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電話代行サービスのご利用をご検討中の皆様には、「取引先にバレないか」、「お客様とトラブルになったりしないか」など、ご不安に思われる方もいらっしゃるかと思います。
CUBE電話代行サービスでは、普段から、出来る限り臨機応変にご対応させていただくよう心掛けております。
そのため、問題なく終話出来る場合がほとんどではございますが、
今回は、電話代行のご利用の際に起こりうるトラブルと、それを回避するための工夫について考えてみました。
まずCUBEでは、弊社スタッフで受電したのちに、そのまま内線感覚で担当の方へお電話をお繋ぎする『応答後転送』や、こちらで一旦、終話した後に、受電内容をメールなどでご報告し、折返し等のご対応をしていただく『外出（離席）応対』をご選択いただくことが出来ます。
『外出（離席）応対』
基本の応対方法が『外出（離席）応対』の場合、
「担当者は、外出(離席)しておりますので、折返しご連絡します(ご伝言承ります）」のような受け答えが基本となりますが、担当者の予定や戻りの時間が分からないと、いつかけても担当者に繋がらないことを不審に思われたり、きちんと伝言が伝わっているのかと不安に思われたりするケースがございます。
こういったトラブルを回避するための工夫として、当日のご予定や対応のご指示を事前にCUBEまでご連絡いただくという方法がございます。
お電話があった際に、「担当者は〇時まで外出の予定ですので、戻り次第、折返します」や、「本日は終日出張に出ておりますので、折返しは明日になります」等、具体的な対応をご提案することが出来、お電話口の方にもご納得いただきやすくなります。
また、折返しのご連絡がすぐに出来ない場合や、当日中の対応が難しい場合は、
「少々お時間をいただきますが、本日中には折返します」や、例えば、17時以降の問合せについては「翌営業日のご対応となります」など、事前にご状況をお知らせいただけましたら、お電話いただいた方へのご案内が、より明確になり、「折返しがない！」や、「いつ連絡をもらえるのか！」といったクレームを最小限に抑えることが出来るかと思います。
『応答後転送』
また、基本応対が『応答後転送』の場合でも、お電話に出られないご状況が続く際は、「〇時までは打合せのため転送せず、終わり次第の折返しを案内」など、ご連絡をいただけましたら、そのご指示の通り、ご対応とご案内させていただいております。
このようにご予定やご対応について、日々のスケジュールによって、適宜ご指示をいただくことで、ただの一律応対にはならず、より一層、安心してご利用いただくことが出来るため、クレームやトラブルを未然に回避することも可能です。
皆様に安心してご利用いただけるサービスを目指して、私どもCUBE電話代行のスタッフは、日々、精進してまいります。
今後ともCUBE電話代行サービスを、何卒よろしくお願いいたします。
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