本日も、ビジネスキューブログをご覧いただきまして、ありがとうございます。
とてもありがたいことに、CUBEには日々、電話代行サービスにご興味をお持ち頂いた方や、
今すぐにでも電話代行サービスを導入したい等、
お電話に対するお悩み事を1つでも多く解決したいとお考えの方々より、
様々なお問い合わせをいただいております。
その中には、『受電内容をCUBEさんから、うちへ報告する時に、
直接、担当者に報告が届くような運用方法はないのでしょうか？』といった、
お問合せをいただくことがございます。
このような時には、【各ご担当者様の連絡先を登録していただく】ことで、
問題を解決していただけます。
そこで今回は、CUBE電話代行サービスならではの、きめ細かい対応と、
弊社CUBEのプランの特徴や実用例を併せて、いくつかご紹介させて頂きますので、
是非、最後までご覧くださいませ！
連絡先登録について
『連絡先登録』って、そもそもなに？
『連絡先登録』とは、CUBEオペレーターが受電内容を報告する御社スタッフのご連絡先を登録して頂くことです。
1名様につき、1つの電話番号と1つのメールアドレスを登録して頂けます。
報告先メールアドレスは、皆様で確認して頂ける会社の代表アドレスか、
個人個人で確認が出来る携帯などのメールアドレスのいずれかを、ご指定いただいております。
また、お電話番号を登録して頂きますと、
内線感覚でお客様とのお電話をお繋ぎする【応答後転送】もご利用いただけます。
『連絡先登録』できる人数に上限はあるの？
プラン毎に登録できる人数の上限に違いがあり、
プラン内で登録出来る一定数を超える場合は、有料のオプション対応となります。
＜ プラン別・連絡先登録の上限数 ＞
【 シンプルプラン 】
プラン内でカバーできる人数は1名様分です。
有料オプションをご利用いただくと4名様分の連絡先追加が可能になり、
合計で5名様分の連絡先をご登録していただけます。
【 スタンダードプラン・WEB受付代行サービス・受付代行サービス 】
プラン内でカバーできる人数は10名様分です。
有料オプションをご利用いただくと、更に10名様分の連絡先を追加登録することが出来ます。
スタンダードプランの詳細はこちら
受付代行サービスの詳細はこちら
WEB受付代行サービスの詳細はこちら
CUBEへどのように依頼したら、連絡先の追加ができますか？
お電話やメールで、随時、承っておりますので、お気軽にお申しつけくださいませ！
なお、実際に手続きを行なう際は、連絡先を追加される方のアドレスなどを文面(メール・FAX)で、ご教示頂く必要がございます。ご面倒をお掛け致しますが、何卒ご了承くださいませ。
在籍者登録との違いはありますか？
在籍者登録とは、【ご在籍されている方のお名前のみを登録すること】です。
在籍登録のある方へ、金融機関やカード会社等から在籍確認があった場合、
『在籍しております。』とCUBEのオペレーターが回答することが可能です。
入電時に在籍の有無のお返事をすることにより、
その後のやり取りや、お手続きもスムーズに進めて頂けるようになります。
連絡先を追加登録するメリットと注意ポイント
各ご担当者様のメールアドレスやお電話番号をご登録いただくメリットと、
ご注意頂きたいポイントをご紹介したいと思います。
メリット
①担当者様別へご報告が可能です
お客様より、『●●様は、いらっしゃいますか。』と名指しのお電話を頂いた場合、
名指しされた方へ直接お取次ぎすることが出来ます。
また、スマートフォンのアドレスを報告先メールアドレスとしてご登録いただくことで、
外出先でも受電内容をご確認いただけます。
②用件別でのご報告が可能です
商品のお問合せはA様へ、求人のお問合せはB様へと用件別に報告先を振り分けることで、
お客様対応を、よりスピーディーに行なっていただけるようになります。
③電話番号をお尋ねになったお客様に、番号をお伝えすることも可能です
お客様の中には、『知らない番号からのお電話には出ないようにしています。』と仰る場合もございます。
このような時は、CUBEへご登録頂いたご担当者様のお名前とお電話番号をお伝えすることで、
連絡が繋がらない事態を未然に防ぐことが出来ます。
ご注意頂きたいポイント
①有料オプションが必要な場合があります
各プラン内で登録できる人数以上の連絡先を追加される場合は、
有料オプション対応となり、プラン料金とは別に下記の月額料金が発生致します。
■シンプルプラン⇒1名様追加毎に、月額500円(税抜き)
■スタンダード・WEB受付代行・受付代行⇒1名様追加毎に、月額1000円(税抜き)
②必要書類の提出について
CUBE電話代行サービスでは、様々なオプションをご用意しております。
連絡先追加に限らず、有料オプションの追加や削除をされる場合は、
“プラン変更届”のご提出をお願いしております。
お手数をお掛け致しますが、何卒ご了承くださいませ。
さらに便利な利用方法
『複数同時メール送信』もご利用下さい
また入電のご報告では、【複数同時メール送信】をご利用いただくと、
複数のご担当者様へ同じ内容を同時に送信する事が可能です。
例えば、内勤の方と外回りがメインのご担当者様双方で、情報共有ができるようになり、
お客様対応も、よりタイムリーに行なっていただけます。
既にCUBEをご利用者頂いている方のよくある設定事例は、次の通りでございます。
・ご責任者様とご担当様への同時送信
・連絡先登録された方全員のアドレスへ同時送信
なお、報告先アドレスの組み合わせについては、
クライアント様のご要望にお応え致しますので、お気軽にお申し付けくださいませ。
ここまでは、『連絡先追加』について、ご紹介させて頂きましたが、
『とりあえず問合せてみようかなぁ』とお思いの方は、お気軽にお電話にてお問合せ下さい。
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お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日(月～金)：9時～18時 ※祝日、GW、お盆、年末年始を除く
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それでは、ここからは、実際によくご質問いただくお悩み事と、
