みなさま、こんにちは。最近はずいぶん暖かくなりましたね。
過ごしやすい気候になり嬉しい反面、アレルギー症状が出てくるこの時期は私にとって花粉症がつらい時期でもあります。暖かくはなってきましたが、朝晩の温度差がまだございますのでみなさまも体調にはお気を付けくださいませ。

さて本日は英語でかかってきたお電話を対応する際に気を付けていることお話ししたいと思います。

まずお電話対応時の流れとしては、最初にお電話口の方の社名とお名前を確認します。
・May I have your name and your company name?　(お名前と御社名を教えていただけますか。)

次に用件を伺います。
・What is the purpose of your call?　(ご用件をお伺いできますでしょうか。)

その後にクライアント様のご希望の対応に応じて、そのまま内線感覚でお電話をお繋ぎする、もしくは外出等お伝えしメールでお電話の内容をご報告いたします。

基本的な流れとしては日本語の対応時と同じ流れになりますが、英語のお電話は相手の話すスピードや訛りがあると聞取りが難しい場合がありますので、状況に応じてスペルも併せて確認しています。
恐らく日本語のお電話でもメールアドレスの綴り方がわかりにくい場合は、単語の例を使ってアルファベットを確認することがあるかと思います。このスペルを確認するためのアルファベットは『スペリングアルファベット』よばれ、インターネットで検索すると色々な表記がでてきます。私はその中でも自分が伝えやすく尚且つ相手にとっても分かりやすい国名や都市名を使用して確認をしています。

例えば、特に聞取りにくい“D”と“B”や“M”と“N”の場合は
“D for Denmark? or B for Boston?”(デンマークのDですか？またはボストンのBですか？)
“M as in Mexico? or N as in New York?” (メキシコのMですか？それともニューヨークのNですか？)
とこのように確認をします。特に社名や名前の聞取りには注意を払い、誤りがないようしっかり確認しています。

他にも聞取りが難しい場合として話すスピードが速い方に対しては、
“Could you speak more slowly, please?”（もう少しゆっくりお話しいただけますか。）とお伝えしたり、

国際電話等で電波の状況が悪くお電話口の方の声が小さくて聞き取りづらい場合は、
“I am sorry but I cannot hear you well. Could you speak little bit louder again?”
（申し訳ございませんが、お電話が遠いようです。もう少し大きな声で再度お話しいただけますでしょうか。）とお伝えし確認しています。

長くなりましたが、状況的に聞き取りが難しい場合も日本語のお電話と同様に話の内容に相違がないよう上記フレーズをうまく使い分けながら、丁寧な対応を心がけております。
今後も皆様にご満足いただけるようサービスを提供できるよう日々業務に励んでまいりますので、お電話対応にお困りの場合はぜひCUBE電話代行サービスへお問い合わせくださいませ。

CUBEの英語対応の電話代行サービスはこちら

株式会社 大阪エルシーセンター　CUBE電話代行サービスグループ
CUBE電話代行サービスでは、実際に電話応対をしているオペレーターが、電話代行サービスの魅力やビジネスに関する情報を発信しています。日頃の電話応対のノウハウや様々な業種の導入事例等、電話応対にお悩みの企業様や、電話代行を検討している方は是非ご覧下さい。