電話応対で大切な要点の聞き取りとは

皆さん、こんにちは。

他愛のない話をできる仲って、
癒されますよね。

友達とどうでもいい話で盛り上がったり、
オチのない話をしていると本当に楽しいです。

しかし、電話代行の仕事においては、
中身がないというのは、大変な問題です。

電話をおかけ頂いたからには、
必ず何か要望があるはずなのに、
何の情報も得られないまま終話しては、
契約者様も「つまり、どうすればいいんだろう？」と混乱してしまいます。

お電話をされるお客様は、
我々のようにお電話のプロではありませんが、
伝えたいことを一生懸命、伝えようとしてくださいます。

それを、適切に拾い上げるのが、我々のお仕事です。

よくあるのが、開口一番に「●●はありますか？」、「●●先生はいらっしゃいますか？」と、名乗る前に用件を仰るお客様です。

取引があり、慣れているお客様や、窓口におかけ頂いているお客様に多いです。

こういう場合に危惧されるのが、お名前のお伺い漏れです。
大半は、シンプルに用のある普通のお客様ですが、中には悪質な営業電話がかかってくる可能性も否定出来ません。

そのため、「●●でございますね」と、一旦、受け止めた上で「大変失礼ですが、お電話口の方のお名前をお伺いしても宜しいでしょうか？」と返します。

失礼のないように、スムーズなやり取りを心がけております。

もう一つは、自分の知っていることを、一から話してくださるお客様です。
電話した背景や先生の帰る予定、欲しい商品についての話など、
全てお話ししてくださるのですが、話が長くなると、お話しているご本人様が、結局「何を伝えればいいのか」混乱される時がございます。

そういう時は、「つまり●●ということでしょうか？」と、こちらから切り返します。
こちらから水を向けることで、お客様は、自分が何を話せばいいのかが明確に分かり、「●●してほしい」と、はっきり仰ってくださる確率が高くなります。

伝えるべき要点を漏らしてしまったり、お客様の話の全てをメールに載せてしまうと、ご多忙な契約者様が、パッと見ただけでは、分からない可能性が高くなります。

その結果、弊社に確認の連絡を入れなくてはならないなど、二度手間になってしまいます。

受電だけでなく、報告時のメール作りに関しても、お客様とクライアント様、双方のご事情を踏まえ、作成しております。

CUBE電話代行サービスは、お客様のことを考え、受電から、メールから、それ以外のことまで細やかに対応しております。

一度、お気軽にご相談ください。
平日：９時～１８時（月～金）
電話代行セクレタリーチーム
直通ダイヤル 0120-888-108
ＣＵＢＥでは、実際にクライアント様の応対をさせて頂くスタッフがご説明させて頂きます。

電話代行シンプルプラン
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３～１０名ぐらいの会社様、営業所、事業所等の固定電話にかかってくる電話対応を多くさせて頂いています。
テレワークでも、各社員の方の携帯電話に内線感覚でおつなぎし、その方が電話に出れない時はご用件をお伺いして、e-mailや、LINEでご報告させて頂いています。
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