が変わりますので、予めご了承くださいませ。

現在、社内体制を見直し、変更されている会社様が多くなってきております。
その中でも、電話対応は無くてはならないものですが、
リモート体制を取られていると、どうしても対応に悩みますよね。

そういった手の届かないところのお手伝いを、
是非とも、CUBE電話代行サービスにお任せいただければと思います。

様々なプラン・オプションをご用意しておりますので、
ご希望の対応内容や詳細をお伺いした上で、お見積りも作成も可能でございます。
ご不明点や懸念点などございましたら、お問合せくださいませ。

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平日：９時～１８時（月～金）
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今後ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。

株式会社 大阪エルシーセンター　CUBE電話代行サービスグループ
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