皆さん、こんにちは！
CUBE電話代行サービスのキューブログをご覧いただき、ありがとうございます。
まだまだコロナウイルスの感染状況については、油断が出来ない日々が続いておりますが、
いかがお過ごしでしょうか？
弊社CUBEのクライアント様でも、
コロナウイルスの影響で、在宅勤務をされる方が少し増えてきたように思います。
ですが、職種によっては、今までと同様に外出し、
お仕事をされている方も多くいらっしゃるかと思います。
本日は、クライアント様のお電話に出た際の基本応対の一つである、
【外出応対】について、お話させていただきたいと思います。
【外出応対】とは、かかってきたお電話に対して、
「担当者は、只今外出しております」とお伝えし、折返しのご案内やご伝言を承る対応の事です。
日頃から、出入りが多い方に、よくご利用いただいている応対方法の一つです。
担当者が外出している【外出応対】ですが、毎回「担当者が不在」と言われたら、
電話をかけた方は、少し心配になることもあるようです。
私も実際に、お客様から「いつも不在なの？何時頃に戻ってくるの？」等と、
言われたことがございます。
その際は、「担当は、日頃より出入りが多いので、基本的に不在にしている事が多く、
ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。」とご説明し、
改めて、折返しをご案内させていただいております。
また、不在をお詫びし、すぐに今後の対応方法についてご提案をする事で、
納得してご連絡をお待ちいただける事もございます。
「不在なら伝言だけでいいや！」という方に対しては、伝言内容を承り、
メールで即時、クライアント様にご報告をさせていただいております。
至急、折返しが欲しい方の場合は、ご報告時に【至急！〇時までに】と、
メールをご覧の際に目立つよう記載し、至急の対応を希望されている旨が分かりやすいよう、
ご報告しております。
このように、少しでも、クライアント様の大切なお客様の不安を解消するために、
日々、工夫をして、ご対応させていただいております。
1日に何度もお電話をかけていただき、不在対応が続くようなケースの場合は、
次回入電があった際に、どのようにお伝えさせていただければ良いか、
クライアント様にご指示を仰ぐこともございます。
ご指示をいただいた場合は、次回の入電時に弊社スタッフより、
お預かりした伝言内容を代わりにお伝えさせていただくことも可能です！
CUBE電話代行サービスでは、お客様の状況に応じて臨機応変な対応をさせて頂いております。
外出応対の他にも、内線感覚でお電話をお繋ぎすることができる【応答後転送】や、
【テレワーク中対応】等、様々な対応方法がございますので、
少しでも興味を持っていただけましたら、お気軽にお問合せくださいませ！
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