いつもブログをご覧いただき、ありがとうございます。
毎日、仕事へ行っていると、1日が終わるのが本当にあっという間ですよね。
朝起きて、支度をして、仕事に行き、仕事が終わって、帰ったら夕飯の準備等々・・・
もうこんな時間！と、毎日、言っている気がします。
そんな生活や電話代行の業務を通して、限られた時間の中で、効率的に動くことが、いかに大切か、日々、痛感しています。
私たちは、電話代行として、お客様からのお電話の内容をご報告することが仕事です。
少しでも分かりやすくご報告をすることで、クライアント様にもスムーズに伝わり、業務の効率化に繋がると考えます。
今回は、業務の効率化にも重要な、『簡潔に分かりやすく報告をする』ということをテーマにお話をしたいと思います。
様々なお電話をお受けする中で、時には、複雑なご用件等をお伺いすることがあります。
お客様がお話しされた通りの言葉でメールを作成すると、直接、お話しして聞いているよりも、やや用件が分かりづらく感じます。
そういったことにならないよう、私たちは、お話の用件を分かりやすく簡潔にまとめて、ご報告をさせて頂いております。
こちらから、お客様に用件を復唱確認するなどして、一目見て分かりやすいご報告のメールを作成するよう、常に心がけております。
また、話を分かりやすく構成する手法として、『PREP(プレップ)法』というものがあります。
■Point・・・ポイント・結論
■Reason・・・理由・背景
■Example・・・事例・具体例・内容
■Point・・・ポイント・結論
これらの頭文字を取って、『PREP法』と呼ばれています。
はじめに、要点（ポイント・結論）を伝えてから、その結論にいたった理由を説明し、理由に説得力を持たせる事例や内容を提示した上で、最後に、もう一度、要点を述べる構成です。
このように話の組み立て方を工夫することで、より相手に伝わりやすい文章になります。
しっかりとPREP法に則って、文章を作成するのは難しいですが、『まずは結論を伝える』⇒『その後、理由を説明する』といった順序にするだけでも、ぐんと分かりやすくなると思います。
他にも、分かりやすい報告文にする工夫として、『1文を50文字以内にして短くする』、『曖昧な表現を多用しない』等を意識しています。
これらのことを、私たちが普段から意識することで、クライアント様も、速やかな対応が可能となり、より業務の効率化に繋がると考えます。
より一層、ご満足いただけるサービスを提供出来るよう、今後も『簡潔な分かりやすい報告』に努めてまいります。
今後とも、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
