本日も、CUBEのスタッフブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
先日、前職で親しくしていた元同僚に久しぶりに会う機会がありました。
私は、前職では受付事務の仕事をしていて、電話応対は日々、行っていましたが、電話代行というお仕事には、通常の電話応対とは異なる難しさがあると感じています。
自社の顧客や取引先の情報は、電話応対をするようになれば、自然と覚えていくものですが、CUBE電話代行サービスでは、数多くのクライアント様のお電話を取らせていただいているため、全てのクライアント様のお取引先や顧客のお名前を完璧に覚えることは、なかなか出来ません。
ですが、お電話をかけてくださった方々に不快な思いをさせないよう、細心の注意を払って対応しております。
例えば、社名・お名前がうまく聞き取れなかった場合、ただ聞き返すのではなく、「少々、お電話が遠いようで」や、「周りの雑音をかなり拾っているようで」と前置きをすることで、自分が認識されなかったのではなく、音声の状況が悪くて、聞こえなかったのだということが相手に伝わります。
また、お電話番号やフルネームをお聞きする時も、「存じているかと思いますが」や、「念のため、皆様にお聞きするよう言われておりまして…」等とお伝えすると、大抵の方は納得してくださいます。
ただ、重要なお取引先に関しては、電話番号を聞かないで欲しいという場合も、あるかと思います。
そういった場合には、ご指示いただいた会社からのお電話があった際は、折返しになった場合でも、お電話番号をお聞きせず、対応させていただくことも可能でございます。
また、「特定の取引先からのお電話はタイムリーに対応したい！」という場合には、ご指示いただいた会社からのお電話のみ、そのまま内線感覚でご担当者様にお繋ぎする『応答後転送』をご利用いただくことも可能です。
初めてお電話していただいた方からすると、対応する人の印象が、その会社の印象に直結するものです。
また、お取引先や重要な顧客に対し、失礼があっては、大きな損失にも繋がります。
それでも、人員の確保が出来なかったり、リモートワークをしていたり等、自社での受電が難しい場合に、電話代行という選択肢をご検討いただければ幸いです。
CUBE電話代行サービスでは、クライアント様の顔として、一人一人が責任をもってお電話を受けさせていただいております。
ご不安なことや、ご不明点がございましたら、ぜひ、お気軽にお問合せくださいませ！
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