CUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
電話代行を検討される中で、電話代行にはどのようなメリット・デメリットがあるのか、
気になるところかと思います。
そこで今回は、弊社CUBEの電話代行サービスのメリットはもちろん、
デメリットについても、スタッフの目線で詳しくお話させていただこうかと思います。
是非、ご参考にしていただき、導入をご検討いただけますと幸いです。
メリット
お電話を取り逃しません
外出が多い企業様や少人数の事務所など、社員の皆様が事務所を空けるところでは、
電話の取りこぼしが発生することがあるかと思います。
ですが、電話代行を導入されていれば、その心配は必要ありません！
弊社で代わりに受電させていただくことにより、お電話の取りこぼしを防ぎ、
先方がお話されたご用件を速やかにご報告させていただいております。
また先方が至急とおっしゃった場合のご報告先を別途ご用意いただければ、
何を優先に対応すればいいのかも、明確になります。
ご契約者様の中には、ご用件別にご報告先を分けて設定されていらっしゃったり、
携帯電話にご連絡を希望される方もいらっしゃいます。
「お電話の取りこぼしがない＝大事なお客様を逃がさない」ことに繋がることでしょう。
コスト削減
お電話の数が多いため、社員様の負担を軽減しようと、
新たに事務員の方の採用をお考えになることがあるかと思います。
しかし、事務員の方を一人雇うためにかかる求人広告費等の採用費や、
社員一人分の給与の支払いが増えることを考えると、
採用することに足踏みをしていらっしゃる企業様もいらっしゃるのではないでしょうか？
弊社CUBEの電話代行サービスは、月額10,000円(税抜)からご利用いただけます！
また、ご利用者様のご要望に合わせてプランを作成し、
質の良い対応を比較的お安くご利用いただくことが可能となっております。
お手頃な価格でしたら、導入を視野に入れることが出来るのではないでしょうか！
また、ご要望に応じて無料でお見積りもさせていただいておりますので、
是非、お気軽にお問合せいただければと思います。
クレーム対応・営業電話対応も可能
弊社CUBEでは、クレームの一次応対も基本プラン内に含まれております！
お電話口の方のご意見・ご要望をしっかりお伺いし、必要に応じて謝罪させていただき、
折返し対応させていただいております。
ご立腹でいらっしゃる方に対しても、誠心誠意対応させていただいております。
同業他社様の中には、クレーム応対が含まれていないところもあるそうですが、
弊社CUBEでは、全てのプランで対応可能でございます。
また、煩わしい営業電話の受電もお任せください。
「ご案内」や「ご提案」等、明らかに営業電話と判断できる内容に関しては、
弊社でお断わりの旨をお伝えし、お取次ぎ致しません。
直接、お断りさせていただくことにより、営業のお電話を減らすことができます。
お電話でお断わりの旨をお伝えすれば、直接の訪問も恐らく無くなるのではないでしょうか。
もちろん、ご要望に応じて、お断りせずに問合せフォームやメールでご連絡頂きたい旨を
ご案内させていただくことや、直接お繋ぎさせていただくことも可能でございます。
ご要望に応じて、ご対応させていただいておりますので、どうぞお気軽にご相談くださいませ。
電話対応のプロによる安心の対応
弊社CUBEでは、外部の講師の方にお越しいただき、
新人の間に敬語やビジネスマナーの研修を受講しております。
また、新人の頃には、先輩社員にモニタリングをしていただきながら、
先輩社員の指導のもと実践しておりますので、ミスのないよう、誠心誠意、努めております。
また、お聞き取りのしにくいお名前や内容については、復唱確認を徹底し、チェックしております。
弊社の受電システムには、録音機能も装備されておりますので、
どうしても受電中にお聞き取りが難しかった場合には、
念のため、録音を確認した上で、ご報告をさせていただくようにしております。
また、入社時には、プライバシーマークの講習を受け、テストに合格をした者のみが、
弊社社員として受電させていただいており、定期的に全社員での講習も行なっております。
個人情報のお取り扱いにも細心の注意を払い、ご対応させていただいております。
臨機応変な対応が可能
弊社CUBEの電話代行サービスは、他社では追加料金が発生することもある『応答後転送』や、
クレーム対応といったサービスも、プラン内に含まれている点が魅力でございます！
また、事前に1日のご予定をメールでご連絡いただければ、
そのご予定をお電話口のお相手の方へお伝えすることも可能でございます。
— 例：基本応対【応答後転送】——————————————————————————
■「13：00まで外出、15：00～16：00まで打合せ、それ以外は転送可」とご連絡頂いた場合
⇒13：00までと15：00からの1時間は応答後転送せずに、
折り返しさせていただく旨をご案内させていただきます。
—————————————————————————————————————————
弊社スタッフが予定を把握していることで、お電話口方に不信感を抱かれることがありません。
また、≪指定の会社のみ転送、それ以外は外出対応≫等とすることも可能でございます。
さらに、弊社ではメールでのご報告だけではなく、SNS報告もオプションでご用意しております。
現在はLINE、Chatwork､slack､Teamsが対応可能でございます。
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
このように臨機応変な柔軟な対応が可能でございますので、
「こんな対応もできますか？」などとお気軽にお問合せいただければと思います。
可能な限り、ご要望に応じてご対応させていただきます！
デメリット
従来の電話代行の問題点
電話代行会社の中には、「24時間365日お電話をお取りします！」ということや、
「件数無制限でお電話をお取りします！」というようなことに価値をおいているところが、
今まで多くありました。
聞こえは良いですが、電話応対の『質』において、
納得のいくサービスが受けられる会社なのか考える必要があるかと思います。
