こんにちは！
本日も、CUBEのビジネスキューブログをご覧いただきまして、ありがとうございます。
突然ですが、皆さんは、整理整頓をする事は、得意でしょうか？
お恥ずかしながら、私は得意ではなく、何が・どのあたりにあるか、
大体の場所が自分で分かっていれば、
多少、散らかっていても見て見ぬふりをしてしまいます…。
急に、やる気スイッチが入って、お部屋の大掃除を行なうことはあるのですが、
一度、元の位置に戻すことが、めんどうになってきてしまうと、
徐々に、また散らかってしまいます。
すっきりとした部屋の方が良いと分かっていても、
忙しくしていると、片付けを先延ばしにしてしまうことがあり、反省しています。
4月からは、年度が変わりますので、綺麗な部屋を保てるように、
収納ボックスを用いる等の工夫をしながら、頑張りたいと思っております。
さて、私の部屋の整理整頓のお話をさせていただきましたが、
今回のブログでは、私が業務の中で行なっている電話内容の整理整頓について、
お話させていただきます！
弊社CUBE電話代行サービスでは、お電話の対応をした後に、
即時メールや、お電話にて、入電内容のご報告を行なっておりますが、
お電話の内容量は、その時々によって異なります。
「○○様はいらっしゃいますか。ご不在であれば、折返しお電話ください」と、
40秒ほどで通話時間が終わるような内容から、
5分ほどお話をされ、とてもボリュームのある内容のご用件まで、様々です。
電話内容をクライアント様に確認していただいたく際に、
分かりやすく内容をご確認いただけるように、
CUBEスタッフで、ご報告前に内容を整理して文章に起こすようにしております。
専門用語や各書類等、聞き取りにくい単語を聞き取った場合は、都度、復唱確認を行ない、
報告内容に誤りが無いよう、細心の注意を払っているのですが、
どうしてもお話が長くなると、内容自体が分かりにくくなってしまうことがございます。
同じ内容を繰り返しお話された場合は、重複する内容は割愛し、
文章が上手く繋がるように話された順番の入れ替えを行なう等の工夫をしております。
入電内容の整理を行なう際は、「主語」や「誰が何を行なったか」が、
とても重要になりますので、文章が間違ったニュアンスにならないよう、
常に注意してメール作成を行ない、送信前には複数度の確認してから送信しております。
CUBE電話代行サービスでは、お電話で承った内容を正確に記載することは勿論、
メールを読まれたクライアント様が、すぐに内容を理解していただけるように、
分かりやすい報告を作成することを大切に考え、業務にあたっております！
少しでも「電話対応にかかる時間を少なくしたい！」と思われる方がいらっしゃれば、
一度、弊社CUBEへお問い合わせいただければ、幸いでございます。
今後ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
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お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金）
