皆様、こんにちは。
皆様は人見知りをするタイプでしょうか。
私は人見知りをあまりしない方だと思っているのですが、さすがに目を合わせてくれなかったり、表情が固かったりすると話すのを躊躇してしまいます。
最近、機会があり出会った人が、まさにそのような状態で、この人とは気が合わないだろうな…と思っていたのですが、その後、実はとても人見知りをしてしまうタイプなだけで、実際はとても陽気で人懐っこい人柄であることが分かり、あっという間に仲良くなりました。
良く知る前から色々と考えても、実際に行動してみないと分からないことは、たくさんありますよね。
『電話代行』においても、それは同じことだと思います。
もちろん、実際にご契約いただくまでに、出来るだけ、疑問や不安を解消していただきたいと考えておりますが、実際にご利用いただいて分かること・気付くことも多いと思います。
それは、思いがけない部分で役に立った・便利だったという嬉しい発見だけではなく、「こんなケースの電話は、想像していなかった」と困ることもあると思います。
会社への来客時対応
私が、まだ業務に慣れていない頃に困ったのは、「今、会社の近くに来ているのですが、留守ですか？」というご連絡です。
すぐにご担当者様へ転送出来れば良いのですが、転送が出来ない場合、電話に出ているのに「留守です」と答えるのは、不自然ですよね。
このパターンは実はそれほど珍しくないお電話なので、CUBEでもある程度、決まった回答を用意しております。
具体的には、「転送をかけて社外で携帯にお電話を受けておりまして、現在、社内にどの者かが居るか分かりかねます」とご説明をしたうえで、ご希望に合わせて「対応可能な時間帯を確認してご連絡いたしましょうか？」等の折返しをご案内させていただいております。
(その際、「では、とりあえず行ってみます」と仰る方もいらっしゃいます。)
もちろん、このような電話に対して「書類を受付に渡しておいてください」と伝えてほしい、あるいは、転送してほしいなど、個別の指示がございましたら、ご対応させていただいております。
事前に連絡がくることが分かっていれば、CUBEで伝言をお預かりすることも可能でございます。
杓子定規な対応だけでは、イレギュラーな事態が発生したときに矛盾が生じてしまったり、お客様に「不親切だな」という印象を持たれてしまう可能性もございます。
弊社CUBE電話代行サービスでは、お電話口のお客様に満足していただくとともに、クライアント様の業績アップに少しでも貢献出来ることを目指し、柔軟な対応を心がけております。
もし、対応についてのご相談がございましたら、お気軽にお問合せくださいませ。
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