CUBE電話代行サービスをご契約していただき、初めて電話代行を利用される場合、心配要素の１つに、「お電話口の方に電話代行だとバレないのか」と思われる方もいらっしゃいます。
実際にご利用されている方で、事務所の電話を転送したまま顧客様へお電話して、電話がつながらず切電後、
すぐに、顧客様から着信番号へお電話された場合に、
「ついさっき電話があって折返したのに、なぜ居ないのか」
となってしまうこともあります。
弊社のCUBE電話代行サービスでは、
応答後転送サービスを全プランでご提供させて頂いていますのでご担当者の携帯へおつなぎすることで、このようなケースでも顧客様を不安に感じさせることはございません。
また、万が一応答後転送でクライアント様へお繋ぎ出来なかった場合でも、
「今さきほど、外出したところなんです。申し訳ございません。」
「今、席を外しておりまして、すぐに連絡を取り折り返しお電話させて頂きます。」
であったり、人数の多い事務所様であれば、
「受付で電話を取っているので確認させて頂きます。」など、ご契約者様の会社情報などに合わせ、臨機応変に応対をしております。
長くご愛顧をいただいているご契約者様のお客様であれば、電話転送サービスのシステムをご理解されていたり、
転送の開始解除が癖になっていらっしゃり上手くご利用いただいています。
例えば、事務所に戻れば、ビジネスフォンのワンタッチボタンに設定している解除ボタンを押す。
外出する際は、逆にワンタッチボタンに設定している転送開始ボタンを押す。
忘れた場合でも、携帯やスマホの電話番号登録で、NTTであればボイスワープの設定ダイヤルを登録されていて
外出先から転送の開始解除を行われています。
他にも長くご利用いただいている司法書士や弁護士の先生の中には、CUBEへ24時間転送されている方もいらっしゃいます。
そういう方は、スケジュールを全日や当日の朝にご連絡いただき
事務所にいる時間帯は、携帯や事務所の別の固定電話へ応答後転送。
上記、時間内にお電話がお繋ぎ出来ない場合（別の電話に対応している。トイレ等少し席を外している場合など）は、
「只今、席を外しておりまして、戻り次第ご連絡させて頂きます。」とご対応させて頂きます。
事務所にいらっしゃらない時間帯であれば、
「ただいま外出しておりまして、外出先に連絡を取りまして、連絡が取れ次第ご連絡させて頂きます。」
や打ち合わせ等顧問先へ行かれていて、電話が取れないことがわかっているときに戻り時間をお教え頂いていましたら
「何時に戻り予定ですので、戻り次第折り返しお電話させて頂きます。」（事前のご指示を頂いている場合）
等、臨機応変な対応をさせて頂いています。
このように、私たちのCUBE電話代行サービスを上手にご利用いただくために、
ご参考までに、既存のご契約者様の応対方法の一例を挙げたいと思います。
①外出応対
②席外し応対
③不在応対（聞かれたら外出と答える・外出とは言わない）
④リモートワーク体制応対
⑤在宅勤務応対
⑥システム上、電話を繋げない為、担当者からの折返し応対
⑦コールセンター応対（担当者から折返し）
⑧該当部署番号へのご案内（不明時は折返し）
⑨自分が出先におり転送で受けているので、担当者から折返しします応対
以上のような応対方法が、内線感覚でお繋ぎせず、結果的に折返しをする場合に設定していただく応対方法です。
次に、お客様からのお電話をご契約者様へ直接お繋ぎする場合ですが、
①各担当者様宛に転送する
②該当部署に転送する
③会社直通ダイヤル番号へ全て転送する
④着信があったと折返し頂いた方のみ転送する
⑤ご新規のお問合せのみ転送する
⑥電話注文ご希望時のみ転送する
⑦数社の指定取引先のみ転送する
⑧特定の方のみ１度きりで転送する
いずれも、転送可能時間のご指定が可能です。
しかし、CUBE電話代行サービス側で、お電話をいただいた際に、瞬時に応対方法を確認するので、あまりにも詳細なご指定ですと一目で確認しきれず、一旦、保留にして、よく確かめる為、お時間を要してしまうことがございます。
会社の人間が、すぐに分からないと違和感を持たれるシーンもございますので、応対方法のご指定をいただく際は、ご理解を頂ければ幸いです。
社会情勢により、電話代行の利用を考えられる法人様は多数いらっしゃると思います。
お電話を頂いた際に折返しをご案内すると「直通では繋がらないので、呼び出していただきたい」や、「こちらも折返しすることになる」と仰せになる場合もあります。
その場合は、行き違いになってしまうので、その都度であっても、ご指示をいただけますと特定の方のみ、転送させていただくことも可能です。
その場合、通常対応が外出応対であっても、別途オプション料金などは不要で、転送時の通話料のみで、ご利用していただけます。
その都度、最適な応対をして、法人の皆様のお仕事が円滑に進められるよう、ご利用内容に幅を持たせ、ご契約者様だけの応対方法でご利用をいただきたい為、CUBE電話代行サービスでは、細かなオプションを初めからご提示しておりません。
もし、「こんな対応はしてもらえる？」などご希望のご対応方法等ございましたら、ぜひ一度お気軽にご相談くださいませ。
お問合せを、いつでもお待ちしております。
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お電話でもお気軽にご相談ください。
平日：９時～１８時（月～金）
電話代行 セクレタリーチーム
直通ダイヤル 0120-888-108
電話代行シンプルプラン
社長お一人の会社様、弁護士、税理士、司法書士、社労士、弁理士等、士業の先生お一人の事務所様に、たくさんご利用いただいています。
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電話代行 スタンダードプラン
３～１０名ぐらいの会社様、営業所、事業所等の固定電話にかかってくる電話対応を多くさせて頂いています。
テレワークでも、各社員の方の携帯電話に内線感覚でおつなぎし、その方が電話に出れない時はご用件をお伺いして、e-mailや、LINEでご報告させて頂いています。
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全国の営業所一括でのご利用をご検討、１事務所だけど３回線を全部受けてほしい等、お見積りは、下記からお気軽にご相談ください。
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