非常にありがたいことに、弊社CUBE電話代行サービスには、
日々、インターネットやお電話で、電話代行に興味をお持ちの方・導入を検討されている方から、
電話代行に関する色々なお問合せ・お見積依頼をいただいております。
今回は、実際にお問合せいただくことの多いご質問をご紹介させていただくとともに、
弊社の電話サービスについて、ご説明していきたいと思います。
ぜひ、ご参考にしてくださいませ！
『電話代行とは？』疑問 編
そもそも『電話代行』とは、どういうサービス？
私どもCUBEのスタッフが、貴社名を名乗って、貴社の事務員として、
代わりにお電話を受け、ご対応させていただくサービスです。
『電話代行』を使うには、どうすればいい？
弊社にて、貴社専用に≪転送先の電話番号≫を、お一つご用意させていただきます。
その電話番号に、貴社の事務所の電話番号を転送設定していただければ、貴社宛にかかってきたお電話をCUBEスタッフにて、お受けすることが可能です。
転送設定は、お使いの電話回線会社にて、転送機能をお付けいただければ可能です。
もし、まだ転送機能を付けられていない場合でも、基本的に、特別な工事などは不要で、
お使いの電話回線会社にお申込みいただければ、数日でお付けいただくことが出来ます。
また、転送設定いただく際に、都度、CUBEへご連絡をいただく必要もございません。
外出時する前に転送をかけて、お戻りになったら転送解除して、ご自身でお電話を受ける…等、
お好きなタイミングで転送設定・解除の切り替えを行なっていただけます！
電話番号を持っていなくても、『電話代行』を使えるの？
もちろん、お使いいただけます！
弊社で、電話番号のお貸し出しも行なっておりますので、今現在、電話番号をお持ちでなくても、
貴社専用に電話番号をご用意させていただき、ご対応させていただきます。
CUBEで、お貸し出し可能な番号は、「06」・「03」・「050」・「0120」のいずれかとなり、
お申込み時には、弊社での簡単な審査がございます。
※「06」・「03」番号は、会社所在地が各市外局番の地域におありの場合にレンタルが可能です。
審査時には、弊社指定のお申込書と、下記の書類のご提出が必要となります。
【 審査必要書類 】
法人様：登記簿謄本（3か月以内のもの）・代表者様、契約担当者様の免許証（裏表）コピー
個人事業主様：住民票（3か月以内のもの）・代表者様、契約担当者様の免許証（裏表）コピー
電話代行と併せて、電話番号のお貸し出しをご検討中の方は、
お電話にて、詳しいお申込みの流れをご説明させていただきますので、ぜひお問合せくださいませ。
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お電話でのお問合せは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金）
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『CUBE電話代行サービス』についての疑問 編
『応答後転送』とは、何ですか？
かかってきたお電話を、一旦、CUBEスタッフでお受けさせていただいたあと、
そのまま内線感覚で、ご担当者様の携帯などに、お電話をお繋ぎすることが出来るサービスです。
この『応答後転送』をご利用いただければ、「いつも留守にしている」という一律応対ではなく、
外出先でも直接、大切なお取引き先様や、お客様とお話していただくことが可能です。
また、応答後転送する際は、CUBEから転送コールをさせていただきますが、
その間、お客様には、保留音が流れておりますので、まさに“内線感覚”といった感じになります。
弊社CUBE電話代行サービスでは、
この『応答後転送』が、全てのプランに含まれており、転送時の通話料の実費ご負担だけで、
ご利用いただけるという点は、大きな魅力の一つでございます！
外出や出張などの予定がある場合、どのように対応してくれる？
メール、又は、お電話にて、その日のご予定をお知らせいただきましたら、
随時、ご予定の更新・登録をさせていただき、お客様へお伝えさせていただくことが可能です。
また、その際のご案内やご対応についても、併せて、ご指示をいただけましたら、
弊社スタッフが、臨機応変にご対応させていただいております。
≪ ご指示例・ご案内例 ≫
・【外出するので、このあとは、応答後転送は不要。戻り次第の折返しになる。】
⇒CUBE：「担当が外出しておりますので、戻り次第、折返しご連絡させていただきます。」
お客様：「分かりました。では、携帯にお電話ください。」
・【出張中の為、翌営業日の折返しになる。急ぎは、出先の携帯から折返します。】
⇒CUBE：「本日は、●●（お名前）が出張に出ておりますので、
明日になりますが、折返しご連絡いただいても宜しいでしょうか。」
お客様：「急ぎで確認したいことがあるのですが…。」
CUBE：「では、連絡が取れ次第になりますが、携帯から折返しさせていただきます。」
ただ「外出しています。」とお伝えするより、
「●時まで外出しています。」と具体的な時間も併せてお伝えすることで、
先方も、いつ頃、連絡が取れるのか目安が分かり、安心していただけます。
営業時間外は、どうなりますか？
弊社CUBE電話代行サービスの営業時間は、平日9時～18時までとなっており、
土日祝日・長期休業等は、お休みさせていただいております。
弊社CUBEの営業時間外は、オペレーターでの電話応対は出来かねてしまいますが、
代わりに、自動音声で営業時間外のアナウンスをお流しさせていただいております。
この営業時間外のアナウンスは、全プランに標準サービスで含まれております。
