ブログをご覧くださり、ありがとうございます。
今回は、CUBE電話代行サービスで働いている私たちについて、お話させていただこうと思います。
ご契約者様とも、お電話をいただくお客様とも、お会いせずに電話だけのお付き合いになる場合の多い私たちですが、普段どのような感じでお仕事をしているのか、お伝えさせていただきます。
スタッフの１日の流れ
まず基本的には、各自のデスクで各々電話を取り続けています。
入社したばかりの頃は、受電の際には先輩が横についていてくれます。
お電話の内容の難しさによって段階が分かれていて、対応の難しい受電内容の会社様の対応は、受電に慣れてきてから受電する事になります。
私のいるグループでは、難易度が5段階ほどに分かれています。
私は1年半くらい勤めていて、やっと最近、上から2つめの難易度のお電話を取れるようになりました。
今も対応に困る内容の際は、先輩に相談しながら対応しています。
朝は9:00から電話が鳴るので、8:50から朝礼をして、その日の注意事項などを共有します。
朝のメール確認当番の日は8:30頃までには出勤し、予定のメールなどの返信と確認をします。
9:00から18:00までは電話が鳴り続ける為、お昼休憩は交代制で11:00から15:00の間に何名かずつ、ずらして取ります。
もし電話が集中して、スタッフ全員電話応対中で電話に出られない状況で、更にコールがかかってきている時には、警告音というものが鳴る為、特に意識して電話を開けて、すぐに次の電話に出られるようにします。
電話に続けて出ていると時間が経つのがあっという間に感じられて、気づいたら1時間くらい経っている、ということがよくあります。
電話に出続けていてパソコンの画面を見すぎてフラフラしてくることもありますが、それくらい立て続けに電話に出ている方が、時間が早く過ぎていく気がします。
ただ、忙しくなると電話応対を続けながら報告メールも作り続ける状態になるので、メールの送信漏れなど、ミスをする可能性が高くなってしまいます。
その為、ミスをしないように内容や送信完了したかどうかについても、よく確認しながら対応するようにしています。
また、送り漏れなどはあってはならないので、私は送ったメールを紙にもメモしておいて、電話があまり鳴らない時間に再チェックをするようにしています。
18時になると電話は一切鳴らない為、残業もほとんどなく、とても快適な職場環境です。
1本1本のお電話を、正確に丁寧に素早く取れるよう、毎日全力で取り組んでまいりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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