皆様、こんにちは。
いつもビジネスキューブログをご覧いただきまして、ありがとうございます。
ワクチン接種が順番に始まっていきましたね。
今年中には、コロナ前の日常に近い生活を送ることが出来るよう願っております。
先日、『伝えるスキル』について学ぶ研修があり、そこで「ＰＲＥＰ法」についてのお話がありました。
「ＰＲＥＰ法」
「ＰＲＥＰ法」とは、分かりやすい説明の構成を作るためのモデルで、
下記の頭文字をとったものです。
「Ｐｏｉｎｔ」・・・要点、結論
「Ｒｅａｓｏｎ」・・・理由、背景
「Ｅｘａｍｐｌｅ」・・・具体例、内容、事例
「Ｐｏｉｎｔ」・・・要点、結論
はじめに要点（結論）を伝えてから、その結論に至った理由を説明し、理由に説得力を持たせる事例やデータを提示した上で、最後に、もう一度要点を述べることで、下記のことが言えます。
“ＰＲＥＰ法を使うメリット“
１．分かりやすい
２．理解しやすい
３．時間の無駄がない
４．要点が記憶に残りやすい
このようなメリットがあることから、様々な場面でＰＲＥＰ法は使えます。
電話応対でPREP法を活用
電話代行の仕事をする上で、お相手に伝わる話し方というのは、とても重要になってきます。
応答後転送
例えば【応答後転送】でご契約をいただいておりますお客様の場合、
まず、お電話がかかってきて、お電話口のお客様との会話がスタートします。
内線感覚で契約者様にお繋ぎする応答後転送の場合は、
「只今、〇〇様宛に、〇〇様から、〇〇〇〇という内容でお電話が入っております」と、出来るだけ簡潔に分かりやすく契約者様に伝える必要があります。
それは、私たちが契約者様に内容をお伝えしている間、お電話口のお客様には、保留でお待ちいただいているからです。
1分1秒でもお待たせする時間を減らすよう、簡潔にまとめ、伝える事が大切なのです。
外出応対
また【外出対応】でご契約いただいておりますお客様の場合ですと、
「担当の方が外出しているなら、ご伝言をお願いします」と仰る方も多くいらっしゃいます。
話し言葉を文章にするのは、意外と難しかったりします。
何故なら、話し言葉には、句読点の句点『。』が、ほとんどありません。
句読点の読点『、』だけで、会話は続くのです。
その会話の中から、要点を汲み取り、分かりやすい文章にまとめ、契約者様に正確かつ迅速に報告することが求められます。
「PREP法」をうまく活用し、話し言葉、書き言葉、いかなる場合でも、何を伝えたいのか、きちんと伝わる伝え方、伝えるスキルを身につけていきたいと思います。
また、【応答後転送】・【外出対応】お客様のその日の予定によって、ご連絡いただけましたら、都度、その予定に合わせて対応させていただきます！
ご興味がございましたら、是非、一度お問い合わせくださいませ。
今後とも、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
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