そのお悩みを解決できるオススメプランをいくつかご紹介させていただきます。
お悩み別、おすすめの導入事例
お悩み①在籍者が多い会社でもサービスは利用できるの？
【お悩み】
会社の規模が大きく様々な部署がありますが、
代表電話宛に掛かってくる各部署への電話の取次ぎが大変で困っています。
本当は各部署の担当者別に受電内容を報告してほしいのですが、
部署毎の在籍者の人数も多いです。何かいい方法はありませんか？
上記は、CUBEによくお問合せを頂くお困り事の1つでございます。
この場合は、【スタンダードプラン】をご利用いただければ、
人事部や経理部、総務部と部署別の報告先をご指定いただけます。
プラン内で、最大10枠の報告先アドレスを登録して頂けますので、コスト面もご安心いただけます！
また、部署毎の電話番号をご教示いただけますと応答後転送もご利用でき、
受電したCUBEオペレーターが取次先や報告先を振り分けするように致します。
今までお時間がかかっていた社内間のやり取りも、スムーズに行なっていただけるようになります。
～ 実際の応対事例紹介 ～
＊＊＊【応答後転送で取次ぎの場合】＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
お客様「○○会社の△△です。」
CUBE「△△様、お世話になっております。」
お客様「請求書についてお伺いしたい事があります。」
CUBE「かしこまりました。では、経理部へ確認いたしますので、お待ちくださいませ。」
↓
経理部署へ転送コール致します(お客様には保留音が流れています)
↓
CUBE「〇〇会社の△△様より、請求書の件でご質問があるとの事で、
経理部様へコールしております。お電話をお繋ぎしてもよろしいでしょうか？」
クライアント様「はい、お繋ぎください。」
↓
お客様のお電話をクライアント様へお繋ぎし、転送完了となります。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
なお、クライアント様が何かしらのご事情で、応答後転送のコールに出られない場合は、
CUBEで折り返しのご案内をさせていただき、一度、お電話を終話致します。
終話後は、お客様の会社名・お名前・ご用件と折り返し先の電話番号を記載した報告メールを、
随時、お送りしております。
クライアント様は、お客様へ折り返しできるタイミングでご対応いただく事が可能でございます！
また、CUBEからお送りする受電報告メールは、どなた様が見ても内容が伝わるように、
分かりやすく簡潔に記載するように心がけております。
お悩み②２回目の電話や大至急の場合は、即時対応をしたい
【お悩み】
外出をしている事が多いので、基本は「外出対応」をしてほしいのですが、
仕事柄至急の電話が入ることがあります。
至急の依頼や、午前中にお電話をいただいた方へ折り返しご連絡をする前に、
再度お電話をいただく場合もありますが、その場合は携帯へ取り次いで頂きたいです。
急ぎの場合のお電話だけ、特別に取り次いでいただく事は可能でしょうか？
上記は、弁護士や司法書士といった士業の方や、個人事業主の方からよく頂くお悩み事です。
このような場合は、【シンプルプラン】のご利用がおすすめでございます！
応対の流れとしては、基本は外出応対をさせていただき、折り返しのご案内を致します。
また、お電話をお掛けいただいたお客様が「急いで確認して頂きたいです。」と仰る場合には、
クライアント様の携帯へ『応答後転送』をするように致します。
シンプルプランでも柔軟に対応致しますので、取次方法のご要望をお聞かせくださいませ！
お悩み③掲載中の求人応募のみ、即時対応したい
【お悩み】
従業員が少人数の会社で、運営している施設の求人募集を出しています。
『求人へ応募したいです。』とご連絡を頂くこともありますが、応募条件や仕事内容について、
確認の問い合わせ電話の方が多く、他の業務に手が回らない状況で困っています。
でも、人材紹介会社から、『すぐにご紹介可能な方がいます。』と連絡が入った場合は、
採用できる場合もあるので、即時、お話がしたいのです。
このように用件によって、お電話を繋いでいただく事は可能なのでしょうか？
こちらのお悩みにつきましても、もちろんご対応させて頂きます。
ご要望頂きました通り、「すぐにご紹介できる方がいらっしゃる場合のみ」、
『応答後転送』コールを行なうように致します。
また、その他のご用件の場合は『不在対応』と、用件別で取次方法を分けて頂くことが可能です。
今まで、全てのお電話対応をされていた時間を削減する事が出来ますので、
他業務に集中していただける時間を確保することが出来ます。
臨機応変な対応もお任せ下さい
CUBE電話代行サービスをご利用いただく中で、
何らかの事情で一時的に報告先のメールアドレスが使えなくなる時もあるかと存じます。
そのような時にも、CUBEへお申し出いただけますと即時に対応致します。
ご利用中のお困り事も、臨機応変に対応しておりますので、ご安心下さい。
さて、いかがでしたでしょうか。
少しでもCUBE電話代行サービスのご利用方法について、イメージしていただけましたでしょうか？
CUBEでは、クライアント様が便利に電話代行サービスをご利用いただけるよう、
お一人おひとりに合ったプランと、最適なカスタマイズを提案させていただいております。
「こんな対応はしてもらえますか？」等のご質問がございましたら、お気軽にご相談下さいませ。
電話代行サービスについてのお問い合わせは、ホームページのメールフォーム又は、
お電話でも承っております。
また無料見積もりも行なっておりますので、
『とりあえず見積もりをみてから、導入するかを考えたいです！』という方も、
ぜひとも、お気軽にお問合せくださいませ。
より良いサービスがご提供できるよう、スタッフ一同これからも精進してまいります。
今後ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
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平日：９時～１８時（月～金）
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