本日もCUBE電話代行サービスのブログをご覧いただきまして、ありがとうございます。
英語も対応できる電話秘書としてのご利用が多い英語対応プランをご提供しています。
今回は、ご利用をイメージしやすいように、英語対応プランをご契約いただいているクライアント様で多い電話秘書としてのご対応例やプランの特徴をご紹介させていただきます。
大手の国際弁護士事務所様、永住ビザ申請を行っている行政書士事務所様、外国人向け賃貸仲介を行っている不動産会社様、様々な業種、業界の会社様にご利用頂いています。
弁護士の先生でも、外国人の方も対応したい！と考えていても、事務所独立してすぐバイリンガルの秘書を雇用するのは、採用等の手間やコスト的な負担も大きいです。また、仕事が増えてきて売上がある場合でも、自社のスタッフは、書類作成や申請等の業務で忙しく、電話取次までは手がまわらない、また秘書の時間単価を考えるとアウトソーシングした方が、効率的、コストメリットも大きいと考えられる先生が増えてきています。
秘書として代表電話に対応する英語対応プランの基本対応
全てのプランで共通する基本応対として
・【外出応対】 相手の方の社名、部署名、お名前、ご連絡先、ご用件※1
・【応答後転送】内線感覚でご指定の番号までお電話を転送出来ます。応答後転送サービスはYoutubeの動画で詳しく確認できます。詳しくはこちら
２つの対応があります。【応答後転送】は、必ず【外出応対】とセットになります。電話をお受けできない場合は、秘書が元に戻ってお電話口の方へ
「〇〇は、只今外出しておりますので、折り返しお電話させます。折り返しのお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか？」※2
と【外出応対】させて頂きます。
※1、ご要望、プランにより対応が異なります。
※2、指示内容により異なります。今、少し席を外しているや、裁判所からはご伝言をお伺いする等。
秘書として代表電話に対応する英語対応プランのその他の対応
◆電話秘書と言われる所以
毎日スケジュールをお送り頂く先生もいらっしゃいます。
例えば、13時～15時は、応答後転送。それ以外は外出応対。という感じです。すごく細かいスケジュールを送られてくる方もいらっしゃいますが、秘書としてスケジュールを把握し、ご対応させて頂いています。
お一人でされている代表、経営者の方は、事務所にいらっしゃっても全てＣＵＢＥが電話秘書として対応させて頂くことで
・営業の電話は、削除。
・新規のお問合せは、秘書として女性スタッフが対応してから、おつなぎすることで先方へ安心感ＵＰ．
・書類作成等、集中したい時はスマホの着信を消し、全てＣＵＢＥの電話秘書が電話対応し、ご伝言を承ることで業務が効率的に！
と上手にご利用頂いています。
◆英語と日本語のお問合せで別の対応もＯＫ
日本語のお電話：外出対応をし、折返しをご案内する。（または応答後転送する。）
英語のお電話：応答後転送はせず、担当者不在とお伝えし、ホームページからご連絡をいただけるようご案内する。
と言語別の対応をご指示になる方が多くいらっしゃいます。
◆英語も日本語も一律に転送せず、【外出中】【在宅勤務中】とお伝えし、ご用件を承った後、ご指定のアドレスへメールで対応内容をご報告させていただいております。
【電話秘書としての英語対応プラン】
弊社CUBE電話代行サービスの英語プランは、
・【Compact】、
・【Standard】、
・【Superior】の三種類をご用意しております。
全てのプランで上記いずれの対応も可能です。電話秘書としての英語対応プランはこちら
また、中には英語でお話になる方で【ホームページからご連絡をしてほしい】とお伝えしても、どうしてもご担当者様の連絡先を知りたい！今教えてほしい！と強くご希望される方もいらっしゃいますが、弊社では、ご担当者様の携帯番号やメールアドレスは【ご開示をしていい】という許可をいただかない限り、開示することは致しませんのでご安心くださいませ。
更に弊社の英語プランの特徴を挙げますと、英語が話せる・理解できる日本人オペレーターが対応いたしております。そのため、お電話をかけてこられた方の日本語が不安定で、英語を交えながらお話になる場合でも、瞬時に言語を切り替えてお話を伺うことができます。
実際に、弊社のクライアント様で外国人の方からご相談が入る士業事務所様の例をご紹介させていただきますと、「永住権の申請の依頼をしたい」「ご近所トラブルに巻き込まれて、日本語がうまくないので困っている・・・」等、ご事情を日本語でうまくお話になれない場合でも、英語が通じるとお分かりになると安心されるケースもございます。
事務所の代表電話を秘書として対応
秘書として代表電話に対応させて頂きます。
・秘書としてスケジュールに合わせた対応。
・秘書としてクライアント様、顧問先様と関係を深める温かい対応。
・秘書として裁判所や官公庁には安心、信頼の対応。
・秘書として営業電話には、丁寧でかつ毅然とした対応致します。
（おつなぎしてほしいというご希望の場合はおつなぎ致します。）
CUBE電話代行サービスは、あなたの電話秘書として、あなたにとって必要、大切な方へ信頼、安心の対応を、そしてあなたにとって不要な営業電話等は省かせて頂き、あなたのお仕事をサポート致します。
普段お付き合いのあるお取引先様はもとより、今後海外の企業様や日本在住の外国人の方とのやり取りを検討中、より強化されたいとお考えの皆様へ、弊社CUBE電話代行サービスの英語プランをぜひ一度ご検討いただきたく存じます。
弊社CUBE電話代行サービスでサポートをご提案させていただきますので、少しでもご興味ございましたらお気軽にお問い合わせくださいませ。
電話秘書としてのご利用をご検討されている方はお気軽にご相談ください。
