こんなご時世ですが、体調を崩してしまったり、家庭の事情などで、勤務先に出勤できない状況になった場合に、自分宛にかかってくる電話には、皆様はどのように対応されていらっしゃいますでしょうか。
従業員数が多い会社で勤めている方であれば、代わりに対応してくれる人がいると思いますので、お休みをとることは難しくないかもしれません。
ですが、おひとりで経営されている個人事業主の方や、士業関係などの事務所を経営されているような方の場合は、体調が悪いからといって、簡単に仕事を休むことが難しい場合があると思います。
大切な取引先からの電話だったり、必ず受けなければいけない電話、他にも、新規の仕事依頼の電話などの場合、電話の不通が続いてしまうと取引先からの信頼を失ったり、新規顧客獲得の機会を失ってしまうリスクがあります。
そのような状況でも、電話代行を利用していれば安心です。
メールなどでご指示いただいた内容をお電話をかけてこられた方へお伝えし、お電話の内容を終話後にご報告させていただきます。
例えば、突然、入院することになり、何日間か出勤することが出来なくなった場合を例にお話しさせていただきます。
ご指示いただいた期間に関しては、「入院中のため〇日後にお電話を改めていただくか、休み明けに折返します」といったご案内をさせていただきます。
もちろん、このお伝えする文言は自由にアレンジしていただくことが出来ます。
場合によっては、あえて入院していることを伏せたり、反対に特定の方には体調不良で入院している旨をお伝えするようなことも可能です。
電話代行を利用されていない場合は通常、電話が繋がらなければ、留守電メッセージを吹き込んだり、メールを送るという連絡手段になると思います。
その場合、相手の方は、メッセージはちゃんと伝わっているのか、いつメールを確認してもらえるのかと不安な気持ちになってしまうかもしれません。
ですが、電話代行を利用していれば、直接、人(私たちCUBE)に伝言をしているということで、お電話をかけてこられた方も安心していただけるのです。
このように体調不良や何か予期せぬ出来事で電話対応が出来ない場合などに、私どもCUBEのスタッフから、お客様へ予定や事情をお伝えすることで、納得していただけ、「なかなかお電話が繋がらない」、「まだ折り返しがない」といったお客様のご不満も軽減出来るかと思います。
その他にも、お客様のご要望に応じて、出来る限りご要望に沿ってご対応させて頂ければと思っておりますので、電話代行をご検討中の方、何かご不明な点がある方がいらっしゃいましたら、お気軽にお問合せくださいませ。
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