お一人おひとりのクライアント様や、お電話をかけてこられるお客様がお求めになる対応は、様々です。
件数重視の電話代行会社での一辺倒な対応では、お客様からの信頼を失うことになりかねません。
実際に現在、弊社CUBEをご利用いただいているクライアント様の中には、
他社をご利用され一辺倒な対応に悩まれて、お乗り換えされた方もいらっしゃいます。
CUBEの『笑声』での対応・臨機応変な対応に、多くのクライアント様からご好評を頂いております！
CUBEでは、サービス開始前に、対応についてお電話にて摺り合わせをさせて頂き、
クライアント様のご要望に沿ってご対応をさせていただいております。
サービスをご利用いただく中で、別途、ご指示がある場合は、
お電話でもメールでも、ご相談いただけましたら、都度、ご対応させて頂きます。
また、クライアント様にて、どのように対応するのが良いか迷われている内容であっても、
ご相談いただけましたら、CUBEスタッフでご提案が出来る場合もございます。
出来る限り、ご希望に添えるよう努めておりますので、
既に現在、サービスご利用中の方も、是非、お気軽にご相談くださいませ！
情報の共有・管理が必要
CUBEでは、事前にクライアント様からいただく情報を元に、お電話対応を行なっております。
そのため、もし、退社された方がいる場合や、会社を移転された場合には、
弊社CUBEへ、その情報をご共有くださいませ。
もし、情報をご共有頂けていない場合、古い情報をお客様にお伝えてしまう可能性がございます。
また、稀に起きる問題として、クライアント様とお客様のお電話が入れ違いになり、
何度もお客様からCUBEへお電話が入る、ということがございます。
その解決策として、CUBEからご契約者様へ内線感覚でお電話をお繋ぎする、
【応答後転送】というサービスがございます。
予め弊社へメールやお電話でご指示をいただきましたら、特定の方からのお電話を、
クライアント様の携帯等へ、そのままお繋ぎすることも出来ます。
基本的には、事前にご連絡いただく必要がございますので、多少、お手数にはなりますが、
お電話の入れ違いは、防ぐことが出来ます。
もしくは、「電話をいただいていました。」というお電話は、
全て応答後転送にて、お繋ぎさせていただく、という対応も可能です。
この他にも、ご希望がございましたら、出来る限り対応させて頂きます！
転送機能のご用意が必要
電話代行のサービスは、各電話回線会社様の『電話転送機能』を利用したサービスとなっております。
そのため、お持ちのお電話番号を転送されたい場合は、
まず、電話回線会社様の方へ転送機能のお申込みをしていただく必要があります。
例えば、NTT様の場合、『ボイスワープ』という名称の転送機能サービスがございます。
CUBE電話代行サービスでは、転送機能の付いたお電話番号をお持ちでしたら、
お申込みから、2～3営業日ほどでサービス開始が可能です。
まだ、お持ちのお電話番号に転送機能が付いていない場合は、
必ず、転送機能をお付けいただく必要がございますので、ご注意くださいませ。
まずは、ご利用中の電話回線会社様へ転送機能のお申込みをしていただく必要がございますが、
CUBEとのご契約やサービス開始日のご相談など、並行して行なっていただくことも出来ますので、ご安心くださいませ。
電話番号をレンタルされる場合の注意事項
⑧でお伝えさせて頂きました転送機能を使って、お持ちのお電話番号を転送する方法以外に、
オプションになりますが、CUBEからお電話番号をお貸出しする方法もございます。
こちらの場合の注意事項についてご案内させていただきます。
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1.CUBEから発送する郵便物の受け取りを含む簡単な審査がございますので、
サービス開始までに1週間～10日程、お時間を頂戴いたします。
2.CUBEでお貸出し可能な番号は、【03-、06-、050-、0120-】の4種類です。
03-、06-については、恐れ入りますが、その地域の方のみへのお貸出しとなります。
また、050-については、提供元のNTT様にて、
数年後にサービスが廃止される可能性があると言われておりますので、ご注意くださいませ。
3.CUBEを解約される場合、お貸出しした電話番号の譲渡は、致しかねます。
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上記でお伝えさせて頂いたように、CUBEの電話代行サービスについては、
即日のご利用が難しくなっております。
応対品質の為にも、お手数ですがご契約書類のやりとり等にご協力いただけますと幸いです。
まとめ
CUBEはクライアント様のご希望に添えるよう尽力いたします
今回は、電話代行のメリット・デメリットについて、ご説明させて頂きました。
ぜひ、ご参考にしていただけますと幸いです！
CUBE電話代行サービスでは、士業の方や、個人でネットショップをされている方、病院等、
様々な業種のクライアント様に、サービスをご利用いただいております。
現在、ご検討中・お悩み中の方も、ご相談いただきましたら、
私どもCUBEのスタッフの経験をもとに、最適なプランや対応をご提案させていただきます。
出来る限り、ご要望に沿ったご対応をさせていただき、皆様のお役に立てればと思います。
また、万が一、サービス開始1か月以内に何一つメリットが無く、全くご満足いただけない場合、
『全額返金』させていただく『サービス保証制度』もご用意しております。
■サービス保証制度の詳細は、こちら
「CUBEに任せて良かった！」と思っていただけるよう、スタッフ一同、尽力いたしますので、
ぜひ一度、お問合せくださいませ！
その他、ご不明点・ご希望等あれば、是非お気軽にお問い合わせください！
皆様のお役立ちができるよう、努めてまいります。
メールでのお問い合わせ・ご相談は、こちら
お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金）
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