こんにちは。
突然ですが、皆様は「電話代行」と聞くと、どんなイメージをお持ちでしょうか？
「コールセンター感が出て、代行業者を使っている事がバレそう」、「常にマニュアル通りの『外出しているので折返し』対応しかしてくれなさそう」と思っていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。
CUBEではクライアント様それぞれに合わせて、ご対応させていただいております。
応対口調もご指定のように
例えば、ご家族で経営されている会社様や法律事務所様などはアットホームな対応を、インターネットが苦手な年配の方からのお問い合わせが多い化粧品販売の会社様では、簡単な言葉で分かりやすく内容をお伝えするように、など。
指定の方のみ折返し電話番号は聞き取り不要
また弊社では、お電話をいただいた方が折り返しのご連絡を希望された場合は、基本的にはお電話番号をお伺いしておりますが、「▲▲様はいつもやり取りしている方なので、折り返しの番号は聞かないで欲しい」というご指示をいただければ、お伺いしないように社内で共有致します。
指定の方のみ応対方法の変更も可能
その他にも、基本的にいただいたお電話には「外出しているので折り返し」と伝えてもらってもいいけど、「□□様からの電話は、席をはずしているので、すぐに折り返すと言って欲しい」や、「○○様からの電話のみ、携帯に転送して欲しい」とご指示をいただければ、いただいたご指示に応じて対応させていただきます。
スケジュール登録で応対可能
また、常に「外出しているので」という対応だったら、「一体いつ事務所にいるの？と不審に思われそう・・・」という場合は、「今から〇時まで打ち合わせで席を外します」、「この後は事務所にいるので別の電話対応中、終わり次第折り返すと伝えてください」など、日々のご予定を教えていただければ、その日のスケジュールに合わせて、ご対応させていただきます。
担当者毎に応対を変える事も可能
社内で従業員の方が複数いらっしゃる場合、「営業担当の方は外出されている事が多いけど、経理など内勤の方まで『外出している』というのは違和感があると思われそう・・・」という場合は、○○様宛のお電話は外出していると伝え折り返し、●●様宛のお電話は『席を外している』対応や、『担当の方の携帯電話や社内用の番号に転送する』など、どなた宛のお電話かで対応を変える事も可能です。
このように、個別にいただいたご指示を基に対応する事によって、重要取引先様にも不審感を与えず、クライアント様にも重要なお電話を逃す事なく、業務に当たっていただけるのではないでしょうか。
お客様のご要望に応じて、臨機応変に対応させていただいておりますので、ご不明な点や不安なところがあれば、ぜひ一度、CUBE電話代行サービスへお問い合わせくださいませ。
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