各プランに含まれているアナウンス内容は、下記の通りです。
■スタンダードプラン：『貴社専用アナウンス』
⇒貴社名を入れられるのはもちろんのこと、
アナウンスの内容もお好きな内容にカスタマイズしていただけます！
また、先方からメッセージを録音していただくことも出来るので、
留守録を確認して、先方へ折返していただくこともでき、時間外のご連絡も安心です。
■シンプルプラン：『共用アナウンス』
弊社でご用意している共用の固定アナウンス5種類の中から、
お好きなものをお選びいただき、お流しさせていただいております。
アナウンス内容のカスタマイズは出来ませんが、
時間外にお電話があった際、ただ単純に呼び出し音が鳴りっぱなしになるのではなく、
自動音声のアナウンスが流れることで、先方に時間外であると伝えられるので安心です。
また、シンプルプランでも、オプションで貴社専用アナウンスに変更することも可能です。
『電話代行』って、応対品質は大丈夫なの？
「電話代行って、便利そうだけど、機械的で冷たい対応をされるのでは…？」と、
応対の質が気になっている方もいらっしゃると思います。
実際に弊社にも、初めて電話代行を検討されている方はもちろんですが、
他社の電話代行をお使いの方でも、
「今のところは、一律のマニュアル対応しかして貰えず、取引先からの評判が…」とお悩みの方から、
お問合せをいただくこともございます。
ですが、CUBEの電話代行でしたら、そういった心配はご無用です！
弊社CUBE電話代行サービスの最大の魅力は、≪高品質な応対≫にあります。
CUBEでは、社外から講師を招き、敬語や言葉遣い、ビジネスマナー等、
電話応対に必要なスキルを全オペレーターが身につけております。
全オペレーターが、会社の印象を決定づける顔であると自覚を持って、
常に“笑声”の応対をさせていただいております。
また、弊社スタッフは、その場の状況や先方の様子などを汲み取り、
全てのお電話をマニュアル通りの機械的な一律対応するのではなく、
必要に応じて【クライアント様やお電話頂いた方に喜んで頂ける】ことを判断基準に、
出来る限り臨機応変な対応に努めております。
大変嬉しいことに、現在ご利用頂いているクライアント様より、
「便利で助かってます」等、その他にもお褒めのお言葉を頂戴することもございますが、
特に、わたくしたちCUBEのスタッフが一番こだわっている応対面について、
お褒めのお言葉を頂けた時は、格別な嬉しさを感じると同時に、
『これからも喜んでもらえる応対をしよう！』という気持ちが増します。
自社で電話受付の事務員を雇うのが一番いいのかもしれませんが、
基本的な電話応対スキルや敬語などを、一から教える必要もあります。
お忙しい業務の合間に、そういった指導を行なうのは大変ではありませんか？
また、当たり前ですが、その人を雇用するためのお給料等コストも、その分かかってくるのです。
その点、CUBEに電話代行を依頼して頂ければ、
コストを抑えつつ、面倒な教育の手間を省くことが出来て、
更に、高品質な電話応対を行なう皆様の味方がすぐに手に入るのです。
CUBE電話代行サービスは、お客様を大切にされている≪応対品質重視≫の方に多くご利用頂いております！
～ 番外編 ～『電話代行』は、こんな方におすすめです！
社長お一人や、少人数でされている会社様、
弁護士・司法書士・税理士・社労士等、士業の先生お一人の事務所様、
事務所をお留守にされる際、出先の携帯に事務所の電話を転送したり、
留守番電話設定にされていて、こんなことにお困りになったことは、ありませんか？
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・大事な商談中に、会社から転送されてきた電話かかってきてしまった…
・大切なお客様からの急用の連絡があったが、留守番電話設定にしていて、
お客様への連絡が遅くなってしまい、クレームになった…
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また、コロナ禍で、テレワークをされている会社様、
代表番号にかかってきたお電話を、どうするかお悩みの方もいらっしゃるかと思います。
『電話代行』とは、そんな方にぴったりなサービスなのです！
CUBEのスタッフが、貴社の事務員としてお電話に出ますので、
お客様の「電話しても繋がらない…」・「緊急なのに留守電になってしまう…」というストレスを防げます。
もし、緊急のご用件であった場合は、
通常は、外出応対させて頂いている場合でも、応答後転送させて頂いたり、
報告メールに≪至急≫と分かりやすく記載させて頂いたり、お電話にてご報告させて頂くことも可能です。
『電話代行』は、「電話を取り逃しているかも…」という不安が解消され、
目の前のお仕事に集中して頂くことが出来ますので、業務の効率化はもちろん、
CUBEの高品質な電話応対で、顧客からの信頼度・満足度をUPすることが出来ます！
さて皆様、いかがでしたでしょうか？
皆様の『電話代行』の疑問にお答え出来ましたでしょうか？
今回、ご紹介させていただいた以外にも、疑問点・分からないこと等ございましたら、
ぜひ、お気軽にCUBE電話代行サービスのHPからメール、又は、お電話にてお問合せください！
電話代行のお見積りも、もちろん無料で承っております。
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平日：９時～１８時（月～金）
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